Документирование управленческой деятельности

У документі, що надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата у давальному, наприклад:

                            Мінекономіки України

                            Управління справами

Головному спеціалісту

(Прізвище, ініціали)

У документі, що адресується керівнику установи (організації) або його заступнику, найменування установи (організації) входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

                        Генеральному директору об’єднання

                              “…………………………………”

                               (прізвище, ініціали)

За необхідності, у реквізиті “адресат” можуть зазначатися почесні звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям адресата необхідно зазначити узагальнено, наприклад:

Начальникам державних управлінь

охорони навколишнього природного

середовища в областях

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед позначенням другого, третього, четвертого адресата не ставиться. Якщо надсилається документ більш як у чотири адреси складається список на розсилку і на кожному примірнику зазначається тільки один адресат.

До складу реквізиту “адресат” може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу установи повинні відповідати поштовим правилам Державного комітету зв’язку та інформатизації України.

Повна поштова адреса зазначається, коли документ надсилається разовим кореспондентам, наприклад:

Редакція журналу

“Архіви України”

01610, МСП, Київ-610

вул. Солом’янська, 24

У документі, адресованому приватній особі, спочатку зазначається поштова адреса, а потім прізвище та ініціали одержувача.

Якщо документ надсилається органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документі не зазначається у сфері планування – для визначення порядку і термінів складання планів, затвердження перспективних і річних планів тощо.

4 ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

Вихідна кореспонденція, у тому числі створювана за допомогою ПК, обробляється і відправляється централізовано відділом кадрового, документального забезпечення та контролю виконання в день її одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня.

Після реєстрації комплект документів повертається до структурного підрозділу, що його підготував для зняття копій, формування комплектів для відправки та зняття з контролю.

Відправлення або передача працівниками Держуправління документів без їх реєстрації не допускається.

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:

- правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

- зазначення адреси кореспондента;

- наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

- наявність віз на копіях документів, що залишаються в структурному підрозділі, що виконував документ.

- наявність на документі відміток про додатки;

- відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, оформлені з порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, до відправлення не приймаються.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому полі першого аркуша проставляється штамп “Підлягає поверненню”.

Документи, що надсилаються одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.

При надсиланні кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну і повну поштову адресу.

Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих  документів.  В  інші установи надсилаються їх завірені копії.

Всі вихідні листи, що друкуються на бланках Держуправління та підписані начальником Держуправління, його заступниками підлягають обов’язковій реєстрації в відділі кадрового,  документального забезпечення та контролю виконання.

Кореспонденція, яка підготовлена за ініціативою Держуправління реєструється в журналі реєстрації вихідних документів.

В журналах зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, короткий зміст документа, виконавець вихідного документа.

Вихідну кореспонденцію та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до відділу кадрового, документального забезпечення та контролю виконання  не пізніше 15 години, а в п’ятницю – до 11 години.

5 КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Контроль за виконанням документів передбачає безпосередню перевірку, упереджувальний контроль і регулювання ходу виконання в установлені терміни документів, які контролюються, обліку і аналізу результатів виконання.

Обов’язковий контроль встановлюється за виконанням:

- Законів України та Постанов Верховної Ради України;

- доручень комітетів Верховної Ради України;

- Указів, розпоряджень і доручень Президента України;

- постанов, розпоряджень, доручень, протоколів засідань Кабінету Міністрів України;

- запитів і звернень народних депутатів  України;

- листів, пропозицій, звернень і скарг громадян;

- кореспонденції Міністерства охорони навколишнього природного середовища України, обласної державної адміністрації та обласної ради.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента  України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, Мінприроди, облдержадміністрації та облради здійснює начальник Держуправління. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на відділ кадрового, документального забезпечення та контролю виконання.

Відповідальність за своєчасне виконання документів і доручень покладається на керівників структурних підрозділів і відповідальних виконавців. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який в резолюції зазначений першим. Документи, на які дорученням керівництва Держуправління передбачено декілька виконавців і встановлені стислі терміни, розглядають і виконують їх протягом 1-2 днів (кожним виконавцем). Щодо документів вищих органів виконавчої влади, які мають стислі терміни виконання, відділ кадрового, документального забезпечення та контролю виконання забезпечує негайне доведення цих документів кожному виконавцю.

Керівники структурних підрозділів Держуправління призначають відповідальних працівників, на яких покладається безпосередній контроль за виконанням документів в підрозділах.

Контроль за виконанням документів вищих органів здійснює відділ кадрового, документального забезпечення та контролю виконання.

6 ТЕРМІНИ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 5 календарних днів від дати реєстрації документа в вищому органі влади. У цьому разі для підготовки доручення до документа  надається один день.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби термін може бути продовжено за обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за 5 календарних днів до закінчення встановленого терміну, стосовно документа без зазначеного терміну – до закінчення 30-денного терміну.

Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, Мінприроди, облдержадміністрації та облради начальник особисто (відразу після реєстрації документа).

Доопрацювання проектів документів, повернутих облдержадміністрацією, облрадою розробнику, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Терміни виконання документів:

- доручення Президента України і Кабінету Міністрів України – в термін за дорученням або в термін від 10-ти до 30-ти днів. Доручення з позначкою терміново виконуються у 3-ден. термін;

- Закони України та інші рішення Верховної Ради та її Президії, Укази Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, – відповідно до встановлених термінів;

- депутатський запит – не пізніш як у 15-ти денний термін з дня його одержання або інший термін, встановлений Верховною Радою України;

- звернення народного депутата України та депутата місцевої Ради народних депутатів – протягом не більш як 10 днів з дня одержання;

- пропозиції і заяви депутатів Верховної Ради України – до 20, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки – до 10-ти днів;

- запити та звернення народних депутатів України, що надсилаються Кабінетом Міністрів України для вжиття відповідних заходів, розглядаються відповідно у  15- і 10-денний строк після реєстрації у Секретаріаті Кабінету Міністрів України;

- телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, до 2-х днів, решта – протягом 10-ти днів;

- звернення громадян – до одного місяця з дня надходження, ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки – не пізніше 15-ти днів; ті, що потребують додаткового вивчення – до 45 днів;

- критичні зауваження і пропозиції, висловлені у засобах масової інформації – до одного місяця;

- листи підприємств (об’єднань), установ і організацій – від 20-ти до 30-ти днів;

- дозвільні документи – від 5 до 30 днів згідно вимог законодавства залежно від виду документу дозвільного характеру.

Встановити такі терміни подання матеріалів для закриття доручень на підпис начальнику Держуправління:

- якщо термін виконання 10 днів – подається за 2 дні до закінчення терміну;

- якщо термін виконання один місяць – подається за 5 днів до закінчення терміну;

- якщо термін виконання 3 дні – подається за 1 день до закінчення терміну.

Аналогічні терміни подання встановити для підписання звітів.

7 ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

- постановку документів (доручень) на контроль;

- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

- інформування керівництва про хід та підсумки виконання документів (доручень);

- повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданнях колегії;

- зняття документів з контролю;

Контроль за виконанням документів контрольної групи здійснюється за допомогою програми. Одночасно на документі, що підлягає контролю на лівому полі першого аркушу проставляється штамп “Контроль” або буква “К”, після чого документ передається виконавцю.