Лекции по налоговому праву

Лекция 8  
Тема: Организация  электронной системы управления документооборотом.  
Цель изучение материала: Формирование знаний об организации электронной системы управления документооборотом и наличие электронно цифровой подписи (ЭЦП).

• Основным объектом  автоматизации в таких системах  являются документыд (в самом  широком их понимании, от обычных  бумажных до электронных любого  формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение  документов и их обработка.

• Рассматриваемые  вопросы:
• Организация  электронной системы управления документооборотом и наличие ЭЦП.
• Корпоративная сеть Интранет

• Основными задачами  совершенствования делопроизводства  на основе информационных технологий  являются: разработка и установление  рациональных форм ДОУ; использование  прогрессивных методов и форм  работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация  делопроизводства.

• Данный подход  к автоматизации предприятий  является одновременно и конструктивным  и универсальным, обеспечивая автоматизацию  документооборота и всех бизнес-процессов  предприятия в рамках единой  концепции и единого программного  инструментария.

• Системы электронного  документооборота (СЭД) и делопроизводства  формируют новое поколение систем  автоматизации предприятий.

• СЭД изначально  создавались с целью помочь  предприятиям структурировать и  совершенствовать их работу с  документами. С течением времени  требования к автоматизации деловых  процессов растут 

• . И если  когда-то ставилась задача автоматизации  отдельных участков работы подразделений,  что привело к наличию большого  количества разрозненных программных  продуктов, 

• то теперь  основной вопрос - организация комплексной  системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет  наиболее эффективно решить задачу  автоматизации.

• Документы - это  основные информационные ресурсы  любой организации, работа с ними  требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную  поддержку принятия управленческих  решений на всех уровнях и  сопровождают все бизнес-процессы 

• Документооборот - это непрерывный процесс движения  документов, объективно отражающий  деятельность организации и позволяющий  оперативно ей управлять 

• Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой  и получением, ошибки персонала  составляют далеко не полный  перечень проблем, возникающих при  неэффективном построении документооборота.

• Всё это может  сильно затормозить, а в исключительных  случаях - полностью парализовать  работу организации.

• Эффективный  документооборот является обязательной  составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации  финансового 
  и управленческого учёта, так как имеет следующие качества:

• Прозрачность  организационно-распорядительного  документооборота.
• Полный контроль цикла обработки документов с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления.

• Упорядоченное  и надежное хранение документации  в хранилище документов.
• Быстрый поиск документов по атрибутам и содержимому.
• Предотвращение потерь документов.

• Значительное  снижение числа ошибок при  работе с большим количеством  документов.

• Конечных приложений  автоматизации документооборота  можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

• регистрация  корреспонденции (входящие, исходящие)
• электронный архив документов
• согласование и утверждение ОРД
• контроль исполнения документов и поручений
• автоматизация договорного процесса
• управление библиотекой книг (book management)

• библиотека  регламентов управленческих процедур 
• оформление командировок
• организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
• система контроля выполнения должностных инструкций

• Юридическую  значимость электронных документов  обеспечивает договорённость сторон  и ЭЦП, также этот вопрос регулируется  целым рядом нормативных актов.

• Юридическую  силу документу придаёт наличие  необходимых реквизитов и соблюдение  правил их отображения, компетентность  источника документа, а также  гарантия целостности и подлинности  документа.

• Для этого  необходимо обеспечить доверенную  среду обработки электронного  документа и наличие ЭЦП.

•  Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки.

• ЭЦП создается  с помощью криптографического  преобразования информации с  использованием закрытого ключа (электронного сертификата).

• Для выдачи  ключей и обеспечения их достоверности  внутри предприятия должен быть  создан удостоверяющий центр.

• ЭЦП имеет  смысл только в том случае, если на предприятии действует  система электронного документооборота (ЭДО), т.е. документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются  в электронном виде.

• Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные  подразделения и филиалы, где  используется электронная почта  для передачи документов, использование  ЭЦП снимает необходимость в  распечатке и сканировании документов.

• Для информационной  безопасности используется  универсальная  система криптографической защиты  информации «Карма».

• Данная система  даёт возможность работы с  ЭЦП файлов непосредственно из  проводника Windows (причём в настоящее  время ведётся тестирование с Windows 7)

• Особенностью  системы является возможность  добавления в состав электронной  цифровой подписи факсимиле –  изображения собственноручной подписи, а также создать рукописный  «стикер» к электронному документу  с комментариями, замечаниями или  поручениями.

