Шпаргалка по "Менеджменту туризма"

     Вопрос  №19. Формальные и  неформальные структуры  в  коллективе, их взаимодействие

     Управление  персоналом – функциональная сфера  деятельности, задача которой –  обеспечение предприятия в нужное время кадрами в необходимом  количестве и требуемого качества, их правильная расстановка и стимулирование.

     Формальная  организация создается по воле руководства. Но как только она создана, она  становится также и социальной средой, где люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Неформальная организация - это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в  регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации. У неформальных организаций много общего с формальными организациями, в которые они оказываются вписанными. Они в некотором роде организованы так же, как и формальные организации, - у них имеется иерархия, лидеры и задачи. В спонтанно возникших (эмерджентных) организациях также имеются неписаные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации эталонами поведения. Эти нормы подкрепляются системой поощрений и санкций. Специфика в том, что формальная организация создана по заранее продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности.

     Управление  человеком и управление группой

     Человек выполняет работу в окружении  людей, во взаимодействии с ними. Он не только исполнитель роли в организации, но и член группы, в рамках которой  он действует. При этом группа оказывает  огромное влияние на поведение человека. А поведение человека, его действия вносят определенный вклад в жизнь  группы.

     Характерными  особенностями группы являются следующие. Во-первых, члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой  в целом и тем самым во внешних  взаимодействиях выступают как  бы от имени группы. Во-вторых, взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного  разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В-третьих, в группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно  складывается неформальное распределение  ролей, обычно признаваемое группой.

     Эти и другие роли группового поведения  люди выполняют в соответствии с  их способностями и внутренним призванием. Поэтому в хорошо функционирующих  группах обычно создаются возможности  для того, чтобы человек мог  вести себя в соответствии со своими способностями к групповым действиям  и органично присущей ему определенной ролью члена группы.

     Существует  два типа групп: формальные и неформальные. Оба эти типа групп имеют значение для организации и оказывают  большое влияние на членов организации.

     Формальные  группы обычно выделяются как структурные  подразделения в организации. Они  имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру  ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

     Неформальные  группы создаются не распоряжениями руководства и формальными постановлениями, а членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями, привычками и т.п.

     Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных  им главным образом тем, что имеют  более динамичное и эффективное  руководство. В современном русском  языке под руководством, с точки  зрения собственника, подразумевается  либо индивид (руководитель) или группа (руководящий состав), либо процесс, т. е. обладающий индивидуальными особенностями  способ управления организацией.

     Быть  менеджером еще не означает автоматически  считаться лидером в организации, так как лидерству в значительной мере свойственна неформальная основа.

     Лидерство – это тип управленческого  взаимодействия (в данном случае между  лидером и последователями), основанный на наиболее эффективном для данной ситуации сочетании различных источников власти и направленный на побуждение людей к достижению общих целей.

     Эффективность организации, основанной на этом раннем типе лидерских отношений, проявляется  в ее способности быстро, в короткие сроки выполнять достаточно трудные  задачи, в наименее благоприятных  условиях.

     Управление  неформальными группами

     Управление  группой имеет очень большое  значение в современном менеджменте. Поскольку организации любого размера  состоят из групп, менеджеру необходимо хорошо разбираться в особенностях возникновения и развития формальных и неформальных групп. Современный  менеджер должен понимать важность существования  неформальных групп. Он должен стремиться к обеспечению тесного взаимодействия между формальными и неформальными  организациями, поскольку неформальные организации динамично взаимодействуют  с формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и на отношения людей к труду и  к начальству.

     В число проблем, связанных с неформальными  организациями, входит снижение эффективности, распространение ложных слухов и  тенденция сопротивления переменам. К потенциальным выгодам относятся  большая преданность организации, высокий дух коллективизма. Более  высокая производительность труда  наблюдаются в тех случаях, когда  групповые нормы превосходят  официально установленные.

     Механизм  управления неформальными группами можно представить в виде определенного  набора правил, которых необходимо придерживаться руководителю организации.

     Основные  правила управления неформальными группами:

     1. Признать существование неформальной  организации.

     Одна  из самых больших и распространенных трудностей, мешающая эффективному управлению неформальными группами и организациями, — это изначально невысокое мнение о них руководителей. Раньше было принято считать, что для того чтобы справиться с неформальной организацией, необходимо просто уничтожить ее. Однако в настоящее время утвердилось  мнение, что неформальная организация  может помочь формальной организации  в достижении ее целей. А ее уничтожение  может повлечь за собой уничтожение  и формальной организации. Поэтому  руководству следует признать неформальную организацию, работать с ней и  не угрожать ее существованию.

     2. Изучить факторы, влияющие на  эффективность функционирования  неформальных групп:

     Размер  группы. Состав группы. Групповые нормы. Сплоченность группы — это мера тяготения членов группы друг к другу  и к группе. Сплоченная группа —  это группа, члены которой испытывают сильную тягу друг к другу и  считают себя похожими. Поскольку  сплоченная группа хорошо работает в  коллективе, высокий уровень сплоченности может повысить эффективность всей организации, если цели той и другой согласуются между собой. Конфликтность. Статус членов группы. Члены группы, чей статус достаточно высок, способны оказывать большее влияние на решения группы, чем члены группы с низким статусом. Функциональная роль членов группы. Существует два вида направленности ролей для создания нормально функционирующей группы. Целевые роли распределены таким образом, чтобы иметь возможность отбирать групповые задачи и выполнять их. Поддерживающие роли подразумевают поведение, способствующее активизации жизни и деятельности группы.

     3. Разработать и применить на  практике методы управления неформальными  группами с целью использования  их потенциальных выгод и уменьшения  отрицательного воздействия.

     Методы  управления неформальными  группами

     Методы  управления неформальными группами:

     1. Консультации с группами

     2. Обучение и внушение

     Организации нужно стараться убедить своих  сотрудников в том, что все, содействующее  целям организации, наилучшим образом  содействует и целям отдельного человека, даже если в конкретных случаях  это и не очевидно. Устраивая вечеринки  и спортивные соревнования, организация  может попытаться создать у своих  служащих ощущение принадлежности к  «одной большой семье».

     3. Обеспечение лояльности руководящих  работников

     4. Замена руководителя «среднего  звена»

     5. Перевод сотрудников на другое  место работы

     Многообещающим  механизмом укрепления лояльности членов организации и усиления их самоотождествления с организацией в целом служит практика частых переводов сотрудников из подразделения в подразделение.

     6. Размещение кабинетов Уже отмечалось, что служащие встречаются и устанавливают неформальные отношения с теми, кто работает рядом с ними, чаще, чем с теми, кто работает в отдалении. Поэтому формированию настоящего руководящего аппарата отдела или управления может способствовать размещение руководителей в одном месте или на одном этаже.

     7. Признание естественных лидеров

     8. Обмен информацией в организации

     Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две  категории: формальная и неформальная передача информации.

     В каждой организации существует некая  официальная структура, с помощью  которой сведения передаются по назначению. Но эта формальная их передача дополняется  большим количеством информации, передача которой происходит от желания  и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда  это официально не разрешено или  даже запрещено.

     Система неформальной передачи информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. Она часто  дает возможность организации быстрее, чем по формальной процедуре, получать информацию и приспособиться к меняющимся условиям, она же вносит разлад в  официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неверной, поскольку  она не подлежит официальному контролю.

     Гибкое  использование развитой системы  формальной и, что особенно важно, неформальной передачи информации дает возможность  организации выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь полноты понимания, а руководству организации добиться большего влияния на неформальные группы, что было бы невозможно при наличии  лишь формальной системы.