Документирование управленческой деятельности

Приказом оформляются  командировки, не оплачиваемые университетом, командировки за рубеж, командировки студентов и учащихся СУНЦа, а также командировки по плановой учебной деятельности ЦДО.

Для оформления командировки пишется заявление на имя ректора  на простом листе бумаги формата А4, где указывается место назначения, сроки, цель командировки и основание (приглашение). Заявление, завизированное руководителем структурного подразделения, заведующим учебно-методическим отделом, проректором по научной работе (если необходимо), передается в отдел кадров или международный отдел (командировки за рубеж) для подготовки приказа. Проект приказа о командировании может быть подготовлен структурным подразделением.

Подготовленный приказ подписывается только руководителем  структурного подразделения, ректором (проректором), если командировка не оплачивается за счет университета. Если оплата командировочных расходов осуществляется университетом, то приказ визируется руководителем структурного подразделения, заведующим учебно-методическим отделом, главным бухгалтером, ректором (проректором).

Подписанный приказ в  шести экземплярах представляется в отдел документационного обеспечения  для оформления командировочного удостоверения.

Для оформления научной  командировки заполняется заявление (бланк хранится в отделе документационного обеспечения).

Заявление подписывается:

руководителем структурного подразделения (с указанием, за счет каких средств будет произведена  оплата);

экономистом НИЧа (если за счет средств НИЧа);

ректором (проректором).

После подписания заявление передается в отдел документационного обеспечения для последующего визирования у главного бухгалтера и оформления командировочного удостоверения.

Командировочные удостоверения  фиксируются в журнале и выдаются в отделе документационного обеспечения.

 

Оформление доверенности

Доверенность - полномочие, оформленное письменно и выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами.

Текст доверенности фиксирует  факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю  на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей от имени организации. Бланк официальной  доверенности на получение товарно-материальных ценностей хранится в материальном отделе управления бухгалтерского учета и финансового контроля. Данная доверенность визируется у главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) и ректора (проректора), заверяется гербовой печатью, после чего регистрируется в материальном отделе и выдается под роспись материально-ответственному лицу при наличии у него паспорта.

Личные доверенности на получение денежных выплат хранятся в отделе документационного обеспечения. Доверенность оформляется доверителем при наличии у него паспорта в присутствии заверяющего сотрудника отдела документационного обеспечения.

Реквизиты доверенности:

название вида документа (доверенность);

фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, выдавшего доверенность;

фамилия, имя, отчество, должность  и паспортные данные доверенного  лица;

содержание доверенности;

наименование организации, в которой должны быть произведены  операции по доверенности;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности;

подпись лица, выдавшего  доверенность;

дата выдачи доверенности;

должность и подпись  лица, удостоверяющего подпись доверителя;

дата удостоверения  подписи;

печать.

 

Заключение

Обычно организация  составляет информационно-справочные документы, в зависимости от фактов, которые необходимо задокументировать, передать, предложить, сообщить, гарантировать, объяснить, подтвердить и т.п. Все варианты выбора необходимого вида информационно-справочного документа и правил их оформления рассматривались в данной работе.

 

 

Литература

1. Делопроизводство.  Под ред. Алекссева А.В. - М., ОЛМА-Пресс. - 2005.
2. Основы делопроизводства и документационного оборота. - СП-б, АСТ. - 2003.
3. Справочник кадровика. - М., 2010.

 

 

 

 

 

 

Приложения

Приложение 1

Штамп предприятия

(учреждения, организации)

 

 

 

СПРАВКА

 

выдана _______________________________________________________________

                           (фамилия, имя, отчество)

в   том,   что   ему (ей)   в   200_ году   за  период   с   "____"_______ 200_ г.    по

"____"_________  200_  г.    начислен  совокупный  заработок (доход)   в   сумме

___________________________ руб. _________ коп. (____ руб. ____ коп.).

      (сумма прописью)                             (сумма цифрами)

 

     При этом из указанного  заработка (дохода) за ___________________________

проработанных полных месяцев произведены  следующие вычеты:

     а) взносов по заявлению  на благотворительные цели _____________________

_______________________ руб. _____________ коп. (____ руб. ____ коп.);

    (сумма прописью)                                    (сумма цифрами)

     б)  не   облагаемой   налогом   кратной   минимальной   месячной   оплаты 

труда в  РФ  __________________ руб. _______ коп. (____ руб. ____ коп.);

               (сумма прописью)                         (сумма цифрами)

     в) расходов на  содержание детей и иждивенцев _________________________

______________________ руб. ______________ коп. (____ руб. ____ коп.);

    (сумма прописью)                                    (сумма цифрами)

 

     Сумма заработка (дохода), с которого удержан налог ____________________

_______________________ руб. _____________ коп. (____ руб. ____ коп.);

     (сумма прописью)                                   (сумма цифрами)

 

     Сумма удержанного  налога ___________________ руб. __________ коп.

                                   (сумма прописью)

(____ руб. ____ коп.).

   (сумма цифрами)

 

 

"____"____________ 200_ г.

 

 

Печать

 

 

     Гл. бухгалтер ______________________________   _________________

                            (фамилия, и., о.)              (подпись)

 

 

 

Приложение 2

 

Приложение 3

 

 

 

 

 

 

.