Документирование управленческой деятельности

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства; новизна, поставленных задач и предложенных решений; приоритетность авторства; экономическая эффективность; социальная значимость; комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав экспертной  комиссии. Члены ее должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов, Экспертная комиссия создается в соответствии с положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав экспертной комиссии обязательно включают:

·           должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации;

·           должностное лицо, ответственное за архив организации;

·            специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

·            специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается  один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии —  секретарь организации или сотрудник  службы документационного обеспечения или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего являются:

·           ежегодно составляемая номенклатура дел;

·           описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

·           акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя; 

·           комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному  составу, об увеличении типовых сроков хранения  документов, об установлении сроков их хранения, не предусмотренных действующими перстнями Росархива; акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом архивной службы.

В организациях, в процессе деятельности которых  не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.  

11.2 Общие  требования к систематизации  документов и формированию дел

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность  и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями.

Номенклатура  дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения.

Она служит основным учетным документом в делопроизводстве, в ведомственном архиве используется в качестве учетного документа для  дел временного (до 10 лет включительно) хранения, а также используется в качестве основы при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры, является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей.

Составляются  и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.

Типовые и примерные. номенклатуры дел разрабатываются  службами документации организаций, имеющих  подведомственную сеть. Это дает возможность  добиться единства в классификации  документов однородных организаций внутри отрасли, т.е. организаций с однотипным характером деятельности и составом документации. Примерные номенклатуры дел могут быть составлены как в пределах конкретной отрасли, так и в пределах административно-территориальной единицы для государственных и коммерческих организаций, промышленных предприятий, учебных заведений. научно-исследовательских и проектных институтов, издательств, творческих союзов, общественных организаций, сельскохозяйственных кооперативов и ассоциаций и т.д. (в дальнейшем — организаций).

Примерные и типовые номенклатуры дел имеют  большое значение для оптимизации  и сокращения состава документов, включаемых в состав Архивного фонда  России. Например, при поступлении в один государственный архив документов от вышестоящих и подчиненных организации дублежность может быть выявлена уже при составлении их номенклатур дел. В этом случае в примерное (или типовой) номенклатуре делается отметка от какой конкретно организации будет приниматься на хранение данная категория документов.

Особенно  целесообразно составление примерных (типовых) номенклатур дел для  групп соподчиненных организаций, из которых одна является организацией сплошного, а другая выборочного  приема документов в состав государственной  части Архивного фонда России. Например, подобный ряд номенклатур  может быть составлен для областных  и районных (муниципальных) организаций  — школ, финансовых органов, органов  статистики и др. Таким образом, примерные  и типовые номенклатуры дел могут конкретизировать типовой и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.

Типовые номенклатуры дел устанавливают  унифицированный состав дел, заводимых  в делопроизводстве определенной категории  организаций, единую индексацию этих дел  в отрасли. Типовая номенклатура дел является нормативным документом, обязательным для применения в тех  организациях, для которых она  разработана. Примерные номенклатуры дел, в отличие от типовых, носят  екомендательный характер. Они устанавливают  рекомендуемые состав индексацию дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые распространяются.

Примерные и типовые номенклатуры дел в  порядке оказания методической помощи могут разрабатываться организациями  Государственной архивной службы на договорных началах. 

Типовые и примерные номенклатуры дел  должны быть согласованы с ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены  и согласованы в экспертно-проверочной  комиссии (ЭПК) соответствующего архивного  органа и утверждены руководителем  организации отраслевого, административно -территориального органа управления. При стабильности функций переработку  и переутверждение примерных (типовых) номенклатур дел проводят, как  правило, один раз в десять лет.

Федеральные и республиканские организации  могут утверждать примерные номенклатуры дел для всех категорий организаций  своей системы, областные, соответственно, — для организаций районного  звена и ниже.

Независимо  от наличия типовой или примерной  номенклатуры дел каждая организация  должна составлять собственную номенклатуру. Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ; архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура  дел разрабатывается для всех структурных подразделений организации. В этих подразделениях к разработке номенклатуры дел обычно привлекают ведущих специалистов.

Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов организации. В нее включаются все документы, составляемые в данной организации  и поступившие в нее из других организаций. При этом изучаются  положения (устав) организации и  ее структурных подразделений, плановые и отчетные документы, должностные  инструкции сотрудников различные  классификаторы документов, используемые в работе, типовой ведомственный  перечень документов с указанием  сроков хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описи для постоянного  и долговременного хранения, документы, характеризующие основную деятельность организации. В нее также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ  и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации или на них  составляется самостоятельная номенклатура дел.

Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы  которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации  или прекращения ее деятельности. В нее включаются также незаконченные  делопроизводственные дела, которые  поступили из других организаций  для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.  

В процессе работы организации в течение  года могут возникать новые документируемые  участки и, соответственно, — новые  дела, которые также включаются в  номенклатуру дел. 

В номенклатуру дел не включаются различные печатные издания, поступающие в организацию. Они учитываются и хранятся в  справочно-информационных фондах, научно-технических  библиотеках или других подразделениях организации.

Номенклатура  дел организации на следующий  делопроизводственный год составляется в третьем-четвертом кварталах  текущего года. Составленные в структурных  подразделениях проекты оменклатуры  дел визируются их руководителями. При наличии в организации  ЭК в структурных подразделениях они согласовывают номенклатуры дел своих структурных подразделений.

Номенклатура  дел организации согласовывается  ЭК (ЦЭК) и направляется руководителем  службы ДОУ на согласование с ЭПК  соответствующего архивного органа. Только после этого она утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим вопросы ДОУ).

Утвержденная  номенклатура дел организации вводится в действие с начала следующего делопроизводственного  года и действует в течение  пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, при необходимости корректируют и автоматически вводят в действие. В том случае, если организации имеют сезонный характер деятельности — экспедиции театры, учебные заведения и др., делопроизводственный год в которых начинается и оканчивается в соответствии с сезонностью деятельности, номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.

Корректировку номенклатуры дел рекомендуется  проводить следующим образом: в  конце текущего года руководители службы ДОУ и ведомственного архива совместно  с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях анализируют разделы номенклатуры дел текущего года, определяют правильность формулировок заголовков дел, проверяют соблюдение указанных сроков хранения дел, полноту отражения в номенклатуре всего комплекса документов. В процессе обсуждения и анализа номенклатуры дел определяется необходимость ее корректировки.

Номенклатура  дел организации печатается в  необходимом количестве экземпляров; при этом необходимо учитывать, что  первый из них помещается в дело, второй используется в службе ДОУ  в качестве рабочего, третий используется в качестве учетного документа в ведомственном архива, четвертый остается после согласования в соответствующем архивном учреждении, а пятый может в виде выписок передаваться для работы в соответствующие структурные подразделения организации. Все экземпляры, кроме первого, могут не выводиться на бумагу по согласованию с соответствующими органами архивной службы.

Утвержденный  экземпляр номенклатуры дел организации  является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки.

Порядок составления и утверждения номенклатур  дел организаций, не передающих документы  на хранение в государственные архивы, отличается от описанного выше. Для  них согласование с ЭПК архивного  органа заменяется согласованием с  ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных  подразделений, расположенных в  соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например: служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров.