Документирование управленческой деятельности

Формирование  информационной части кадровых документов и их формы основываются на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).  

 

 

 

8.3 Организационно-правовая  кадровая документации

 

 

Комплекс  организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков, Правила внутреннего трудового распорядка, или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров, Положение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров. Приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы.

Технологическая цепочка процедуры составления  организационно-правовой документации рассмотрена в теме 5 настоящего учебно-методического комплекса.

Правила внутреннего трудового  распорядка являются локальным нормативным актом организации, регламентирующим порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, резким работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания и иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Правила составляют на основе утвержденного типового варианта подобных правил совместно с руководителем кадровой службы, юрисконсультом организации и представителем профсоюзного органа. Подписывает правила руководитель кадровой службы.

Правила утверждаются работодателем после  консультаций с представительными  органами работников. Они могут быть приложением к коллективному договору.

Положение о  структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности руководителя подразделения; ответственность руководителя; Взаимоотношения, связи; организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию и под контролем заместителя первого руководителя предприятия, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается заместителем первого руководителя (или руководителем вышестоящего структурного подразделения) и утверждается, первым руководителем предприятия. Изменения в положение вносятся приказом.

Должностная  инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет следующую структуру содержательной части: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, заместителем первого руководителя предприятия, курирующим подразделение. Изменения в инструкцию вносят приказом.

Структура и штатная численность организации имеют в содержательной части две графы: наименование структурных подразделений и должностей; штатная численность. Документ подписывается заместителем руководителя организации или руководителем структурного подразделения, утверждается первым руководителем организации и заверяется печатью организации. При необходимости внесения изменений и дополнений в этот документ издается приказ, во вводной части которого указывается основание для корректирования отдельных позиций структуры и штатной численности.

Штатное расписание (форма № Т-3) содержит в табличной части следующие графы: код и наименование структурного подразделения; код и наименование должности; количество штатных единиц; должностные оклады; надбавки: персональные и прочие; месячный фонд заработной платы; примечание. Штатное расписание подписывает заместитель руководителя организации или руководитель структурного подразделения и утверждает первый руководитель рганизации. Гриф заверяется печатью организации. Для внесения изменений и дополнений в штатное расписание необходимо издание приказа.

График отпусков (форма № Т-7) в табличной части содержит следующие графы: табельный номер; фамилия, имя, отчество; должность; месяцы для фиксирования продолжительности отпуска и изменении даты ухода в отпуск и выхода на работу; основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу. График подписывает руководитель кадровой службы, визируют руководители структурных подразделений, график согласовывается с профсоюзным органом и утверждается первым руководителем организации.

Комплекс  договорной документации по кадрам регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов их социального  партнерства.

Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договора. При  невозможности прийти к согласию по каким-либо пунктам в ходе переговоров составляется протокол разногласий.

Соглашение — правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура, порядок разработки и заключения коллективного договора определяется сторонами.

В договоре, например, закрепляются обязанности  работодателя по поводу обеспечения  необходимых условии и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, защиты конфиденциальной информации и т.п. Коллективный договор и соглашение направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду.

Трудовой договор (контракт) является соглашением между работником и работодателем. носит индивидуальный характер. В соответствии с ним работник обязуется выполнять определенную  этим соглашением работу (трудовую функцию, работу по определенной должности, специальности, профессии), соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, а работодатель обязуется предоставлять работнику обусловленную договором работу, обеспечивать необходимые условия труда, своевременно и в полном размере производить оплату труда работника. Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и только в письменной форме.

Трудовой  договор может иметь типовое  или индивидуальное содержание и  вступает в силу с момента его  подписания работником и работодателем, если иное не оговорено в самом  договоре. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение недели, трудовой договор аннулируется путем издания соответствующего приказа.

Другие  организационно-правовые документы  могут иметь упрощенную методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.  

 

 

 

8.4 Распорядительная  кадровая документация

 

 

В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.

Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, учетные и другие документы.

Приказы составляются совместно отделом (управлением) кадров и заинтересованными структурными подразделениями. В установленных  законом случаях они должны иметь  гриф согласования с профсоюзным  органом. Проект приказа согласовывается  с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями заинтересованных и  функциональных структурных подразделений. Обязательна виза руководителя службы персонала (начальника отдела кадров). Приказ подписывается обычно первым руководителем или в соответствии с распределением полномочий между заместителями первого руководителя — его заместителем по кадрам (персоналу).

В приказе  по личному составу нет вводной  части и слова «Приказываю». Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

По структуре  приказы по личному составу могут  быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если он касается одного лица, то называется индивидуальным, если охватывает круг лиц — сводным.

Об уединение  в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления этих приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки кадровой информации.

Для обеспечения  автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному  составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому  пункту раздела приказа (по каждому  лицу) в приказе даются наименование и сведения о документе, послужившем основанием для включения этого пункта в приказ, например: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт например, о нарушении трудовой дисциплины), письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др. Ниже пункта пишется: Основание..

Пункты  приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного пункта в приказ, указывается: С приказом ознакомлен, далее — роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется четко указывать  юридически ценные сведения, например, сроки найма работника, срок увольнения, виды и продолжительность отпусков, размеры должностных окладов и ставок, либо давать формулировку с окладом согласно действующему штатному рпсписанию или ...разряду... ЕТС.

Схематически  можно указать следующую постоянную информацию любого пункта приказа: распорядительное действие, фамилия, имя, отчество лица, должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа, обязательные условия. В тексте пункта приказа не должно, быть каких - либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в фамилиях.

При составлении  сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

Индивидуальный  характер всегда имеют приказы о  поощрениях и взысканиях. Они содержат также вводную часть.

Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.).

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм. собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

6 апреля 2001 г. Госкомстат России Постановлением  № 26 утвердил унифицированные  формы первичной учетной документации по учету кадров (примеры унифицированных документов представлены после текста лекций):

·           приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-!, индивидуальная; № Т-1а, сводная);

·           личная карточка работника (форма № Т-2);

·           личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС);

·           учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);