Лекция 8
Тема: Организация
электронной системы
управления документооборотом.
Цель изучение материала: Формирование
знаний об организации электронной системы
управления документооборотом и наличие
электронно цифровой подписи (ЭЦП).
- Основным объектом
автоматизации в таких системах
являются документыд (в самом
широком их понимании, от обычных
бумажных до электронных любого
формата и структуры) и бизнес-процессы,
представляемые как движение
документов и их обработка.
- Рассматриваемые
вопросы:
- Организация
электронной системы
управления документооборотом
и наличие ЭЦП.
- Корпоративная
сеть Интранет
- Основными задачами
совершенствования делопроизводства
на основе информационных технологий
являются: разработка и установление
рациональных форм ДОУ; использование
прогрессивных методов и форм
работы с документами; унификация,
стандартизация и автоматизация
делопроизводства.
- Данный подход
к автоматизации предприятий
является одновременно и конструктивным
и универсальным, обеспечивая автоматизацию
документооборота и всех бизнес-процессов
предприятия в рамках единой
концепции и единого программного
инструментария.
- Системы электронного
документооборота (СЭД) и делопроизводства
формируют новое поколение систем
автоматизации предприятий.
- СЭД изначально
создавались с целью помочь
предприятиям структурировать и
совершенствовать их работу с
документами. С течением времени
требования к автоматизации деловых
процессов растут
- . И если
когда-то ставилась задача автоматизации
отдельных участков работы подразделений,
что привело к наличию большого
количества разрозненных программных
продуктов,
- то теперь
основной вопрос - организация комплексной
системы оперативного управления.
Именно этот подход позволяет
наиболее эффективно решить задачу
автоматизации.
- Документы - это
основные информационные ресурсы
любой организации, работа с ними
требует правильной постановки.
Документы обеспечивают информационную
поддержку принятия управленческих
решений на всех уровнях и
сопровождают все бизнес-процессы
- Документооборот
- это непрерывный процесс движения
документов, объективно отражающий
деятельность организации и позволяющий
оперативно ей управлять
- Горы макулатуры,
длительный поиск нужного документа,
потери, дубликаты, задержки с отправкой
и получением, ошибки персонала
составляют далеко не полный
перечень проблем, возникающих при
неэффективном построении документооборота.
- Всё это может
сильно затормозить, а в исключительных
случаях - полностью парализовать
работу организации.
- Эффективный
документооборот является обязательной
составляющей эффективного управления.
Документооборот исключительно
важен для правильной организации
финансового
и управленческого учёта, так как имеет
следующие качества:
- Прозрачность
организационно-распорядительного
документооборота.
- Полный контроль
цикла обработки документов с момента
создания/получения до завершения исполнения/отправления.
- Упорядоченное
и надежное хранение документации
в хранилище документов.
- Быстрый поиск
документов по атрибутам и содержимому.
- Предотвращение
потерь документов.
- Значительное
снижение числа ошибок при
работе с большим количеством
документов.
- Конечных приложений
автоматизации документооборота
можно насчитать огромное количество.
Вот несколько примеров:
- регистрация
корреспонденции (входящие, исходящие)
- электронный архив
документов
- согласование и
утверждение ОРД
- контроль исполнения
документов и поручений
- автоматизация
договорного процесса
- управление библиотекой
книг (book
management)
- библиотека
регламентов управленческих процедур
- оформление командировок
- организация внутреннего
информационного портала предприятия
и его подразделений
- система контроля
выполнения должностных инструкций
- Юридическую
значимость электронных документов
обеспечивает договорённость сторон
и ЭЦП, также этот вопрос регулируется
целым рядом нормативных актов.
- Юридическую
силу документу придаёт наличие
необходимых реквизитов и соблюдение
правил их отображения, компетентность
источника документа, а также
гарантия целостности и подлинности
документа.
- Для этого
необходимо обеспечить доверенную
среду обработки электронного
документа и наличие ЭЦП.
- Электронная
цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного
документа, предназначенный для его утверждения
и защиты от подделки.
- ЭЦП создается
с помощью криптографического
преобразования информации с
использованием закрытого ключа
(электронного сертификата).
- Для выдачи
ключей и обеспечения их достоверности
внутри предприятия должен быть
создан удостоверяющий центр.
- ЭЦП имеет
смысл только в том случае,
если на предприятии действует
система электронного документооборота
(ЭДО), т.е. документы регистрируются,
рассылаются, согласовываются, изучаются
в электронном виде.
- Кроме того,
на предприятиях, имеющих удаленные
подразделения и филиалы, где
используется электронная почта
для передачи документов, использование
ЭЦП снимает необходимость в
распечатке и сканировании документов.
- Для информационной
безопасности используется универсальная
система криптографической защиты
информации «Карма».
