Документирование управленческой деятельности

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них  необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие  разделы и рубрики второй, которая служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия  содержания документов и повышения  эффективности ИПС создаются кодификационные тематические картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, применяемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки  используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной  стороне карточки) фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тематические карточки могут использоваться ведомственным  архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый  массив ведется в соответствии с  применяемым в местах регистрации  документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой  системы находится в компетенции  руководства организации. Также  признано нецелесообразным вводить  единую, строго регламентированную форму  входного формата информационно-поисковой  системы. Вместе с тем необходимость  обеспечения совместимости, понятности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата  организации делопроизводственных информационно-поисковых систем в  ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть, введены в ИПС, и правила  заполнения этих показателей для  обеспечения их однозначного толкования.  

 

 

 

10.8 Исполнение  документов 

 

При налаживании системы  документооборота организации, четкого  и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот  на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы  в день регистрации (или на следующий  день) в соответствии с указанием  руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется  передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения,

Исполнитель знакомится с  документами в день их получения. Для документов с длительными  сроками исполнения (не менее шести  месяцев) исполнитель намечает этапы  исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в  автоматизированную систему контроля исполнения.

При решении оперативных  вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в  регистрационно-контрольной форме  исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:  

 

Вопрос решен  по телефону 295-01-02

с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С.

На совещании  будет присутствовать

ведущий специалист Антонов Н.П.

2000.08.26. Личная  подпись.  

 

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного  документа. При этом он должен учитывать  содержание ранее изданных по данному  вопросу документов и действующих  нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с  руководителем, заинтересованными  структурными подразделениями и  организациями.

После этого проект документа  передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель  передает на регистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель  определяет номер дела, в которое  должен, быть направлен документ, и  проставляет отметку о направлении  в дело на экземпляре документа, содержащем

отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый  более чем в четыре адреса, исполнитель  готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации  документа организует его размножение (без указания «копия»).

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя, закрепленные за ним документы, по указанию руководителя структурного подразделения, передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных  формах. Если исполнение документа  поручено нескольким лицам, ответственный  исполнитель, указанный первым в  пункте распорядительного документа  или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное  и качественное исполнение документа  и предоставление ответственному исполнителю  в установленные им сроки необходимых  материалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех  исполнителей (например, конфиденциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа  исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе  о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и — письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель должен иметь  в своем распоряжении или ему  должна быть предоставлена возможность  пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической  и социальной информации, номенклатурой  дел, информационными ресурсами (в  рамках его компетенции), инструкцией  по делопроизводству, справочниками, а  также средствами оргтехники: ложементами  для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

Исполнитель заводит для  документов папки с надписями «Срочно», «Ни исполнение»,   «И доклад (подпись)», «На отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «На исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных  устройств исполнитель в установленные  сроки получает предназначенную ему информацию и вносит в базу данных необходимые сведения. Он несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.  

 

 

 

Контрольные вопросы по 10 разделу 

 

1. Охарактеризуйте процесс  документооборота и его основных  этапов.

2. Что включает предварительное  рассмотрение документов?

3. Что подразумевается  под рациональным движением документов?

4. Что такое исполнение  документов?

11 Систематизация  и обеспечение сохранности документной  информации

 

 

11.1 Определение ценности документов и документной информации.

11.2 Общие требования к систематизации документов и формированию дел.

11.3 Составление заголовков дел.

11.4 Установление сроков хранения дел.

11.5 Хранение документов и формирование дел.  

11. 1 Определение  ценности документов и документной  информации

 

 

Полный  цикл взаимодействия человека с документной  средой включает следующие стадии:

·           документирование, понимаемое как особые способы удостоверенной фиксации информации на различных носителях;

·           использование, включающее учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;

·           хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

Значение  и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных  носителях и с использованием всевозможных средств их доставки,  неодинакова.

Одни  необходимы только для оперативной  работы с ними в течение довольно ограниченного  времени. Другие, содержащие нормативную базу и основные вехи становления и развития организации, фирмы, корпорации, представляют ценность только для данного предприятия. Третьи, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение; как памятники истории и культуры они, как и архитектурные, - материальные памятники эпохи, должны сохраняться максимально долго, в идеале — бессрочно, т.е., по документной терминологии, постоянно. Четвертые, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т.д., имеют социальное значение и должны сохраняться в течение всей жизни человека, но в конечном счете утрачивают свою ценность, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В силу типичности и неоднократной повторяемости  задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Оценка  документов проводится практически  на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.

Наиболее  тесно именно регистрация связана  с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин экспертиза ценности документов.

В учреждениях, организациях и на предприятиях для  проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно - методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Экспертные  комиссии действуют на основании  утвержденных руководителями организации  Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности функциональных различных групп документов: • изобретений и открытий; документов с повторяющейся информацией; научно-технической документации; производственных автоматизированных систем управления„ редакционных документов и т.д.

Экспертиза  осуществляется на основе общих критериев  оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа. К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении; особенности передачи текста, материальной основы носителя информации, его физического состояния, способа передачи информации.