Документирование управленческой деятельности

Папки с  неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя  их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение  исполненных документов осуществляется в специальных различных папках. Папки типа скоросшиватель используются для документов кратковременных  сроков хранения, так как в них  документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой  оказывается первым (сверху), а с  более ранней — в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки  с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через 1 тверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах - компактусах, механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта работа по группировке документов носит  название формирование дел.  

 

 

 

11.5.1 Общие требования к формированию дел

 

 

Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

·        распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

·        расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

·        оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что  ускоряет и облегчает работу с  документами в службах ДОУ  и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем  их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизованно  или децентрализовано. В первом случае они формируются только службой  ДОУ, во втором — всеми структурными подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных  за документацию либо исполнителей, ведущих  определенный круг вопросов в своем  структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и  ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением  ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов. которые  группируются за период их созыва, документов учебных заведений, формирующихся  в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с  целью наиболее рациональной организации  хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных  делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы  работы и так далее, поскольку  эти документы имеют различные  сроки хранения. В то же время  допускается временная группировка  в одном деле документов различных  сроков хранения, если они относятся  к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие  документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы. подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исключение составляют черновые и дублетные  материалы, копии, которые имеют  резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением  к основному документу.

Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка документов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах Дело №… дата и подпись исполнителя в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не  допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

Сформированное  дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину, Ограничений  по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся  к одному делу, проводят их деление  на самостоятельные тома, части или  создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Внутри  дела документы располагаются в  определенной последовательности. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность  поиска необходимых документов, а  также раскрытия хода и полноты  решения вопросов. Обычно документы  внутри дела располагаются в хронологической  последовательности, начиная от более  ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы  могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Эго относится, например, к переписке, когда документ-ответ  подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как  правило, формируется отдельный  том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. 

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В  алфавитном порядке целесообразно  группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), и другие документы.  

 

 

 

11.5.2 Группировка  в дела отдельных категорий  документов

 

 

Распорядительные  документы формируются в отдельные  дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы  министерства, приказы организации  и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела, исходя из вопросной  направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным  вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными  документами, как и приложения к  ним группируются вместе с распорядительными  документами. Если же при их утверждении  распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются  в самостоятельные дела. Поручения  вышестоящих организаций и документы  по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы  совещания у директора, протоколы  профсоюзного собрания и т.д.) и группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений  и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют  в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения  вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются  в отдельные дела.

Утвержденные  планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет  за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит в дело 1996 г., а не 1997 г.; план на 1998 г., составленный в 1997 г., — в дело 1998 г. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты об их выполнении — к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который он составлен. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные  дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая  документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируются самостоятельно или в одном деле с другими  документами по данному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 1999 г. будут  прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологической последовательности разрешения вопросов, начиная с более  ранних документов и кончая более  поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки  по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные  дела занимают значительное место среди  документации организации. В них  группи4руются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в ней. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, перемене фамилии и так далее, которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.

В личных делах документы группируются в  следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в  личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к  анкете (личному листку по учету  кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы  располагаются в хронологическом  порядке.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан следует иметь  в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования  и изменения работы организаций  и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все они, относящиеся  к одному заявителю, составляют самостоятельную  группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные  записки и т.д.), поступающие в  вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные  дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка  в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:

Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров.

Рационализаторские  предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о  выдаче диплома на открытие, стандарты, нормативы в организациях, которые  их разработали или утверждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдельному конкретному вопросу.

Причем  комплекс документов, группируемых в  деле, и порядок их расположения определяются специальными правилами. В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение. определяемое по соответствующим статьям перечней на общих основаниях, так же,включается в номенклатуру дел. Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов, соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или  в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.  

 

 

 

11.5.3 Оформление  обложки дела

 

 

Дело  считается заведенным после включения  в папку для хранения первого  исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного  дела.

На обложку  каждого заведенного дела выносятся  следующие сведения: название организации; название структурного подразделения  организации, в котором оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов  описания обозначается на обложке в  начале заведения дела, за исключением  обозначения количества листов, которое  проставляется на обложке после  завершения дела.

При обозначении  названия организации может указываться  ее ведомственная принадлежность. Название организации указывается полностью  в именительном падеже, в скобках  дается ее сокращенное название, так  же указывается и название структурной  части.