Документирование управленческой деятельности

     Существуют  также документы-приложения. Они  могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим  распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное  значение); поясняющие или дополняющие  содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

     На  приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих  или поясняющих содержание другого  документа, в правом верхнем углу печатают: 

Приложение 

к 

(указывается  документ) 

от        №         

Если  приложений несколько, они нумеруются. 

     При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется  гриф утверждения с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям  унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

     В целях сокращения количества применяемых  форм документов министерства и ведомства  разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для  реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как  традиционные, так и создаваемые  средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение  табеля, внесение в него изменений  осуществляется службой документационного  обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. 
 
 
 

Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и  т.д.) 

     Большое значение при проведении совещания  придается подготовке основного  доклада (отчета). Какой же может  быть структура доклада? Прежде чем  писать доклад, надо пройти «стадию  планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в  отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и  правила его оформления, Рассмотрим эти факторы.

     Структура и цель. Составление служебных  документов может преследовать две  цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда  назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом  порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому  очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности.  

     Это может быть:

     -          хронологическая последовательность  событий; 

-          географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде  чем переходить к району В); 

-          степень важности (более важные  факты упоминаются перед менее  важными или наоборот). 

     Если  наша цель — убеждение, важно выбрать  такой порядок, который естественно  приведет читающего к выводам  и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается  при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить  мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации — его собственные, но техника  таких приемов в нашем курсе  не рассматривается. Главные же приемы — логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов. 

     Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы— анализ проблемы—  возможные решения— рекомендованное  решение или предположение (если сделаем так-то и так-то,то...)—  очевидность (то, что доказывает предположение)—  вывод— рекомендуемые действия или  план действий — необходимость действий — возможные проблемы— ожидаемые  выгоды— выводы— рекомендации. 

     Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так  привлекательны. Опираясь на них, можно  предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям: 

• для доклада  — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

 

• для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения  проблем; рекомендации.

 

   Если  в докладе намереваются не просто провести аргументы, но сделать это  способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более  сильным. Это может значит, что, например, если обсуждается некая программа  действий, а автор доклада хочет  противостоять ей, в докладе сначала  должны быть рассмотрены аргументы  в защиту данной программы, а затем  противопоставлены им более сильные  аргументы против. Такая последовательность естественно приведет к выводу, что  одобрять программу действий не нужно.

   Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы  действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые  отвергаются при помощи более  веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

     Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

     Структура и образец. Итак, наибольшее влияние  на структуру документа оказывает  то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру  и способы представления документа.  

     В докладе необходимы следующие элементы:

• вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

 

• определение цели, т.е. отражение того самого существенного  в документе, что объясняет его  назначение;

 

• основная  часть — изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

 

• рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

 

• резюме  — краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может  быть помещено и в начале, и в  конце). Рассмотрим последовательно  все элементы. Вступление  и  определение  цели,

 

   Назначение  вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

   Основная  часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше. 

   Выводы. Назначение этого элемента — свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа, Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

   Рекомендации² должны, конечно, вытекать из этих выводов.

   Например:

Рекомендации

     1. Все существующие учебные материалы  должны быть просмотрены и  приведены в соответствие с  учебными установками, данными  в Приложении 2 доклада.

      2. Ответственному за обучение  необходимо разработать и представить  курс по использованию методики  раздельного обучения и обеспечить  ознакомление с ней всего педагогического  состава до конца года. 

     Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

     Правила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа — работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в  соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального  документа, это ясность, краткость, точность.

     Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа для этого  — четкая структура, даже в таком  простом документе, как письмо. В  более сложных документах хорошую  помощь окажут четкие заголовки, система  нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

     Заголовки. Многие заголовки³ — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации». 

     Основная  часть документа (между Введением  и Выводами) не имеет стандартных  заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно  отражали структуру и содержание раздела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как ...».

     Существуют  оптимальные заголовки, которые  используются в очень сложных  и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал  вам в подготовке материалов.

     Если  документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым  аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для Содержания требуется отдельная страница.

     Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро, отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они.

     Подбор  слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении.

     Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и  вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

     Структура абзацев (параграфов) также заслуживает  внимательного рассмотрения, поскольку  она может способствовать ясности  или препятствовать ей. Каждый абзац  связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение  должно отражать именно эту тему и  никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение  — решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о  том, какой аспект основной темы разрабатывается  в данном абзаце.

     Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова  сейчас же дают понять о чем предложение. Для усиления воздействия следует  ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений  или предложений, в которых несколько  сопутствующих мыслей) в самом  начале или в самом конце.