Документирование управленческой деятельности

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

РОСТОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

РОСТОВСКИЙ  ИНСТИТУТ (ФИЛИАЛ) 
 
 
 
 

Контрольная работа 

  по дисциплине: «Документирование управленческой деятельности»

              
 
 
 
 

     Выполнила:

     Демченкова Анна Михайловна

      Курс 2, специальность УТ,

                            з/о (5,5лет) 
 
 

     Ростов-на-Дону

     2010 г.

Содержание 
 

 
 
 
 
 
 
---
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

  Документирование в области философии представляет собой систематизированный сбор, хранение, каталогизацию и использование философских публикаций с целью создания единого, структурированного банка данных философ, течений, концепций, проблем и понятий, а также представителей философ, науки для обеспечения быстрого и надежного доступа к каждой из информационных единиц с помощью специальных технических средств.

    В настоящее время в библиотечном  деле широко используется десятеричная  система документирования, когда  информационному объекту присваивается  уникальный код, представляющий  собой десятеричное число, причем  каждая информационная единица,  включаемая в него по соображениям  тематической принадлежности, наделяется  кодом-расширением, добавляемым  к основному. 

  Как показывает практика, подобная система  не позволяет в должной мере провести четкую понятийную, проблемную и концептуальную дифференциацию философ, фонда знаний, а также отразить имеющиеся специфические  научные нюансы. В связи с этим в настоящее время особую актуальность приобретает поиск новых средств  и методов системной обработки  научных данных, в т. ч. с использованием в этой сфере электронно-вычислительных и компьютерных систем. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Основные  положения по документированию управленческой деятельности. 

     Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к  записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.)

     Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации¹ (УСД).

     Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации другим нормативными документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией органы управления издают следующие  распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

     Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять  нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и  для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

     Совместные  распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме совместного решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

     Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором  документа. Если способ не указан, организация  решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов  могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

     Распорядительный  документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой  организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может  быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

     Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту  прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

     Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые  на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются  в протоколах. Протоколы оформляются  на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов  докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

     В пределах своей компетенции организации  всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных  связей с вышестоящими отраслевыми  и функциональными органами, подведомственными  и другими организациями и  отдельными гражданами. Письма, как  правило, должны составляться в том  случае, когда невозможен или затруднен  бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной  передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или  телефону.

     Организации на основании положений о них  и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого  документа должен быть согласован с  исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений  или организаций.

     Внутреннее  согласование проекта документа  должно проводиться в следующей  очередности:

• с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

 

• с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами  и др.);

 

• с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

 

• с юридической  службой;

 

• со службой  документационного обеспечения;

 

• с заместителем председателя коллегиального органа или  заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися  в проекте документа.

 

     Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей  очередности:

• с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

 

• с общественными  организациями — при необходимости  или в случаях, предусмотренных  документами этих органов;

 

• с органами, осуществляющими государственный  надведомственный контроль (надзор) в  определенной области (санитарный, противопожарный и т.д);

 

• с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции  в случаях, когда законодательством  предусматривается возможность  совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

 
 

   Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или  замещающим его должностным лицом  в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной  инструкцией, приказом о распределении  обязанностей и т.п. Две или более  подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

   Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

     Документы, составленные комиссией, подписывают  все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

     Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю  руководителя, главному инженеру, руководителям  структурных подразделений.

     Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное  лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

     Доклады, докладные записки, справки и  другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны  исполнителем, если разрешаемые в  них вопросы не выходят за пределы  его прав и компетенции, установленных  должностной инструкцией.