Документирование управленческой деятельности

При наличии  в организации классификатора структурных  подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т.е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например: канцелярия — 01, учебный отдел — 02 и т.д.

В первой графе номенклатуры указываются индексы дел. Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах этого структурного подразделения. Например: 01-1, 01-2 ... 01-12 ... 02-1, 02-2 ... 02-35 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

·           организационно-распорядительная документация;

·           плановая документация;

·           отчетная документация;

·           документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

·           документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельности;

·           документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри  каждого выделенного комплекса  документов наименования дел рекомендуется  систематизировать по уровням: документация вышестоящих организаций, документация организации - фондообразователя.

Так, например, сначала в номенклатуре будут  указаны дела, в которых сгруппированы  распорядительные документы вышестоящих  органов, а потом дела с распорядительными  документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно использовать единую последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящемуся к одному делу, допускается формирование томов, частей.

В графе четвертой номенклатуры проставляются сроки хранения дел в соответствии с определёнными перечнями.

Пятая графа номенклатуры дел — «Примечание» — заполняется в течение срока действия номенклатуры службой ДОУ. В ней проставляются отметки заведении дел, переходящих делах, сотрудниках, ответственных за документацию и формирование дел в структурных подразделениях, передаче дел в другую организацию, местонахождении подлинника, передаче дел в ведомственный архив и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклатуры дел.

При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или  титульный лист.  

 

 

 

11.3 Составление  заголовков дел

 

 

Заголовок дела является важнейшим элементом  номенклатуры. Основные требования к  его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования, Необходимо избегать неконкретных формулировок — разные документы, общая переписка и т.д. Он формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

·           название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

·           автор документа (название организации, структурного подразделения);

·           корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

·           вопрос или краткое содержание документов дела;

·           название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

·           даты (период), к которым относятся документы дела;

·           указание на копийность дела.

Состав  элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в  деле.

Название  документа в заголовке дела указывается  в единственном или множественном  числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

Журнал учение выдачи дипломов;

Протоколы собраний акционеров предприятия;

Сводки по контролю исполнения документов.

При наличии  в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке  например:

Отзывы и заключения на научные  работы, присланные в...;

Протоколы и стенограммы заседаний  ученого совета

Если  документы разных названий (более  двух-трех) относятся к одному вопросу  и не связаны последовательностью  делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце  заголовка в скобках перечисляются  названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

Документы, подготовленные по заданию  органов государственного управления (справки, образцы, аннотации,информацтт и др.)

Документы, предоставляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики).

Термин  «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных  между собой последовательностью  разрешения одного вопроса, формулируются  с использованием термина «дело»:  

Личные дела учебно-вспомогательного и административно--управленческого  персонала.

Термин  «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию  с одной или несколькими организациями:

Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции.

Для документов, создаваемых в организации, автор  документа — название организации (структурного подразделения) — указывается  кратко или приводится его общее  видовое название:

Протоколы заседания совета директоров.

При указании в заголовке корреспондента используется конкретное наименование организации  или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

Переписка с Росархивом о...;

Переписка с международными организациями  о научном сотрудничестве.

Если  документы касаются переписки с  разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

Переписка по научно-организационным  вопросам.

Если  документы относятся к корреспонденции одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

Переписка с производственных объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции.

Если  содержание дела касается, нескольких однородных административно-территориальных  единиц  то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

Переписка с организациями Объединения  архивов Москвы о проведении научно-практической конференции. 

В заголовке  дела может указываться временной  период, к которому относится содержание документа:

Приказы по основной деятельности за 2003 г.

В заголовке  дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:

Бизнес-планы филиалов на 1998 г.;

Сводный баланс доходов и расходов за 1996 г.

Если  в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1 -ПС).

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектования и изменением личного состава  студентов. Копии.

Если  дело состоит из нескольких частей или томов, то составляется общий  заголовок дела и при необходимости  в заголовки томов могут вноситься  уточнения.  

 

 

 

11.4 Установление  сроков хранения дел

 

 

Значение  документов, откладывающихся в организации-фондообразователе, неодинаково. Одни необходимы только для  оперативной работы в течение  определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период галактического использования. обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными, и сокращать их не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в нем состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после предоставления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление  сроков хранения документов на основании  типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Например, в перечне типовых документов все организации разделены на две категории: сдающие документы на постоянное хранение в государственные архивы и организации, документы которых на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов, Например, по указанному перечню организации 1-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений» укажут срок хранения — постоянно, а организации 2-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения — 10 лет.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут  быть разбиты на пункты, имеющие  разные сроки, например: 

 

Планы финансирования и кредитования:

а) годовые — постоянно;

б) квартальные — 3 года;

в) месячные — 1 год.  

 

Поэтому в номенклатуру дел организации  из статьи перечня переносится тот  пункт и срок хранения, к которому относится конкретная группа документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне 5 л. ЭПК означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации и ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического  характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются  отметки До замены новыми, До минования надобности. Отметки Хранить до передачи в государственный  архив, не принятые уничтожается по миновании надобности означают, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное  определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и  анализ фактического содержания имеющихся  в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными  сроками хранения (например, 3 года, 5, 10 лет), то время хранения устанавливается  по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае — 10 лет).

Исчисление  сроков хранения документов, законченных  делопроизводством в текущем  году, начинается с 1 января следующего года.  

 

 

 

11.5 Хранение  документов и формирование дел

 

 

Оперативное хранение документов проводится в службах  ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив, Оно подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться  у исполнителя в специальных  папках с надписями Срочно, На исполнение, На заседание, На подпись, На отправку и т.п. На папках  указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.