Лекции по налоговому праву

     Лекция 8

Тема: Организация  электронной системы управления документооборотом.

Цель  изучение материала: Формирование знаний  об организации  электронной системы управления документооборотом и наличие электронно цифровой  подписи  (ЭЦП).

     Рассматриваемые вопросы:

1. Организация  электронной системы управления документооборотом и наличие ЭЦП.
2. Корпоративная сеть Интранет

     Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

     Основным  объектом автоматизации в таких системах являются документыд (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка.

     Данный  подход к автоматизации предприятий  является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию  документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

     Системы электронного документооборота (СЭД) и  делопроизводства формируют новое  поколение систем автоматизации  предприятий.

     СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

     Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

     Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового 
и управленческого учёта, так как имеет следующие качества:

• Прозрачность организационно-распорядительного документооборота.
• Полный контроль цикла обработки документов с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления.
• Упорядоченное и надежное хранение документации в хранилище документов.
• Быстрый поиск документов по атрибутам и содержимому.
• Предотвращение потерь документов.
• Значительное снижение числа ошибок при работе с большим количеством документов.

     Конечных  приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• автоматизация договорного процесса
• управление библиотекой книг (book management)
• библиотека регламентов управленческих процедур
• оформление командировок
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля выполнения должностных инструкций

     Юридическую значимость электронных документов обеспечивает договорённость сторон и  ЭЦП, также этот вопрос регулируется целым рядом нормативных актов. Юридическую силу документу придаёт наличие необходимых реквизитов и соблюдение правил их отображения, компетентность источника документа, а также гарантия целостности и подлинности документа. Для этого необходимо обеспечить доверенную среду обработки электронного документа и наличие ЭЦП. 

     Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

     ЭЦП имеет смысл только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота (ЭДО), т.е. документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде.

     Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные  подразделения и филиалы, где  используется электронная почта  для передачи документов, использование ЭЦП снимает необходимость в распечатке и сканировании документов.

     Для информационной безопасности используется  универсальная система криптографической  защиты информации «Карма». Данная система  даёт возможность работы с ЭЦП  файлов непосредственно из проводника Windows (причём в настоящее время ведётся тестирование с Windows 7). Особенностью системы является возможность добавления в состав электронной цифровой подписи факсимиле – изображения собственноручной подписи, а также создать рукописный «стикер» к электронному документу с комментариями, замечаниями или поручениями. Таким образом, технология работы с электронным документом может быть максимально приближена к привычной работе с бумажным носителем.

     Корпоративная сеть Интранет

     Информационные технологии КИС несколько отличаются от традиционных информационных технологий информационных систем меньшего масштаба или ограниченной функциональности.

     Во-первых, изменяется масштаб, форма организации и средства управления БД. Наряду с традиционной БД, обеспечивающей решение задач системы управления в оперативном режиме, создаются хранилища и витрины данных.

     Во-вторых, в КИС используется компьютерная сеть Интранет, объединяющая в себе возможности локальных сетей, информационные технологии и сервис Интернет. В результате изменяется технологическая основа выполнения отдельных функций управления (электронная коммерция, совместная обработка документов, телеконференции, электронный документооборот и т.д.).

     В-третьих, изменяется характер обработки данных, в КИС представлены два типа систем обработки данных, различающиеся составом и структурой данных, объемами хранимых и обрабатываемых данных, алгоритмами поиска и обработки данных и т.д.

     Система OLTP (On-Line transaction processing) – транзакционного типа. Транзакция переводит БД из одного целостного состояния в другое. Наиболее типична обработка данных по жестко заданным алгоритмам.

     Система OLAP (On-Line Analytic Processing) – аналитического (исследовательского) типа. Она обеспечивает анализ больших объемом данных, их наглядное отображение, формирование структурных итогов в виде диаграмм и таблиц, отчетов и презентаций. Цель - выявление закономерностей и тенденций развития экономических процессов для принятия управленческих решений.

     Внутриведомственная, или корпоративная, сеть Интранет (Intranet) сочетает возможности локальных вычислительных сетей (ЛВС), технологий и сервисов Интернет. Локальная вычислительная сеть объединяет группу компьютеров, принтеров и других устройств в пределах небольшого территориального пространства. Ограничиваться традиционными ЛВС или их ассоциациями вследствие территориального распределения корпораций невозможно. С другой стороны, прокладывать региональные ведомственные сети экономически нецелесообразно (хотя существуют отдельные корпорации, например АО «РЖД», которые имеют ведомственные региональные сети).

     Сеть  Интернет относится к классу глобальных сетей, обеспечивает  работу пользователей различных географических зон, предоставляя  им широкий спектр сетевых услуг:

• электронная почта и служба новостей (SMTP);
• поиск информационных ресурсов (WWW, HTTP);
• передачу файлов (FTP);
• удаленный доступ к вычислительным машинам (Telnet);
• организацию теле - и видео - конференций (Usenet); и др.

Корпоративная сеть обеспечивает:

• взаимодействие пользователей распределенных структурных подразделений;
• клиент-серверную архитектуру;
• поддержку технологий и сервисов глобальной сети Интернет и ЛВС;
• отграничение доступа некорпоративных пользователей к информационным ресурсам КИС.
• Основная функция прокси-сервера — селекция доступа к корпоративным серверам по IP-адресам.

    Выводы  к лекции 8

    Выводы  по первому вопросу, данный вопрос содержит определения организация электронной системы управления документооборотом и наличие ЭЦП.

    Выводы  по второму вопросу, в данном вопросе  даются принципы работы корпоративной сети Интранет.

     Литература

     Информационные технологии в экономике и управлении: Учеб. метод. Пособие Божко В.П., Гаспариан М.С., Лихачева Г.Н., Хрусталев Е.Ю. М • МЭСИ, 2004.

     Информационные технологии управления: Учеб. практ. пособие. / Под ред. Ю.М. Черкасова. М: ИНФРА-М, 2001.

     Карпинский A.M., Несторов П.В. Информатизация бизнеса. М: Финансы и статистика, 1997.

     А.Н. Романов, Б.Е. Одинцов. Советующие информационные системы в экономике. Учебное пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 487с.

     Семенов М.И., Трубилин И.Т. Автоматизированные информационные технологии в  экономике, Финансы и статистика, 2000.-416с.Организация и современные методы защиты информации, 1998

           Козлов В.А. Открытые информационные системы. Финансы и

     Макаренко Г.Л. Компьютерные технологии в науке, технике и политике. Научная книга,  1998.- 89с. Управление организацией: Учебник. Под ред. А.Г. Поршнева и др. М.-.ИНФРА-М, 1998. 
 

              Контрольные вопросы на зачет

1. Что отражает экономическая информация в системах организационного управления?
2. Опишите деятельность предприятия как эффективного информационного центра.
3. Основные принципы работы корпоративной сети Интранет.
4. Сформулируйте определения: информационной технологии, информационной системы, коммуникации и информатизации.
5. Положительные и отрицательные стороны ЭЦП
6. Каковы истоки и основные этапы развития электронной системы управления документооборотом.
7. Что отражает экономическая информация в системах организационного управления?
8. Описать деятельность предприятия как эффективного информационного центра.
9. Дать определение электронной системы управления документооборотом.
10. Что такое корпоративная информационная система?

  Контрольные вопросы и задания

1. Дайте определение информации, опираясь на атрибутивную и функциональную концепцию, а затем сформулируйте онтологическое и методологическое понимание информации.
2. Раскройте суть экономических законов развития информационных технологий.
3. Перечислите базовые методы обработки экономической информации.