Технологическая карта по "Документированию управленческой деятельности"

п/п

«документ»(ГОСТ 51141-98)?  

ГОСТ Р 51141-98 даёт современное определение «документ -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

  Документ  многофункционален, т.е содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение

    Т.о. выделяют функции общие (информационную, социальную, коммуникативную, культурную) и специальные  (управленческая, правовая функция, исторического источника, функция учёта).

по таблице  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

• прием и первичная обработка (Осуществляет секретарь);
• предварительное рассмотрение документа (На основании которого принимается решении о направлении документа руководителю, осуществляется секретарём);
• регистрация (Документ получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию. Осуществляется также секретарём);
• рассмотрение документов руководителем (Руководитель рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю);
• доставка документов исполнителям (Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись);
• контроль исполнения (при необходимости);

п/п

Требования  к оформлению УД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003.

    - содержать достоверную и аргументированную  информацию, т.е. основываться на фактах.

   -увязываться  с документами, ранее изданными  по данному вопросу, по не  дублировать их содержание.

   - не противоречить законодательству, нормативно – правовым актам  и организационно -  распорядительным  документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности, освещаемого в документе.

- излагаться  ясно, убедительно и ёмко, но вместе  с тем кратко.

01. изображение  государственного герба РФ

02. изображение герба субъекта РФ

03. изображение  эмблемы (логотипа) предприятия (изображение  товарного знака или знака  обслуживания).

04. указания на  код приятия.

05. указание на  основной, государственный регистрационный  номер предприятия.

06. указание на  индивидуальный номер налогоплательщика – код причины постановил на учёт (ИНН/КПП)

07. указание на  код фирмы документа.

08. наименование  предприятия.

09. справочные  данные о предприятии.

10. наименование  вида документа

11. дата документа.

12. регистрационный  номер документа.

13. ссылка на  регистрационный номер и дату  документа.

14. указание на  место составления или издания  документа.

15. сведения об  адресате.

16. указание на  гриф «Утверждение документа».

17. резолюция.

18. заголовок  к тексту документа.

19. отметка постановке документе н контроль.

20. текст документа.

21. отметка о  наличии у документа приложение.

22. подпись.

23. указание на  гриф «Согласование документа».

24. виза согласования  документа.

25. оттиски печати  предприятия.

26. отметка о  заверении копии документа.

27. отметка об  исполнителе документа.

28. отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело.

29. отметка о  поступлении документа на предприятие.

30. идентификатор  электронной копии документа.

В соответствии с разделом 2 ГОСТа Р 6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

1. Изображение  Государственного герба РФ (01)

2. Изображение  герба субъекта РФ (02).

3. Изображение  эмблемы (логотипа) предприятия (изображение  товарного знака или знака обслуживания) (03).

4. Указание на  код предприятия (04).

5. Указание на  основной государственный регистрационный  номер предприятия (05) (введен  в состав реквизитов впервые).

6. Указание на  индивидуальный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

7. Указание на  код формы документа (07).

8. Наименование  предприятия (08).

9. Справочные  данные о предприятии (09).

10. Наименование  вида документа (10).

11. Дата документа  (11).

12. Регистрационный номер документа (12).

13. Ссылка на  регистрационный номер и дату  документа (13).

14. Указание  на место составления или издания  документа (14).

15. Сведения  об адресате (15).

16. Указание  на гриф утверждения документа  (16).

17. Резолюция  (17).

18. Заголовок к тексту документа (18).

19. Отметка о  постановке документа на контроль (19).

20. Текст документа  (20).

21. Отметка о  наличии у документа приложения (приложений) (21).

22. Подпись (лица-отправителя  или лица-разработчика) (22).

23. Указание  на гриф согласования документа (23).

24. Визы согласования  документа (24).

25. Оттиск печати  предприятия (25).

26. Отметка о  заверении копии документа (26).

27. Отметка об  исполнителе документа (27).

28. Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело (28).

29. Отметка о  поступлении документа на предприятие  (29).

30. Идентификатор  электронной копии документа  (30).

      ГОУ ВПО «ЧелГУ» - 05121292

     ГОУ ВПО «ЧелГУ» - 1027402324905 

     ГОУ ВПО «ЧелГУ» - 7447012841/744701001

В документах могут  использоваться также коды отраслевых классификаторов, если форма документа  включена в него.

Иногда код  формы дублируется в общероссийском и ведомственном вариантах, дополняется номером и датой введшего данную форму распорядительного документа, например в формах первично - учётной документации:

      Наименование вида документа должно соответствовать его содержанию, (приказ, распоряжение, протокол, справка, договор, заявление и т.д.).

     В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

      Наименование  организации и её структурного подразделения  указывают в именительном падеже.

При утверждении  документа ректором (проректором) гриф утверждения документа состоит  из: слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения.

Морозову  Н.В.

Федосеевой  Н.А

Подготовить проект приказа

о проведении мероприятия

к 06.02.2007

Личная  подпись

01.02.2007

     Допускается оформление заголовка 12 размером шрифта.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно  передавать смысл текста и должен быть согласован с наименованием вида документа.

     В письме (или другом документе) имеющем приложение, должна содержаться ссылка на это приложение. Её оформляют словом «Приложение», пишут его от границы левого поля 2-мя интервалами ниже основного текста документа, но до реквизита «подпись»:

1. Если полное наименование приложения указано в тексте письма (…Направляем Вам отчет… или… Направляем Вам договор и т.д.).

      Документы, направляемые сторонним и подчиненным организациям, гражданам, подписываются ректором или проректорами в соответствии с их компетенцией.

Гриф  согласования состоит из слова, напечатанного  прописными буквами без кавычек  и двоеточия - СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты согласования.

Визирование документа  является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного  документа).

Согласование  документа оформляют визой согласования (реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.²

      Документы заверяют двумя видами печатей организации:

• гербовой (с изображением герба РФ);
• простой (наименование организации, структурного подразделения).

     Ставят  печать таким образом, чтобы она  затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ. Подпись остается открытой.

     Правило: подпись и оттиск печати должны быть хорошо читаемы.

     Печать  может проставляться в специально обозначенном для этого месте (МП).

      Исполнитель – контактное лицо, обладающее информацией  по сути вопроса (не секретарь, печатавший документ, а специалист, с которым устанавливается контакт с целью решения вопроса, изложенного в документе).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

      Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, окончательно оформляется отделом документационного обеспечения (канцелярией).

п/п

    Основным  правовым документом, регулирующим и  регламентирующим взаимоотношения  между организациями является коммерческий договор ( контракт).

    В условиях решения, возникающих в  процессе деятельности стратегических и практических задач. Приказы по организации работы коллектива, финансирования, отчётности, снабжения и другим производственным вопросам относят к приказам по основной деятельности.

    Приказы по личному составу регулируют приём, увольнение работников, продвижение  по службе и т.д.

Если  приказ издаётся на основании другого  документа, то указывается наименование этого документа, дата, номер, заголовок  в конце. Преамбула завершается  словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

Пункты  строятся по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия, структурное подразделение или организация) → действие → срок. 

Период  не следует включать в пункт «Приказ  довести до сведения», т.к. подразделение  указывается в списке рассылки, которое  готовит вместе с приказом.

Если  период изменяют, то один из последних пунктов должен содержать ссылку на новый документ с указанием даты, номера и заголовка («Признать утратившим силу»).

Последний пункт периода: контроль за исполнением  периода разложить на (наим. долж. границ и форм).

Если  руководитель сам осуществляет контроль, то последний пункт не указывается.

Дата  приказа – дата подписания, иногда дата вступления в силу. Подписывают  период руководители организации, в  его отсутствие заместитель.

Констатирующая  часть – в ней кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания  приказа.

Распорядительная  часть – должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя и срока исполнения.

Слово «Председатель» печатается через два интервала  после заголовка, прямо от полей  с прописной буквы. Затем после  тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке.

Если заседание  расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный  список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков. 
Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются  с  новой  строки, с  абзаца. 
Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Полностью подготовленный протокол подписывается  председателем и секретарем.

Акт подписывает  председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются.

Перед текстом  акт имеет заголовок. Некоторые  разновидности актов утверждаются руководителем.

Сведения  о количестве экземпляров акта и  их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед  отметкой о наличии приложения к акту, если они прилагаются к нему. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата).

• аргументация в пользу (против) принятия, подготовки и последующей реализации какого-либо управленческого решения — то есть обоснование этого решения;
• основные результаты изучения вопросов, непосредственно связанных с принятием, подготовкой и реализацией указанного решения;
• расчеты, подкрепляющие обоснование (также могут быть представлены в приложении к документу);
• предложения и выводы (в последних, как правило, содержится прогноз ожидаемого от реализации соответствующего управленческого решения эффекта).

Структуру служебной  записки обычно образуют абзацы, состоящие  из двух-трех простых предложений, реже — пункты и подпункты. Изложение документа осуществляется официально-деловым стилем, который свойственен изложению деловых писем.

Оформление служебных  записок производится на листах писчей бумаги.

Основные рекомендации по оформлению служебных записок:

Сведения об основаниях для разработки документа целесообразно указывать в его первом предложении или под заголовком к тексту. Если к служебной записке прилагаются расчеты, справки - то об этом в обязательном порядке делается упоминание – по тексту документа или в его заключительном предложении.

Документ  подписывается его разработчиком  с указанием наименования  должности, подписи, ее расшифровки и даты.

п/п

Номенклатуры  дел 

ДЕЛО - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение  документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность  наиболее важных из них.

Не меньшее  значение имеет и то, как документы  систематизированы или разложены  внутри дел, то есть, как дела сформированы.ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА - это группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).

Оперативное хранение делится на:

•     хранение документов в процессе их исполнения;

•     хранение исполненных документов.

С целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев проводится экспертиза ценности документов.

Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия. В её состав могут входить заместитель директора или главный бухгалтер, ведущий специалист (юрист, делопроизводитель, работник отдела кадров, архива), секретарь-референт.