Технологическая карта по "Документированию управленческой деятельности"

п/п

письмо сообщение 

письмо извещение

сопроводительное  гарантийное

письмо предложение

письмо просьба

письмо заявка

письмо подтверждение

письмо напоминания

претензионное письмо

письмо ответ

письмо благодарность

письмо приглашение

письмо поздравления

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем;

Возврат кредита  гарантируем и др.

Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем  организации и главным бухгалтером  и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных  случаях нормативными правовыми  актами утверждены унифицированные  формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий.

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

• полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;
• основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
• предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
• доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
• конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о  приложении. В зависимости от предмета претензии приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др. Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении  текста претензии используются следующие  фразы:

Направляем  Вам претензию  на…

Предъявляем Вам претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем  Вам претензию  в отношении…

Высылаем  Вам акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет  Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…

В партии товара, отгруженной…,  обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…,  была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму  ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ .

Язык  служебного письма сложился в сфере  управления в последние 100—150 лет. Его  определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

п/п

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

•  знакомиться  с содержанием только тех документов (сведений), которые действительно  необходимы им для работы в соответствии со своей компетенцией;

•  надежно  предохранять имеющиеся у них  для работы содержащие конфиденциальные сведения документы (сведения) от несанкционированного доступа (утраты и

хищения);

• учитывать, хранить, обрабатывать и передавать указанные  документы в строгом соответствии  с порядком и правилами, установленными на предприятии;

 • регулярно  проверять у себя наличие содержащих конфиденциальных документов, выданных для работы;

•  незамедлительно  возвращать содержащие конфиденциальные сведения документы, работа с которыми завершена, в места их постоянного  хранения;

•  при обнаружении  недостачи указанных документов — немедленно поставить в известность своего непосредственного начальника и предпринять исчерпывающие

меры для их розыска;

•  не использовать конфиденциальные сведения, ставшие им известными в процессе повседневной деятельности, в личных интересах или в интересах третьих лиц, имеющих доступ к указанным сведениям.

•  сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйствен деятельности предприятия;

•  иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты предприятием налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную  систему;

•  сведения, содержащиеся в документах о платежеспособности предприятия;

•  сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условий труда;

•  сведения о наличии на предприятии свободных  рабочих мест;

•  сведения, содержащиеся в документах об уплате предприятием налогов и обязательных платежей;

•  сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства,  несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции причиняющей вред здоровью населения;

•  сведения о других нарушениях законодательства РФ, совершенных предприятием и о  размерах причиненного при этом ущерба;

•  сведения об участии должностных лиц предприятия  в предприниматели деятельности (помимо места основной работы);

•  иные сведения (документы), которые в соответствии с законодательством не могут  составлять служебную или деловую (коммерческую) тайну предприятия.