Документирование управленческой деятельности

Для информирования о содержании резолюций руководителя документы  передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь  переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения  документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.

В учреждениях, в которых  документы рассматриваются несколькими  руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении  каждого документа, целесообразно  использовать следующую технологию.

Секретари руководителей  ежедневно по мере поступления к  ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую  вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке  исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ, В конце  рабочего дня информационные листы  секретарей всех руководителей поступать в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название переметка..

После введения в информационно-поисковую  систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, они передаются исполнителям. При  наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому  из состава исполнителей. Необходимость  размножения документа для его  исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно  сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если они поступают на исполнение в течение дня или на следующий  день после их получения организацией.

Обработка телеграфных и  телефонных сообщений (телеграмм и  телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа  предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.  

 

 

 

10.5  Организация рационального движения документов внутри организации 

 

В настоящее время в  связи с почти повсеместной ликвидацией  внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу ДОУ — чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием службы ДОУ о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных  лиц с одним экземпляром документа  следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой.

Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования„ подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.  

 

 

 

10.6 Обработка  исполненных и отправляемых документов  

 

Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Для отправки должны приниматься  только полностью оформленные, подписанные  и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.

При сдаче документа на отправление или исполненного документа  исполнитель обязан указать, в какое дело, согласно номенклатуре дел, он должен быть помещен.

При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение  для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.

Недооформленные, неправильно  оформленные и некомплектные  документы службой ДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную его передачу на отправление для экспедиционной обработки.

Экспедиционная обработка  отправляемых документов включает сортировку упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено прославление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях 

 

 

 

10.7 Регистрация  и индексация документов 

 

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший  документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. В соответствии с ГСДОУ, регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится, децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам — в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, учебная — в учебной части и т.д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для  каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д., и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых  в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколые наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых  в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения  части документов из единого регистрационного массива возможно использование  дополнительного буквенного индекса.

Порядковый регистрационный  номер может быть дополнен номером  самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например, номер протокола второй сессии семнадцатого созыва — 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых  регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа  индекс, как и другие его регистрационные  данные, переносится в регистрационные  формы. Причем в регистрационных  формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или  заполняются в процессе исполнения документа.

Ввод сведений о документе  в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих  реквизитов в регистрационные входные  формы: регистрационно-контрольные карточки, экранные формы (РКК), регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и светлых тонов.

Введение регистрационных  журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств организационной техники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных  форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д., через прозрачный трафарет.

Применение копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации — составление и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе  в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа  на входной формат с помощью клавиатуры и других устройств ввода, например сканера. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы на бумажном носителе в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый  массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Эти массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные  контрольно-справочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические (кодификационные) картотеки к ведомственным нормативным актам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки  делятся на две части: по неисполненным  и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.