Лекции по налоговому праву

     Системы электронного документооборота (СЭД) и делопроизводства формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.

     СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

     Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

     Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового 
и управленческого учёта, так как имеет следующие качества:

• Прозрачность организационно-распорядительного документооборота.
• Полный контроль цикла обработки документов с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления.
• Упорядоченное и надежное хранение документации в хранилище документов.
• Быстрый поиск документов по атрибутам и содержимому.
• Предотвращение потерь документов.
• Значительное снижение числа ошибок при работе с большим количеством документов.

     Конечных  приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• автоматизация договорного процесса
• управление библиотекой книг (book management)
• библиотека регламентов управленческих процедур
• оформление командировок
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля выполнения должностных инструкций

     Юридическую значимость электронных документов обеспечивает договорённость сторон и  ЭЦП, также этот вопрос регулируется целым рядом нормативных актов. Юридическую силу документу придаёт наличие необходимых реквизитов и соблюдение правил их отображения, компетентность источника документа, а также гарантия целостности и подлинности документа. Для этого необходимо обеспечить доверенную среду обработки электронного документа и наличие ЭЦП.

     Выводы  к лекции 7

     Выводы  по первому вопросу, данный вопрос содержит определения об основных понятиях документационного  обеспечения управленческой деятельности

      Выводы по второму вопросу, в данном вопросе  рассматриваются виды информационных систем управления документационным  обеспечением  предприятия.

     Литература

     Информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. метод. Пособие Божко В.П., Гаспариан М.С., Лихачева Г.Н., Хрусталев Е.Ю. М • МЭСИ, 2004.

     Информационные технологии управления: Учеб. практ. пособие. / Под ред. Ю.М. Черкасова. М: ИНФРА-М, 2001.

     Карпинский A.M., Несторов П.В. Информатизация бизнеса. М: Финансы и статистика, 1997.

     А.Н. Романов, Б.Е. Одинцов. Советующие информационные системы в экономике. Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 487с.

     Семенов М.И., Трубилин И.Т. Автоматизированные информационные технологии в  экономике, Финансы и статистика, 2000.-416с.Организация и современные методы защиты информации, 1998

           Козлов В.А. Открытые информационные системы. Финансы и

     Макаренко Г.Л. Компьютерные технологии в науке, технике и политике. Научная книга,  1998.- 89с. Управление организацией: Учебник. Под ред. А.Г. Поршнева и др. М.-.ИНФРА-М, 1998.

     Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. БХВ-Санкт Петербург, 1999, - 256с.

     Контрольные вопросы на зачет

1. Что такое информационный подход к формированию информационных систем и технологий?
2. Перечислить методические основы создания информационных систем.
3. Назовите основные информационные технологии организационного и стратегического развития предприятий (корпорации).
4. Что такое информационный подход к формированию информационных систем и технологий?
5. Каким требованиям должна удовлетворять электронная система управления документооборотом?
6. Что такое корпоративная информационная система?
7. Назовите основные контуры управления, состав функциональных модулей.
8. Назовите известные вам программные продукты для КИС.
9. Дайте их сравнительную характеристику.
10. Что такое стратегический подход к формированию информационных систем и технологий?

     Контрольные вопросы и задания

1. Как проектируется макет формы документа? Назовите зоны документа, состав их реквизитов.
2. Назовите базовые информационные технологии системы документационного  управления.
3. Что такое унифицированная система документации?
4. Каковы общие  принципы унификации?
5. Дайте характеристику организационно-распорядительной документации, приведите примеры документов.
6. Дать определение документа, документопотока, документооборота, системы документационного управления.

     Тесты  для  самопроверки

Опишите структуру базовой  информационной технологии на концептуальном, логическом и физическом уровнях, например:

1. поиск информации в Интернет;
2. работа с БД (ввод, редактирование, вывод информации);
3. публикация данных в Интернет;
4. расчет и анализ в среде электронной таблицы; и др.

Неисчерпаемость информации характеризуется  тем, что … 

1. если информация бесплатная
2. информацию невозможно «стереть» из памяти
3. все новые и новые данные появляются
4. информация может иметь неограниченное число пользователей,
5. использоваться неограниченное число раз и при этом оставаться неизменной

Задачами  теории информации являются:

1. обеспечение хорошей теорией
2. определение системы счисления
3. большая скорость передачи данных
4. определение пропускной способности канала связи 

Под полнотой информации понимается ее 

1. информационная лавина
2. неисчерпаемость информации
3. всеобщая компьютерная грамотность
4. достаточность для принятия решения

     Документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством КР

1. информация личного характера
2. информация засекреченная
3. информация персонального характера
4. конфиденциальная информация 

     Технические средства реализации информационных процессов

1. сканер 
2. принтер 
3. плоттер
4. персональный компьютер

     Автоматизированная  информационно-справочная система в области  права  

1. для выдачи любой справки 
2. для обработки информации
3. для организации поиска
4. для хранения документированной и фактографической информации