Документирование управленческой деятельности

ПЛАН

 

 

 

 

 

Введение

К информационно-справочным документам относят документы, служащие средством общения между организациями и частными лицами, подтверждения каких-либо фактов, событий: письмо, акт, телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, факсограмму, докладную записку (объяснительную), справку, заявление.

Обычно организация  составляет любой из перечисленных  документов, в зависимости от фактов, которые необходимо задокументировать, передать, предложить, сообщить, гарантировать, объяснить, подтвердить и т.п. Все варианты выбора необходимого вида информационно-справочного документа и правил их оформления рассматривались в специальной литературе по делопроизводству.

Целью работы является изучение информационно-справочных документов.

 

 

Справки

Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Справка о доходах по месту основной работы Приложение 1

Служебное письмо

Служебные письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, гарантийные письма, письма-приглашения, информационные и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы составления документа, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма.

Во второй части излагается основная часть документа, ради которой  он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п.

В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнять адресату. В одном письме не следует запрашивать сведения по нескольким разнородным вопросам. Письмо, как правило, должно составляться по одному вопросу.

Письмо-ответ должно содержать сведения, точно соответствующие запросу. В нем в обязательном порядке указывается номер и дата соответствующего письма-запроса. Например:

1. В реквизитах углового штампа бланка письма 
   На N 7-7/35 от 24.05.2000
2. Текст письма начинается со слов:  
   На Ваш запрос от 24.05.2000 N 7-07/35 отвечаем…

Сопроводительные  письма рассылаются вместе с документами, не имеющими адресующей части. В сопроводительных письмах указывают наименование сопровождаемого документа и цель его отправления, делается отметка о наличии приложения. Сопроводительные письма начинаются словами: "Направляем Вам…."

Гарантийное письмо - это письменное сообщение, гарантирующее выполнение содержащихся в нем обязательств. В последнем абзаце текста пишется: "Оплату гарантируем. Наши реквизиты:……..". Гарантийные письма подписываются ректором (проректором) и главным бухгалтером университета.

Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст докладной записки делится на две части:

• первая, констатирующая, в которой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация;
• вторая, в которой излагаются предложения, просьбы.

Тексту докладной записки  должен предшествовать заголовок.

Докладная записка оформляется  на простом листе бумаги и подписывается  ее составителем.

Служебная записка

Служебная записка - документ, адресованный руководителю, применяемый для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. В тексте записки излагаются факт или событие, послужившие поводом для ее написания, а также выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Тексту служебной записки  должен предшествовать заголовок.

Служебная записка оформляется  на простом листе бумаги и подписывается  ее составителем.

Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятых по ним решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколированию подлежат совещания ректора, заседания совета университета, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, советов факультетов, проблемных советов, кафедр, научных семинаров, методических комиссий, аттестационных комиссий, инспекционных комиссий, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, квалификационных комиссий, общественных организаций, конференций и симпозиумов.

Протоколы заседаний  государственных и квалификационных комиссий ведутся в специальных  книгах, которые прошнуровываются и  опечатываются, листы книги нумеруются.

В формуляр протокола  включаются следующие реквизиты: наименование университета и его подведомственность, наименование структурного подразделения, название вида документа (протокол), дата, номер, гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), наименование коллегиального органа или конкретного совещания, подписи председателя и секретаря. Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола. Указывается дата проведения заседания, номер протокола, место заседания.

Текст протокола состоит  из двух частей: вводной и основной.

В первой части указываются фамилии и инициалы председателя, секретаря, а также присутствующих членов коллегиального органа и приглашенных (с указанием организаций, которые они представляют). Фамилии располагаются по алфавиту. При большом количестве присутствующих и приглашенных составляются списки, которые прикладываются к протоколу как приложения. В этом случае в вводной части протокола указывается только общее количество присутствующих и приглашенных. Кроме того, эта часть протокола должна содержать повестку дня заседания с перечнем вопросов, подлежащих рассмотрению.

