Лекции по налоговому праву

     Лекция  7

     Тема: Информационные  технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

     Цель  изучение материала: Формирование знаний об  информационных технологиях документационного обеспечения управленческой деятельности.

     Рассматриваемые вопросы:

1. Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности
2. Виды информационных систем управления документационным  обеспечением  предприятия.

     Основные  понятия документационного  обеспечения управленческой деятельности. 

       Закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

     Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.

     К каждому классу информации предъявляются  особые требования, например к управленческой информации следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность  информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и в том числе  правильности разработки документов их читабельности.

           Документ  ~ это материальный носитель, на который наносятся сведения, отображающие состояние системы, или принятое строго установленного содержания по регламентированной форме.

     Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются;

• внешние, входящие в систему;
• внутренние,  имеющие  обращение  в  системе  и  предназначенные  для удовлетворения  внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

     Поскольку документы возникают и передвигаются  в системе по мере выполнения функций  управления или каких-либо деловых  процессов, то на каждом предприятии  создается свой документооборот.

     Документооборот — это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов; 

     операционный  — ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику;

     универсальный—отражающий  операции  обработки  потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

     Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалист экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленной спецификой его функционирует.

     Документационное   обеспечение  управления  (ДОУ) охватывает  вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

     В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное  обеспечение  документами процессов управления и деловых процедур. Таким  подразделением  является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

• документирование принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;
• документационное обеспечение управления;
• получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями;
• • контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;
• • организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

     Документационное  обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов  деятельности:

• документирование;
• делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

     Документирование  представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

     Делопроизводство — комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

     Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.

     Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных  документов в рамках ДОУ.

     Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспечение работников  аппарата  управления  предприятия  необходимой информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

     Деловая процедура- последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур) совершаемых сотрудниками организаций для решения  какой либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

     Если  обобщить выработанные специалистами  ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.

       Качество организации  ДОУ  зависит от уровня организации  работы с документами обеспечения  движения, поиска, хранения и использования  документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

     Совокупность  взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

     По  содержанию можно выделить:

• класс управленческих или организационно-распорядительских документов (ОРД), используемых административного управления;
• экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием;
• научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции;
• юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия, так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации;
• предприятия-потребители готовой продукции или услуг;
• предприятия-поставщики сырья и материалов и др;

     Служба  СДОУ ориентирована на работу с ОРД, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся  к официальным документам, т.е. созданным  организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора.

     Организационно-распорядительные документы (ОРД) можно классифицировать по содержанию (семантике) и форме (синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основных класса:

1. организационные — комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях,  должностные инструкции  работникам;
2. распорядительные — оформляют принятые управленческие решения. К ним относятся приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур;
3. информационно-справочные - составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов. К ним относятся письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры,  перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ.

     По  форме ОРД делят на формализованные  и неформализованные.

     К числу формализованных относят типовые и стандартные документы. Они характеризуются наличием типового состава и расположения реквизитов, их стандартным оформлением и использованием бумаги стандартных размеров.

     Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

     Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

Виды  информационных систем управления документационным  обеспечением  предприятия.

     Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

      Внедрение информационных систем управления документами (ИСУД) предполагает осуществление автоматизации управления интеллектуальными активами  и  бизнес процессами  предприятия, что определяет успешность его деятельности.

      ИСУД  – обеспечивает  процесс создания, управления доступом,   распространения больших объемов документов в компьютерных, а также контроль над потоками документов в организации.

      Информационные  системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями  документов и реквизитами  регистрационно- контрольных форм в соответствии с принятыми в стране  правилами и стандартами делопроизводства.

      Системы  управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе  информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и  события, но и поддерживают сами процессы работы над  документами.