Документирование управленческой деятельности

2

      МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ЕКОЛОГІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

                                                              Факультет еколого – економічний

                                                              Кафедра екологічного права і контролю

ЗВІТ

з переддипломної – виробничої практики

                                                                 Виконав: ст. гр. ЕК – 55

                                                                 Білоусов І.В.

                                                                  Керівник: начальний Держуправління

                                                                  Яцков. А.В.

Одеса 2012

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………….................3

1 ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ………………………..4

2 ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ………………..6

      2.1 Приймання документів………………………………………………………..6

      2.2 Попередній розгляд документів………………………………………………6

      2.3 Реєстрація документів………………………………………………………....7

3 СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ…………...10

      3.1 Складання документів………………………………………………………..10

      3.2  Індексація документів………………………………………………………..12

      3.3 Засвідчення документів……………………………………………………...13

      3.4 Адресування документів …………………………………………………….16

4 ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ...18

5 КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ………………………………..20

6 ТЕРМІНИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ……………………………………….22

7 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ…………………………………….24

8 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ………………...26

       8.1 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ……………………………….26

ВИСНОВКИ…………………………………………………………………………..30

ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ………………………………………………………………31

ВСТУП

Я, Білоусов Ігор Васильович в період з 04.01.2012 по 13.01.2012 проходив практику у секторі кадрового, документального та господарського забезпечення ДУОНПС в Одеській області.

Згідно з планом проходження практики я детально ознайомився з законами   України “Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”, “Про звернення громадян”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про державну службу”, “Про засади запобігання і протидії корупції”. Згідно з графіком практики вивчав та аналізував:

Інструкція з діловодства в Державному управлінні охорони навколишнього природного середовища в Одеській області (далі Інструкція) встановлює єдині правила документування управлінської діяльності апарату Держуправління і регламентує порядок роботи з документами від моменту їх надходження або створення до відправлення або передачі в Державний архів області.

Інструкція визначає порядок ведення діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК).

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними інструкціями.

В  Держуправлінні застосовується централізована комп»ютерна система діловодства.

1 ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні управлінських документів. Підставою для створення таких документів у Держуправлінні є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі, збереження або використання інформації протягом певного часу або постійно.

У Держуправлінні визначається необхідний і достатній для документування його діяльності конкретний комплекс документів, який передбачається зведеною номенклатурою справ.

    Управлінська діяльність Держуправління здійснюється шляхом видання розпорядчих документів – наказів, рішень. Видання розпорядчих документів визначається актами законодавства та Положенням про Держуправління.

    Згідно з чинним законодавством і своєю компетенцією Держуправління видає такі розпорядчі документи: накази.

    За своїм призначенням накази поділяються на накази з основної діяльності, накази про відрядження та накази з особового складу.

    З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних державних органів виконавчої влади і громадських організацій, приймаються спільні розпорядчі документи.

    Підставами до видання розпорядчих документів у  діяльності Держуправління є:

                         Конституція і Закони України, постанови Верховної Ради України;

                         Укази і розпорядження Президента України;

                         Постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

                         Доручення Міністерства охорони навколишнього природного середовища України, обласної державної адміністрації, вищих органів державної влади;

                         Здійснення виконавчої та розпорядчої діяльності;

                         Потреба у правовому регулюванні діяльності Держуправління.

Розпорядчі документи, що надходять до Держуправління від Міністерства охорони навколишнього природного середовища України, Одеської обласної державної адміністрації, Одеської обласної ради, вищих органів державної влади, доводяться до підвідомчих організацій шляхом:

                         надсилання ксерокопій цих документів разом із супровідним листом;

                         видання самостійних розпорядчих документів, в яких викладається зміст документу вищого органу щодо завдань Держуправління;

                         видання інформаційного листа, якщо розпорядчий документ вищого органу не потребує конкретизації завдань для Держуправління .

В усіх випадках документи, що видаються на підставі розпорядчих документів вищих органів державної влади, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків.

    Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях колегії, на зборах, засіданнях, нарадах Держуправління фіксується у протоколі.

    Колегія Держуправління приймає рішення. Вирішення найбільш важливих питань викладається в рішеннях колегії, які проводяться у життя наказами Держуправління. Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в наказах, окремих дорученнях та вказівках. Рішення, які були прийняті колегіально, доводяться до виконавців і підвідомчих організацій шляхом надіслання цих рішень.

Доведення інформації до структурних підрозділів, що належать до сфери управління Держуправління, іншим установам і організаціям, в тому числі: громадським, окремим громадянам, здійснюється, як правило, листуванням з ними. В окремих випадках даються усні роз’яснення, вказівки, зокрема по телефону, проводяться інструктування тощо.

Якщо службовий документ потребує негайного виконання, то доведення його здійснюється передачею за допомогою телефону, телефаксу, електронної пошти.

2 ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

2.1 Приймання документів

         Всі документи, що надходять до Держуправління, приймаються в відділі кадрового, документального забезпечення та контролю виконання.

У відділі кадрового, документального забезпечення та контролю виконання  розкриваються всі конверти за винятком тих, які мають напис “особисто”.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, наявність всіх документів та додатків до них, відповідність номерів на документах і конвертах. У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

2.2 Попередній розгляд документів

Вся кореспонденція, що надійшла на адресу Держуправління, підлягає обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється в відділі кадрового, документального забезпечення та контролю виконання.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду начальником Держуправління, або його заступниками, відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів.

Попередній розгляд документів здійснюється обов’язково у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення вищих органів, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положеннями про Держуправління, його структурні підрозділи, наказом про розподіл функціональних повноважень начальника Держуправління і його заступників, схемами проходження документів, посадовими інструкціями, номенклатурами справ тощо.

Начальнику Держуправління, а у разі його відсутності – особі, на яку покладено виконання обов’язків, передаються на розгляд акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України, листи та доручення Міністра та його заступників, листи з обласної державної адміністрації, обласної ради, контролюючих правоохоронних органів, скарги.

Всі інші одержані документи передаються після реєстрації заступникам начальника Держуправління згідно функціонального розподілу повноважень.

                 Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

2.3 Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ та занесенням до електронної бази даних.

              Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації.

Реєстрація законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, кореспонденції Міністерства, облдержадміністрації, обласної ради проводиться централізовано.

Реєстрації підлягають всі документи, що надійшли на адресу Держуправління і потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.п.), як ті, що створюються і використовуються в Держуправлінні, так і ті, що надходять від інших установ, організацій і приватних осіб.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Рєестрація документів здійснюється централізовано в відділі кадрового, документального забезпечення та контролю виконання. Перелік документів, що не підлягають реєстрації наведений у додатку 1.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. При реєстрації документам надаються умовні позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах груп документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Складові частини реєстраційного індексу мають послідовність, викладену вище і відокремлюються одна від одної косою рискою.