Основной текст протокола  делится на разделы, соответствующие  пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по формуле: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое слово с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово "СЛУШАЛИ" начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Ход обсуждения вопросов не протоколируется, по каждому вопросу записывается результат его обсуждения.

Протокол подписывают  председатель и секретарь заседания.

Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух человек. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда нечетным. Акты составляются как постоянно действующими, так и специально созданными комиссиями, цель работы которых, а также полномочия и состав членов закрепляются приказом ректора.

Акт оформляется в  том количестве экземпляров, которое  определяется целью и задачами работы комиссии, количеством заинтересованных сторон. Каждый экземпляр подписывается  всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, состояния событий. Все экземпляры акта приобретают юридическую силу.

Акт оформляется на общем  бланке или на листе формата А4.

Реквизиты акта:

• Наименование организации - Уральский государственный университет им. А.М. Горького.
• Название вида документа (АКТ) оформляется по центру прописными буквами.
• Дата оформляется цифрами (12.06.2000) и является, как правило, датой актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы. Эта дата является датой составления и подписания акта.
• Индекс (номер) акта может быть оформлен в той же строке, что и дата составления.
• Место составления - г. Екатеринбург.
• Заголовок акта оформляется в левом верхнем углу, ниже реквизита "место составления". Он начинается с предлога "О". В заголовке акта, как правило, отражается цель работы комиссии.
• Текст акта состоит, как правило, из двух логичных составных частей: вводной и констатирующей. При необходимости допускается заключительная часть текста (заключение), в которой могут содержаться выводы, решения или рекомендации комиссии, составившей акт. Вводная часть включает в себя основание, которое закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов.
• При наличии приложений к акту ссылка на них делается в конце текста перед подписями.
• Утверждение. Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу документа. Почти все акты подлежат утверждению ректором или проректорами, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.

Пример оформления акта - Приложение 2

Телеграмма

Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление  документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы оформляются  на бланках телеграммы (хранятся в  отделе документационного обеспечения).

Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Телеграммы печатаются прописными буквами, без предлогов, без переноса слов, без исправлений. Знаки препинания употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие искажает смысл телеграммы; они пишутся сокращенно (зпт, тчк, тире).

Перед текстом указывается адрес организации.

Телеграмма подписывается  ректором или проректором и заверяется гербовой печатью.

После согласования и  подписания телеграмма представляется в отдел документационного обеспечения  для дальнейшей пересылки.

Телефонограмма

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи  и записывается (печатается) получателем. Телефонограммами передаются несложные  тексты (приглашения на совещания, заседания  и т.д.) В тексте не следует употреблять  труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Телефонограммы составляются в двух экземплярах. После подписания один экземпляр передается исполнителю, другой - подшивается в дело.

Пример оформления телефонограммы - Приложение 3

Другие виды информационно-справочных документов

Сообщения, передаваемые электронной почтой

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам электронной почты. Электронная  почта используется как для пересылки  сообщений между средствами электронно-вычислительной техники внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Требования к оформлению документов, пересылаемых электронной  почтой, аналогичны требованиям к  письмам.

 

Документы, передаваемые по факсимильной связи

Факсимильная связь  обеспечивает передачу информации с  бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.). Прием этой информации в  виде копии (факсимиле) называют на практике факсом.

Требования к составлению  и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа - подлинника (письма, договора, протокола и т.д.). Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой.

Передача документа  с помощью факсимильной связи  производится в отделе документационного  обеспечения. Для этого оформляется  заявка, в которой указывается, за счет каких средств будет оплачена отправка факса (бланк находится в отделе документационного обеспечения).

Заявка подписывается:

руководителем структурного подразделения;

экономистом НИЧа или  зам. главного бухгалтера (на предмет  наличия средств);

проректором по научной  работе.

Подписанная заявка вместе с документом, передаваемым по факсу, представляется в отдел документационного обеспечения, где его пересылают в течение дня.

 

Оформление командировки

Оформление командировки осуществляется:

приказом ректора;

заявлением на командировку.