Основные положения по документированию управленческой деятельности

    1. Основные положения  по документированию  управленческой деятельности

    Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

    Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

    Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

    Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным  документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

    Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

    Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

    Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

    Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

    Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

    Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов; выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

    В пределах своей компетенции организации  всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

    Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

    Внутреннее  согласование проекта документа  должно проводиться в следующей очередности:

    •    с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

    •    с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

    •    с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

    •    с юридической службой;

    •    со службой документационного обеспечения;

    •    с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

    Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

    •    с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

    •    с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

    •    с общественными организациями — при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

    •    с органами, осуществляющими государственный надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

    •    с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

    Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

    Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для  приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

    Документы, составленные комиссией, подписывают  все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

    Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю  руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

    Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное  лицо, ответственное за их подготовку.

    Протокол  подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

    Доклады, докладные записки, справки и  другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

    Существуют  также документы-приложения. Они  могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

    На  приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:                                   

                                                                                                                      

      Приложение 

    к___________________

    (указывается  документ)                                                                         

     __________№________                                                 

      Дата  

    Если  приложений несколько, они нумеруются.

    При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется  гриф утверждения с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

    В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. 
 
 

    2. Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.)

    Большое значение при проведении совещания  придается подготовке основного  доклада (отчета). Какой же может  быть структура доклада? Прежде чем  писать доклад, надо пройти “стадию  планирования”, т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в  отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора *: цели документа и  правила его оформления. (* См.: Справочная книга: Общение. —Жуковский, 1992. —С. 84-90.) Рассмотрим эти факторы.

    Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть

• хронологическая последовательность событий;
• географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
• степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

 

 

    Если  наша цель — убеждение, важно выбрать  такой порядок, который естественно  приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

    Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы— анализ проблемы— возможные решения— рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то …)— очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод—рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы— ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.