Документирование управленческой деятельности

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запису або під час перевірки структурного підрозділу – виконавця вносяться до графи “підстава для зняття з контролю” реєстраційної картки в єдиному електронному журналі. При цьому попередні записи не закреслюються.

Відділ кадрового, документального забезпечення та контролю виконання забезпечує контроль, облік і узагальнення результатів контролю виконання документів вищих органів виконавчої влади та контроль за зверненнями громадян.

Начальник відділу кадрового, документального забезпечення та контролю виконання у разі потреби інформує начальника Держуправління про всі факти затримки виконання документів; про документи, термін виконання яких вже надійшов, доповідають негайно; готують довідки про стан виконання документів контрольної групи.

Перевірка ходу виконання здійснюється до закінчення терміну виконання (попередній контроль): завдання наступних років – не менш одного разу на рік, завдання наступних місяців поточного року – не менш  одного разу на місяць, завдання поточного місяця – кожні 10 днів за три дні до закінчення терміну.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може та посадова особа, яка здійснює реєстрацію відпрацьованого документа, або посадова особа, яка визначена відповідальною за постановку контрольної роботи в Держуправлінні, при цьому в програмі на  реєстраційно-контрольній картці документа автоматично робиться відмітка про зняття з контролю при фіксації дати виконання. При необхідності – доповідати про виконання документа посадовій особі, яка поставила його на контроль.

8 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ

8.1 СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві Держуправління, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим документом, за яким здійснюється облік та формування справ у діловодстві.

Номенклатура справ складається з метою встановлення у Держуправлінні єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документів за їх змістом та різновидом, здійснення відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

Існує три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна. В Держуправлінні застосовується індивідуальна номенклатура справ, яка, як правило, складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатура справ розробляється на підставі вивчення документів і аналізу діяльності Держуправління і кожного його структурного підрозділу.

При цьому користуються Положеннями про Держуправління і його структурні підрозділи, штатним розписом, номенклатурою та описом справ за минулі роки, списком кореспондентів, обліково-реєстраційними журналами та картотеками, класифікаторами, відомчими і типовими переліками з зазначенням термінів зберігання справ, а також враховуються  плани роботи Держуправління на рік.

Номенклатури справ складаються структурними підрозділами Держуправління і затверджуються  їх керівниками із залученням працівників підрозділу та особи, яка відповідає за діловодство.

Номенклатура справ структурного підрозділу Держуправління складається у трьох примірниках, на кожному з яких обов’язково заповнюються грифи погодження зі спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи:

1-й примірник –  зберігається у структурному підрозділі;

2-й примірник – передається в відділ кадрового, документального забезпечення та контролю виконання;

3-й примірник – використовується для формування справ і пошуків потрібного документа.

Номенклатура справ структурного підрозділу обов’язково погоджується із спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи і підписується керівником структурного підрозділу (додаток 6).

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду і аналізу зводяться спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи в єдину (зведену) номенклатуру справ Держуправління.

Зведена номенклатура справ складена за структурним принципом підписується спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи.

Організації при Держуправлінні складають окремі номенклатури справ. Ці номенклатури не включаються у зведену номенклатуру справ Держуправління.

Зведена номенклатура справ складається наприкінці поточного року (не пізніше листопада-грудня) і, після її обов’язкового погодження з експертною комісією Держуправління і експертно-перевірною комісією (ЕПК) держархіву Одеської області та затвердженням керівництвом Держуправління, вводиться в дію з початку нового календарного року.

Зведена номенклатура справ складається у 3-х примірниках, на кожному з яких заповнюється гриф погодження з архівним органом. Примірники номенклатури розподіляються так:

1-й примірник – зберігається у справі відділу кадрового, документального забезпечення та контролю виконання;

2-й примірник – надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

3-й примірник – розподіляється за розділами між всіма структурними підрозділами Держуправління для практичної роботи.

Зведена номенклатура справ, так як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку, не пізніше листопада-грудня, переглядається, аналізується і уточнюється, до неї вносяться відповідні корективи.

Вона підлягає перескладанню та повторному затвердженню у разі змін у структурі, функціях та характері роботи Держуправління, або один раз на п’ять років.

Якщо таких змін не було, то про це повідомляється архівний орган, з яким було погоджено номенклатуру, вона передруковується і вводиться в дію з 1 січня наступного року.

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по Держуправлінню, повинні включатися всі без винятку справи і документи, що створюються в діяльності Держуправління.

У номенклатуру включаються також не закінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх продовження, та всі довідкові контрольні картотеки до документів.

