Документирование управленческой деятельности

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом  обеспечении фирмы, условиях контрактных  переговоров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и  эффективности предоставляемых  фирмой услуг. В России сфера интересов  конкурента обычно в первую очередь  включает финансовую деятельность фирмы  и направления обеспечения безопасности работы фирмы.

К разряду ценных и всегда подлежащих защите относятся сведения, составляющие производственную или  коммерческую тайну сотрудничающих с фирмой партнеров, заказчиков и  клиентов.

В соответствии с основополагающими  принципами обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы сведения могут быть: а) открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах  массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п. и б) ограниченного доступа  и использования, т.е. содержащими  тот или иной вид тайны и  подлежащими защите, охране, наблюдению и контролю.

Под информационными ресурсами, отнесенными к категории ограниченного  доступа к ним  персонала и иных лиц, подразумевается документированная на любом носителе (бумажном, магнитном, фотографическом и др.) ценная текстовая, изобразительная или электронная информация, отражающая приоритетные достижения в области государственной, экономической, предпринимательской и другой деятельности, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства или ее собственника. Законодательство Российской Федерации запрещает относить к информации ограниченного доступа:

·        законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

·        документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

·        документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной и исполнительной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;

·        документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Ценная общедоступная  информация охраняется нормами информационного  права (патентного, авторского, смежных  прав и др.). Ценная информация ограниченного  доступа дополнительно защищается регламентацией сферы и специально установленного порядка ее распространения, использования и обработки. В  соответствии с этим документированная  информация (документы) ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы и др.) или содержащие персональные данные, именуются конфиденциальными.

Под конфиденциальным  (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащей сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Это понятие отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. он устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Конфиденциальные документы  включают:

в государственных  структурах — документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые. в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

в предпринимательских  структурах и направлениях подобной деятельности — документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства:

независимо от принадлежности — документы и базы данных, фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Называть конфиденциальные документы секретными или ставить  на них гриф секретности не допускается.

Особенностью такого документа  является то, что он представляет собой  одновременно:

·        массовый носитель ценной, защищаемой информации;

·        основной источник накопления и объективного распространения этой

информации, а также ее неправомерного разглашения или  утечки;

·        обязательный объект защиты.

Важно, что собственная  ценная информация предпринимателя, подлежащая защите, не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно  сохранить в целостности и  сохранности, обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая официальная документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для  выработки той же идеи или ее хищения  и воспроизводства, опубликования  и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая  надежность ее защиты находятся в  прямой зависимости. При этом предприниматель  всегда решает один принципиальный вопрос: использовать ценную информацию для  производства товаров, их продажи или, запатентовав новшество, иметь прибыль  от продажи лицензий. При решении  вопроса учитывается, что защита ценной информации стоит дорого и  всегда есть опасность потерять ее в результате действий конкурента.

В соответствии с этим конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного  числа лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.

Оставшиеся конфиденциальными  исполненные документы, сохраняющие  ценность для деятельности фирма, формируются  в дела в соответствии с номенклатурой  дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов зависит  от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские  фирмы обладают значительно более  ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Можно предположить, что  в среднем кратковременный период конфиденциальности составляет 1 — 3 года, долговременный — свыше этого  срока. Документы, относимые к производственной, профессиональной тайне, а также  содержащие персональные сведения о  гражданах, могут сохранять конфиденциальность в течение длительного времени. Однако при этом не следует отождествлять  два разных понятия — срок хранения документов и период их конфиденциальности, хотя конфиденциальные документы характеризуются  и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее, чем срок хранения документов и дел.

Документы долговременного  периода конфиденциальности (программы  и планы развития бизнеса, технологическая  документация ноу-хау, изобретения  и др.) имеют усложненный вариант  обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода  конфиденциальности, имеющие оперативное  значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и  могут не выделяться из технологической  системы обработки открытых документов при наличии в этой системе  минимальных защитных, контрольных  и аналитических элементов. 

Следовательно, в основе безопасности информационных ресурсов ограниченного доступа лежит  выработка критериев ценности документированной  информации (документов) для предпринимателя  и отнесения их к категории  конфиденциальных. Главными аспектами, характеризующими конфиденциальные документы, являются наличие их в различных  по типу организационных структурах и объективная нестабильность продолжительности  срока ограничения доступа к  ним персонала.  

12.3 Регламентации  состава конфиденциальных сведений  и документов 

Процесс выявления и регламентации  реального состава информации, представляющей ценность для предпринимателя, в  том числе составляющей тайну  фирмы, является основополагающий частью системы защиты информации.

Принимая во внимание, что  система защиты ценной и конфиденциальной информации является дорогостоящей  технологией, определение состава  сведений, подлежащих защите, должно базироваться на принципе экономической целесообразности их защиты. Поэтому анализ информационных ресурсов фирмы осуществляется с  учетом двух основных критериев: степени  заинтересованности конкурентов в  информации и степени ее ценности (стоимостной, правовой, деловой).

Для анализа необходимо иметь  не только полный перечень реальных и  потенциальных конкурентов, но и  знать слабые и сильные стороны  их деятельности, обладать информацией  о состоянии дел у каждого  конкурента, разрабатываемых новшествах, сотрудничестве со структурами промышленного  шпионажа или криминальными структурами. На этой основе можно с полной уверенностью определить, какую информацию фирма  не хотела бы раскрывать конкурентам.

Необходимо также определить экономическую значимость новшества, рассчитать величину ущерба от его  утраты и на этой основе сделать  вывод о том, является ли оно предметом  коммерческой тайны и объектом защиты.

Следует учитывать, что вопрос о конфиденциальности информации возникает  в случаях: принятия фирмой новой  стратегии развития, заключения выгодных контрактов, появления технического или технологического новшества, установления факта потенциальной или реальной угрозы этому новшеству со стороны  конкурента. При определении размера  ущерба от возможной утраты информации учитывается стоимость продукции, которая не будет произведена, потери от замораживания капитальных вложений, стоимость произведенных научно-исследовательских  работ и другие убытки.

В процессе анализа выделяются главные элементы информации, отражающие фирменный секрет. Это дает возможность  удешевить систему защиты и сделать  ее максимально целенаправленной, динамичной и эффективной. Защита новшества, включая  общеизвестные его составляющие, как правило, желаемого результата не дает, за счет громоздкости системы  защиты и трудности контроля больших  объемов конфиденциальной информации. Массовость засекречивания ведет к  росту штатной численности служб  безопасности и в конечном счете  к снижению эффективности защиты и утрате информации. Например, есть смысл защищать новую формулу  в известном рецепте производимого  продукта, новый алгоритм известных  действий, новый прибор в производимом оборудовании и т.п.

Информация может быть отнесена к коммерческой (предпринимательской) тайне и стать конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

·        она не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства, фальсификацию финансовой деятельности с целью неуплаты налогов и другие подобные факты;

·        не должна быть общедоступной или общеизвестной;

·        возникновение или получение ее предпринимателем должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;

·        персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и быть обучен правилам работы с ней;

·        предприниматель должен быть в состоянии выполнить реальные действия по защите этой информации, т.е. иметь, например, средства для закупки или разработки системы защиты информации.

В соответствии с Постановлением Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. «О перечне сведений, которые  не могут составлять коммерческую тайну» к конфиденциальным не могут быть отнесены следующие сведения и документы: