Документирование управленческой деятельности

Различие состоит в  длине пройденного пути, этапах обработки  документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные  акты и методические пособия, том  числе и ГСДОУ, исходя из прагматических соображений рассматривают в  качестве объекта регулирования  только документооборот организации  в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих  документов. По определению, документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Этот процесс можно  разделить на следующие этапы (вопросы  регистрации документов  выделены в самостоятельный раздел):

·           экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

·           предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

·           организация рационального движения документов внутри организации;

·           экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.  

 

 

 

10.2 Виды  документопотоков 

 

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки  документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию  документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые  стадии обработки, разбившись на «ручейки»  в виде конкретных поручений  попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также  формируются документопотоки, которые  в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и предназначенные  к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации. Их путь начинается и одних сотрудников — авторов  и заканчивается у других —  исполнителей. Так что начало пути — это отправка документов, а  продолжение — их получение.

Другая характеристика документооборота — видовой состав документов, например:

·     распорядительные органов власти и вышестоящих организаций;

·     акты и справки проведения вневедомственных проверок;

·     статистическая отчетность;

·     письма-запросы о деятельности организации;

·     письма-ответы на инициативные запросы своих сотрудников;

·     материалы (приглашения, тезисы выступлений, решения, протоколы и др,) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных, общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа  имеет свой путь движения, который  можно проследить, описать и закрепить  за ним.

Большое значение в организации  документооборота имеет авторство  документов. Предложения, заявления  и жалобы граждан, докладные и  объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик  документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного  обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим  труда руководителей, непосредственно  участвующих в организации прохождения  документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются  методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения  доступа к составу информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.  

 

 

 

10.3 Экспедиционная  обработка документов, поступающих  в организацию 

 

Обработка корреспонденции  достаточно традиционна и, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Более предпочтительной справедливо  считается централизованная экспедиция, в которой обраоатывается вся  корреспонденция, — это позволяет  повысить производительность труда, более  точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.

При такой организации  дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься  и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии„общего  отдела и др.). Для обеспечения  создания полноценной информационно-поисковой  системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации  за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как  цель первого этапа — зафиксировать  сам факт (при необходимости и  время) поступления документов.

Этому сотруднику для обработки  должна передаваться вся корреспонденция, независимо от адресата. Заказная и  конфиденциальная корреспонденция  также проходят экспедиционную обработку.

При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается  в разносной книге, журнале или  квитанции в приеме документов и  отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается (как  и в документах, полученных по проводной  связи) точное время их получения.

В нерабочее время при  наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции  прежде всего должны быть проверены  правильность ее доставки и целостность  упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция  без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются  полнота присланных материалов и  наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях  повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызвать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя  уничтожается. Исключения делаются в  следующих случаях:

·           в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

·           в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю.

·           получена доплатная корреспонденция;

·           полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный  штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца.

Нумерация корреспонденции  ведется отдельно для входящих, исходящих  и при необходимости внутренних документов.

Если корреспонденция  не вскрывается, то регистрационный  штамп ставится на конвертах и  упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится, дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении устанавливается  по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого так>кс использовать правый верхний или нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставятся валовой номер поступления  и дата получения, по желанию организации дополняемые подписью сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию.

Экспедиционная обработка  поступающих документов должна проводиться  в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.  

 

 

 

10.4 Предварительное  рассмотрение документов 

 

Следующий этап прохождения  поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения  документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение их уже на этой стадии на следующие потоки:

·        для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

·        не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Поэтому предварительное  рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные  обязанности сотрудников. Эффективную  помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных  лиц и их обязанностей; технологических  графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения  различных поступающих документов и тд.

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

·        важность его содержания;

·        сложность и новизна поставленных вопросов;

·        авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

·        реальная срочность исполнения документа;

·        вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.

В связи с нечетким разделением  функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения  переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут  составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из Администрации Президента, правительственных  органов, органов представительной и исполнительной власти, документы  вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных  лиц.

При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать  ряд рекомендаций, позволяющих ускорить их обработку, избежать сбоев, утерь, создать  условия для их своевременного и  ответственного исполнения:

·        не задерживать документы, а тем более не оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение — на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время;

·        не принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций — документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации;

·        служба ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов); и

·        при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.