Найменування справ з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питань. Ведення будь-яких справ поза номенклатурою не допускається.

Справи громадських організацій розміщуються в кінці номенклатури після справ основних структурних підрозділів.

У номенклатуру справ не включаються збірники законодавчих актів та рішень Уряду України, брошури,  довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші друковані видання.

Розділами номенклатури справ Держуправління є назви структурних підрозділів. Найменування структурних підрозділів розміщується відповідно до затвердженої структури Держуправління або штатним розписом, першим розділом вказується  відділ кадрового, документального забезпечення та контролю виконання.

Всередині розділів номенклатури справ розміщуються за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв’язку документів, що в них знаходяться. Як правило, першою розміщується справа, що включає документи вищих органів  влади, далі розпорядча документація самого Держуправління  (накази, тощо), планово-звітна документація і в кінці листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з вищими органами.

Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням:  т.1, т.2 тощо.

Найменування у номенклатурі повинні у стислій формі конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у цих справах. Основною частиною найменування (заголовка) справи є виклад питання (предмету), з якого вона заводиться.

Всім структурним підрозділам за номенклатурою справ присвоюються умовні позначення – індекси (арабськими цифрами). Кожна внесена в номенклатуру справа одержує свій номер у межах структурного підрозділу з номером справи цього підрозділу.

Протягом усього терміну дії номенклатури в ній треба своєчасно робити відмітки про заведення справ, про передачу справ  в інші установи для продовження. Ці відмітки слід робити у графі “Примітки”.

Після закінчення діловодного року номенклатура справ закривається. Закриття номенклатури оформляється підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорія фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріпляє своїм підписом особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється спеціалістом, відповідальним за постановку архівної справи.

ВИСНОВКИ

Під час проходження практики мною вивчені нормативні документи, що регламентують діяльність ДУ щодо всіх видів природних ресурсів, Законів України „Про охорону навколишнього природного середовища", „Про відходи", „Про природно–заповідний фонд України", „Про тваринний світ", „Про рослинний світ”, „Про захист рослин”, „Про охорону атмосферного повітря”, „Про пестициди і агрохімікати”, лісового, земельного, водного, Кодексу про надра,  Кодексів України та природоохоронні вимоги у галузевих нормативних актах, Кодексу України про адміністративні правопорушення. Для цього використовувались різні джерела, перш за все електронна нормативна база  „ЛІГА-Закон"   також ознайомився з Положення про ДУ, Положенням про сектор кадрового, документального та господарського забезпечення

Особлива увага звернута на особливості застосування Інструкції з діловодства ДУОНПС в Одеській області.

Порядок роботи з документами регулюється чинним законодавством України, розпорядчими документами вищих органів влади, нормативно-методичними документами Державного комітету архівів України, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, рекомендаціями “Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від            17 жовтня 1997 р. № 1153 (разом зі змінами, внесеними постановами КМУ №1577 від 27.11.2001, №1106 від 17.07.2003, №1173 від 28.07.03, №371 від 18.05.05, №493 від 20.06.05), Положенням про Держуправління, Інструкцією з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України, затвердженої наказом Міністерства охорони навколишнього природного середовища України від 30.08.2005 року № 309.

Інструкція визначає порядок прийому, обліку, підготовки, оформлення, контролю виконання, зберігання і використання документів.

ПЕРЕЛІК ПОСИЛАНЬ

1. Постановою Кабінету Міністрів України від  17 жовтня 1997 р. № 1153 (разом зі змінами, внесеними постановами КМУ №1577 від 27.11.2001, №1106 від 17.07.2003, №1173 від 28.07.03, №371 від 18.05.05, №493 від 20.06.05)

2. Положенням про Держуправління, Інструкцією з діловодства в Міністерстві охорони навколишнього природного середовища України, затвердженої наказом Міністерства охорони навколишнього природного середовища України від 30.08.2005 року № 309.

3. Закон України „Про охорону навколишнього природного середовища" від 25.06.1991 ( Відомості Верховної Ради України,із змінами )

4. Закон України „Про відходи" від 05.03.1998 ( Відомості Верховної Ради України,із змінами )

5. Закон України „Про природно–заповідний фонд України" від 16.06.1992 (Відомості Верховної Ради України, із змінами )

6. Закон України „Про охорону атмосферного повітря” від 16.10.1992 (Відомості Верховної Ради України, із змінами )

7. Закон України „Про пестициди і агрохімікати” від 02.03.1995 (Відомості Верховної Ради України, із змінами )

8. Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 (Відомості Верховної Ради України, із змінами )