• Таким образом, технология работы с электронным  документом может быть максимально  приближена к привычной работе  с бумажным носителем.

Корпоративная  сеть Интранет 

• Информационные  технологии КИС несколько отличаются  от традиционных информационных  технологий информационных систем  меньшего масштаба или ограниченной  функциональности.

• Во-первых, изменяется масштаб, форма организации и средства управления БД. Наряду с традиционной БД, обеспечивающей решение задач системы управления в оперативном режиме, создаются хранилища и витрины данных.

• Во-вторых, в КИС используется компьютерная сеть Интранет, объединяющая в себе возможности локальных сетей, информационные технологии и сервис Интернет. В результате изменяется технологическая основа выполнения отдельных функций управления (электронная коммерция, совместная обработка документов, телеконференции, электронный документооборот и т.д.).

• В-третьих, изменяется характер обработки данных, в КИС представлены два типа систем обработки данных, различающиеся составом и структурой данных, объемами хранимых и обрабатываемых данных, алгоритмами поиска и обработки данных и т.д.

• Система OLTP (On-Line transaction processing) – транзакционного  типа. Транзакция переводит БД  из одного целостного состояния  в другое. Наиболее типична обработка  данных по жестко заданным  алгоритмам.

• Система OLAP (On-Line Analytic Processing) – аналитического (исследовательского) типа. Она обеспечивает анализ  больших объемом данных, их наглядное  отображение, формирование структурных  итогов в виде диаграмм и  таблиц, отчетов и презентаций

• Цель - выявление  закономерностей и тенденций  развития экономических процессов  для принятия управленческих  решений.

• Внутриведомственная, или корпоративная, сеть Интранет (Intranet) сочетает возможности локальных  вычислительных сетей (ЛВС), технологий  и сервисов Интернет.

• Локальная вычислительная  сеть объединяет группу компьютеров, принтеров и других устройств  в пределах небольшого территориального  пространства.

• Ограничиваться  традиционными ЛВС или их ассоциациями  вследствие территориального распределения  корпораций невозможно.

• С другой  стороны, прокладывать региональные  ведомственные сети экономически  нецелесообразно (хотя существуют  отдельные корпорации, например  АО «РЖД», которые имеют ведомственные  региональные сети).

• Сеть Интернет  относится к классу глобальных  сетей, обеспечивает  работу пользователей  различных географических зон, предоставляя  им широкий спектр сетевых  услуг:

• электронная  почта и служба новостей (SMTP);
• поиск информационных ресурсов (WWW, HTTP);
• передачу файлов (FTP);
• удаленный доступ к вычислительным машинам (Telnet);
• организацию теле - и  видео - конференций (Usenet); и др.

Корпоративная  сеть обеспечивает: 

• взаимодействие  пользователей распределенных структурных  подразделений;
• клиент-серверную архитектуру;
• поддержку технологий и сервисов глобальной сети Интернет и ЛВС;
• отграничение доступа некорпоративных пользователей к информационным ресурсам КИС.
• Основная функция прокси-сервера — селекция доступа к корпоративным серверам по IP-адресам.

Выводы  к лекции 8 

• Выводы по  первому вопросу, данный вопрос  содержит определения организация  электронной системы управления  документооборотом и наличие  ЭЦП.

• Выводы по  второму вопросу, в данном вопросе  даются принципы работы корпоративной  сети Интранет.

Литература 

• Информационные  технологии в экономике и управлении: Учеб. метод. Пособие Божко В.П., Гаспариан  М.С., Лихачева Г.Н., Хрусталев Е.Ю. М • МЭСИ, 2004.

• Информационные  технологии управления: Учеб. практ. пособие. / Под ред. Ю.М. Черкасова. М: ИНФРА-М, 2001.

• Карпинский A.M., Несторов П.В. Информатизация бизнеса. М: Финан­сы и статистика, 1997.

• А.Н. Романов, Б.Е. Одинцов. Советующие информационные  системы в экономике. Учебное  пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000 487с.

• Семенов М.И., Трубилин И.Т. Автоматизированные  информационные технологии в  экономике, Финансы и статистика, 2000.-416с.Организация и современные  методы защиты информации, 1998

•  Козлов В.А. Открытые  информационные системы. Финансы  и 
• Макаренко Г.Л. Компьютерные технологии в науке, технике и политике. Научная книга,  1998.- 89с. Управление организацией: Учебник. Под ред. А.Г. Поршнева и др. М.-.ИНФРА-М, 1998.