- Данная система
даёт возможность работы с
ЭЦП файлов непосредственно из
проводника Windows (причём в настоящее
время ведётся тестирование с
Windows 7)
- Особенностью
системы является возможность
добавления в состав электронной
цифровой подписи факсимиле –
изображения собственноручной подписи,
а также создать рукописный
«стикер» к электронному документу
с комментариями, замечаниями или
поручениями.
- Таким образом,
технология работы с электронным
документом может быть максимально
приближена к привычной работе
с бумажным носителем.
Корпоративная
сеть Интранет
- Информационные
технологии КИС несколько отличаются
от традиционных информационных
технологий информационных систем
меньшего масштаба или ограниченной
функциональности.
- Во-первых,
изменяется масштаб, форма организации
и средства управления БД. Наряду с традиционной
БД, обеспечивающей решение задач системы
управления в оперативном режиме, создаются
хранилища и витрины данных.
- Во-вторых,
в КИС используется компьютерная сеть
Интранет, объединяющая в себе возможности
локальных сетей, информационные технологии
и сервис Интернет. В результате изменяется
технологическая основа выполнения отдельных
функций управления (электронная коммерция,
совместная обработка документов, телеконференции,
электронный документооборот и т.д.).
- В-третьих,
изменяется характер обработки данных,
в КИС представлены два типа систем обработки
данных, различающиеся составом и структурой
данных, объемами хранимых и обрабатываемых
данных, алгоритмами поиска и обработки
данных и т.д.
- Система OLTP (On-Line
transaction processing) – транзакционного
типа. Транзакция переводит БД
из одного целостного состояния
в другое. Наиболее типична обработка
данных по жестко заданным
алгоритмам.
- Система OLAP (On-Line
Analytic Processing) – аналитического (исследовательского)
типа. Она обеспечивает анализ
больших объемом данных, их наглядное
отображение, формирование структурных
итогов в виде диаграмм и
таблиц, отчетов и презентаций
- Цель - выявление
закономерностей и тенденций
развития экономических процессов
для принятия управленческих
решений.
- Внутриведомственная,
или корпоративная, сеть Интранет
(Intranet) сочетает возможности локальных
вычислительных сетей (ЛВС), технологий
и сервисов Интернет.
- Локальная вычислительная
сеть объединяет группу компьютеров,
принтеров и других устройств
в пределах небольшого территориального
пространства.
- Ограничиваться
традиционными ЛВС или их ассоциациями
вследствие территориального распределения
корпораций невозможно.
- С другой
стороны, прокладывать региональные
ведомственные сети экономически
нецелесообразно (хотя существуют
отдельные корпорации, например
АО «РЖД», которые имеют ведомственные
региональные сети).
- Сеть Интернет
относится к классу глобальных
сетей, обеспечивает работу пользователей
различных географических зон, предоставляя
им широкий спектр сетевых
услуг:
- электронная
почта и служба новостей (SMTP);
- поиск информационных
ресурсов (WWW, HTTP);
- передачу файлов
(FTP);
- удаленный доступ
к вычислительным машинам (Telnet);
- организацию теле
- и видео - конференций (Usenet); и др.
Корпоративная
сеть обеспечивает:
- взаимодействие
пользователей распределенных структурных
подразделений;
- клиент-серверную
архитектуру;
- поддержку технологий
и сервисов глобальной сети Интернет и
ЛВС;
- отграничение доступа
некорпоративных пользователей к информационным
ресурсам КИС.
- Основная функция
прокси-сервера — селекция доступа к корпоративным
серверам по IP-адресам.
Выводы
к лекции 8
- Выводы по
первому вопросу, данный вопрос
содержит определения организация
электронной системы управления
документооборотом и наличие
ЭЦП.
- Выводы по
второму вопросу, в данном вопросе
даются принципы работы корпоративной
сети Интранет.
Литература
- Информационные
технологии в экономике и управлении:
Учеб. метод. Пособие Божко В.П., Гаспариан
М.С., Лихачева Г.Н., Хрусталев Е.Ю.
М • МЭСИ, 2004.
- Информационные
технологии управления: Учеб. практ.
пособие. / Под ред. Ю.М. Черкасова. М:
ИНФРА-М, 2001.
- Карпинский A.M.,
Несторов П.В. Информатизация бизнеса.
М: Финансы и статистика, 1997.
- А.Н. Романов, Б.Е.
Одинцов. Советующие информационные
системы в экономике. Учебное
пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА,
2000 487с.
- Семенов М.И.,
Трубилин И.Т. Автоматизированные
информационные технологии в
экономике, Финансы и статистика,
2000.-416с.Организация и современные
методы защиты информации, 1998
- Козлов В.А. Открытые
информационные системы. Финансы
и
- Макаренко Г.Л.
Компьютерные технологии в науке, технике
и политике. Научная книга, 1998.- 89с. Управление
организацией: Учебник. Под ред. А.Г. Поршнева
и др. М.-.ИНФРА-М, 1998.