Документирование управленческой деятельности

Для реєстрації всіх вхідних документів застосовуються єдиний електронний журнал реєстрації вхідних документів (додаток 2).

Дані єдиного електронного журналу роздруковуються у паперовому вигляді для фіксації отримання документів структурними підрозділами.

  Окремо в журналах ведеться реєстрація  скарг громадян, документів з грифом «Для службового користування» та вихідних документів, створених за ініціативою Держуправління.

Не дозволяється приймати до виконання документи, на яких відсутній штамп реєстрації.

При реєстрації Законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, Міністра охорони навколишнього природного середовища України, голови обласної ради, голови облдержадміністрації, а також інших документів, в єдиний електронний журнал вносять відповідні реквізити: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс, його короткий зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа -  відповіді).

Склад реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

Після здійснення реєстрації вхідних документів та розгляду начальником Держуправління, або заступниками начальника Держуправління, документи передаються в структурні підрозділи Держуправління на відпрацювання.

3 СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

3.1 Складання документів

Для складання службових документів повинен використовуватись папір форматів А-4 (210х297), А-3 (297х420) та А-5 (148х210). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Службові документи оформлюються на бланках Держуправління. Бланки документів повинні мати такі поля: ліве і нижнє – 20 мм, верхнє і праве - не менш як 10 мм. Деякі документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) дозволяється оформляти не на бланках. Документи, підготовлені кількома установами, також оформляються не на бланках.

У Держуправлінні встановлюються такі форми бланків: наказ, лист з реквізитами українською мовою.

Для прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, складається з одного питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.

Зміст документів повинен викладатися стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Зміст має бути пов’язаний із змістом раніше підготовленого документа з цього питання.

Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в документах: організаційно-розпорядчих, з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових тощо.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за родом ознак. Табличні тексти найчастіше використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії і використовується при складанні правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Тексти розпорядчих документів, як правило, складаються з двох частин. У першій частині вказується обґрунтування або підстава складання документа, у другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: наприклад, накази – розпорядчу частину без констатуючої, листи – прохання без пояснень.

Суцільний зв’язний текст складних документів може складатися з розділів, підрозділів, повинен мати заголовки і нумерацію, які розміщуються у логічній послідовності викладу питань і нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням кожному розділу, підрозділу відповідно числового знака через крапку (1.1.2., 1.1.3., 2.1.1., 2.1.2.). Довільне скорочення установ та окремих слів не допускається.

Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному або іншому, прийнятому для даного виду документа порядку.

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається:

                         таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, Міністра охорони навколишнього природного середовища, обласної ради, обласної державної адміністрації – на начальника  Держуправління та його заступників.

                         інших службових документів - на керівників структурних підрозділів Держуправління.

Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами,  несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

При погодженні документу з іншими органами виконавчої влади, відповідальність  за  зміст,  рівень  підготовки  та належне  їх  оформлення покладається на начальника Держуправління.

3.2  Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси вхідних і створюваних Держуправлінням документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності кореспондентів, виконавців тощо.

Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси кореспондентів, виконавців, за номенклатурою справ, питань діяльності тощо.

Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою: наприклад 224/06-15/24 або 31/07/26.

Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.

На документі, що готувався або виконувався кількома структурними підрозділами, в індексі зазначається номер підрозділу, який несе відповідальність за організацію виконання даного документа.

3.3 Засвідчення документів

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами Держуправління відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Документи, що надсилаються Держуправлінням до Міністерства охорони навколишнього природного середовища України, обласної ради, обласної державної адміністрації  підписуються начальником, а у разі його відсутності – особою, на яку покладено виконання обов’язків начальника Держуправління відповідно до наказу.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

Документи, що надсилаються стороннім установам і організаціям, приватним особам тощо підписуються начальником, його заступниками відповідно до функціональних повноважень та в межах визначеної компетенції.

Документи, що надсилаються підвідомчим організаціям, підписуються начальником Держуправління, його заступниками відповідно до функціональних повноважень та в межах визначеної компетенції.

Документи, що надсилаються за кордон, в залежності від їх адресату і змісту, підписуються начальником чи його заступниками.

Підписання керівниками структурних підрозділів Держуправління нормативних актів не допускається.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку і скорочене – на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище.

У разі надсилання документа одночасно кільком структурним підрозділам, що належать до сфери управління Держуправління, підписується тільки оригінал, а на місця розсилаються копії.

Як правило, документи підписуються однією особою. Два або більше підписи проставляються у тому випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо). При цьому їх підписи розміщують один під іншим, у послідовності, що відповідає посаді.

Якщо підписується документ кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на одному рівні.

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем.

У випадку підписання документів, складених комісією, зазначаються не посади осіб, які склали їх, а за розподілом їх обов’язків у складі комісії.

Якщо посадова особа, підпис якої заготовлений на проекті документа відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад:  в.о. заст.).

Не допускається підписувати документи з прийменником “за” або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено у додатку 3.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом Держуправління. Обидва способи затвердження мають однакову юридичну силу.

Грифи затвердження розташовуються у правому верхньому кутку першого аркуша документа і оформляються належним чином.

Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Держуправління охорони навколишнього

природного середовища  в Одеській області

підпис                                         (ініціали, прізвище)

Дата

Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:                                                                                                 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ начальника Держуправління охорони

навколишнього природного середовища в

Одеській області

___________________________

дата                            №

На документах, що потребують особливого посвідчення їх достовірності (договори, угоди, статути (положення), акти, платіжні доручення тощо), або засвідчують права громадян і юридичних осіб, підпис доповнюється відбитком гербової печатки Держуправління.

Печатка, яка відтворює найменування Держуправління або його структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються в інші установи (наприклад: „канцелярія”, „відділ кадрів”), а також на посвідченнях про відрядження осіб, які прибули до Держуправління, на підписи керівників структурних підрозділів, на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання тощо.

Печатка відділу кадрів проставляється на виписках з наказів, довідках з місця роботи, копіях трудових книжок тощо.

Відбиток печатки повинен захопити останні кілька літер найменування посади і початок особистого підпису посадової особи, яка підписала документ. Перелік документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, наведено в додатку  4.

3.4 Адресування документів

Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній службовій особі.

У документах, що адресуються установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування пишуть у називному відмінку, наприклад:

                            Держмитслужба України

або              Міністерство охорони здоров’я України

Головне лікувальне управління