Документирование управленческой деятельности

·           сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;

·           регистрацию личного дела в описи личных дел архива; прославление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

·           внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

Документы в личном деле располагаются в  определенной последовательности. Для  удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

·           внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

·           трудовой договор (контракт);

·           дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

·           личной листок (анкета) по учету кадров;

·           биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

·           автобиография;

·           направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе — письмо;

·           письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

·           решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости — копия решения профсоюзного органа;

·           заявление о приеме на работу.

·           характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

·           копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные; список научных трудов и изобретений;

·           копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

·           копии других приказов (при необходимости).  

 

 

 

8.7.2 Ведение личных  дел

 

 

В процессе. трудовой деятельности работника в  его личное дело ключаются в хронологическом  порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса  и т.п.) материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников.

Включаются  в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии  документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ(выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

Все изменения  в анкетно - биографических данных работника, происшедшие после заполнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения  им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим может отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий.

Часть изменений  может быть зафиксирована выписками  из протоколов решений профсоюзных  и других собраний и заседаний. Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.).

Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись имеет следующие графы табличной части: номер записи, индекс, дата и заголовок документа, номера листов дела примечание. При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата.

В личное дело не включаются документы временного срока хранения — справки с  места жительства справки о состоянии здоровья и т.д., а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Личные  дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В  журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются  одной строкой — «Личные дела сотрудников».

Жалобы  граждан на сотрудников организации  и материалы по их рассмотрению в  личные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела.  

 

 

 

8.7.3 Хранение  личных дел

 

 

Личные  дела хранятся в кадровой службе и  ведутся работником этой службы, назначенным  приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ  к личным делам регламентируется первым руководителем организации  в соответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное  дело формируется в специально предназначенной  для этого картонной обложке  (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу учета личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается  из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и  сдается в архив организации. При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на обложке дела.

Освободившаяся  обложка должна быть использована при  формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Личные  дела должны храниться в металлических  шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за эти дела, проводит проверку их наличия, запирает и опечатывает шкафы с ними.

Ежегодно  специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состояния  личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное  формирование и хранение личных дел  сотрудников учреждения, организации  или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся  в них документов, исключить несанкционированный  доступ к личным делам посторонних  лиц. При четком ведении этих дел  значительно облегчается работа с ними и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и сведений.  

 

 

 

Контрольные вопросы  по 8 разделу

 

 

1. Каково  назначение и особенности кадровой  документации?

2. Какие  документы составляют организационно-правовую  кадровую документацию? Каково их назначение?

3. Какие  документы входят в комплекс  распорядительной кадровой документации? Каково их назначение?

4. Какие  документы складываются в персональную  кадровую документацию?

5. Какие  документы составляют личное  дело сотрудника?

9 Деловая корреспонденция

 

 

9.1 Определение, назначение и особенности деловой корреспонденции.

9.2 Видовой состав деловой корреспонденции.  

 

 

 

9.1 Определение,  назначение и особенности деловой  корреспонденции

 

 

Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных  документов, служащих средством общения  различных организаций, предприятий, фирм по поводу осуществляемой ими  деятельности. К категории деловых  писем относится также переписка  между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным  признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут  пересылаться также с помощью  телеграфа, факсимильной связи и  электронной почты.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего информационную.

В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и  мыслительной  деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С его помощью обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. Письмо несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Информация, которую содержит письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована  на любом носителе с целью последующего ее обращения в сфере делопроизводства.

Обращение содержит последовательную смену информационных процессов — передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение. Что касается языка, то тексты писем составляют на русском или национальных языках в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

Письма  оформляют на специально спроектированных для этого вида документов бланках  с последующим нанесением на них  необходимых информационных элементов  — реквизитов.

Для переписки  используются бланки писем организации (формат А4 или А5), структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том  случае, если руководитель этого подразделения  наделен правом подписывать письма.

Независимо  от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать  объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию в необходимых > случаях — разъясняющие и дополняющие материалы.

Обязательными реквизитами этого вида документов являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в  сопроводительных письмах — отметка  о наличии приложений; в гарантийных  письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих  особого удостоверения, — печать.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и орректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать двоякого толкования.  

 

 

 

9.2 Видовой  состав деловой корреспонденции

 

 

9.2.1 Деловые письма

 

 

По функциональному  признаку деловые письма делятся  на:

Циркулярные письма — высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

Письмо-запрос — в нем покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, т.е. сформулировать коммерческое предложение.