Документирование управленческой деятельности

     Правописание  имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение  к документу попадает в зависимость  от серьезности ошибок. По этой причине  ошибок нужно избегать, по крайней  мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

     Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно найти место в тексте.

     Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется  краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений  и простых, коротких предложений.

     Длинные, бессвязные распространенные предложения  совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении  было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в  предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной  мысли. Значит, его с успехом можно  разделить на два предложения.

      Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение, необходимо стремиться к тому, чтобы  оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний  источник, авторитет которого вне  сомнения. Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голословными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопоставлений.

      Черновик  и работа над ним.

     Первая  стадия написания  доклада или отчета — это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени.

     Вторая  стадия — написание первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что — выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два.

     Третья  стадия — написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложив текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию, Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. Йри возможности попросите кого-нибудь другого прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно.

     Эти требования, а также  те, что были приведены  раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует  как стимул к работе над документом.

     Однако  управление — наука прагматическая, и нельзя, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.

     Разговор  на языке цифр. Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения.

     Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.

     Может быть, дело в том, что выступающий (или автор доклада) позволяет  цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим  доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и  т.д. Не у всех читающих или слушающих  доклад есть время, склонности и, может  быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в  том, что считают представление  цифровых данных в приемлемой форме  обязанностью автора.

     Так же, как вы шлифуете слова, когда  пишете черновик доклада, нужно шлифовать  цифровые данные. Однако речь не идет о  том, чтобы все упростить. От вас  требуется выбрать наиболее эффективный  способ представления цифр, так чтобы  читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам  требуется. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     Документирование  управленческой деятельности - это массовая функция, выполняемая всеми государственными и муниципальными служащими, а также другими работниками аппарата органов государственной власти и местного самоуправления.

       Качество управленческих документов, являющихся результатом деятельности  органов государственной власти  и местного самоуправления (ОГВ  и МС), определяет качество и  точность исполнения документов; соответствие намеченных целей  управления полученным результатам;  эффективность управления и другие  его качества. Поэтому работники  ОГВ и МС должны обладать  навыками составления качественных  управленческих документов.

     Управленческие  документы, являющиеся неотъемлемой и  обязательной составляющей процесса управления, традиционно были объектами исследования в документоведении. В настоящее  время управление в России является быстро развивающейся как в научном, так и практическом аспектах сферой человеческой деятельности. К качеству и эффективности современного управления предъявляются высокие требования.

     Документоведение  как общая наука о документе, изучающая законы их составления  и связи с деятельностью человека, является молодой наукой, находящейся в стадии преднауки. Поэтому она пока не имеет четко и полно определенной сущности, выражаемой в объекте, предмете и методах исследования, ее структуре, понятийном аппарате, а также в перечне проблем, подлежащих описанию, исследованию и решению.

     Развитие  документоведения идет медленно, что, в частности, объясняется отсутствием  ресурсов, необходимых для проведения исследований, и неопределенностью  практической выгоды, которая может  возникнуть при использовании научных  результатов. 
 
 
 
 
 

Список  литературы

1. Конституция Российской Федерации. _ М.: Проспект, 2000.

2. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. _ М.: Изд-во стандартов, 2003.

3. Раздорожный А.А.: Документирование управленческой деятельности. Учеб. пособие. - Изд-во ИНФРА-М, Москва 2007г.

4. Основные правила работы государственных архивов. _ М.: РОССПЭН, 2002.

5. Барихин А. Б. Делопроизводство на предприятии. - М.: Книжный мир, 2003.

_ 163 с.

6. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб. пособие. – 3-е изд.- М.: Изд. «Дашков и К.°››, 2004. - 336 с.

7. Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство: Учебное пособие. – 2-е

изд., перераб. и доп. -Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 384 с.