Документирование управленческой деятельности

2 Нормативно-методическая  база делопроизводства.

Стандартизация  и унификация документов 

 

2.1 Законодательная  база делопроизводства.

2.2 Нормативная  база делопроизводства.

2.3 Государственные  стандарты на документацию.

2.4 Унификация  и стандартизация документов.

2.5 Общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации.  

 

 

 

Нормативно-методическая базы делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность служб делопроизводства.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:

·           законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

·           указы и распоряжения президента, постановления Правительства;

·           нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств);

·           государственные стандарты на документацию;

·           общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

·           унифицированные системы документации;

·           нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.  

 

 

 

2.1 Законодательная  база делопроизводства 

 

·           Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

·           Федеральный закон Российской Федерации от 4 июля 1996 г. № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене».

·           Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации».

·           Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. «О государственной тайне».

·           Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товара».

·           Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных».

·           Федеральный закон Российской Федерации от 16 февраля 1995 г. № 129-ФЗ «О почтовой связи».

·           Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о Государственном гербе РФ» (с изменениями от 17 ноября 1997 г.).

·           Указ Президента от 17 марта 1994 г. № 552 «О Положении об Архивном фонде РФ».

·            Постановление Правительства РФ от 29 декабря 1998 г. № 1562 «О Положении о Федеральной архивной службе РФ».

·           Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и банков с изображением  Государственного герба РФ».

·           Постановление Совета Министров и Правительства РФ от 3 марта 1993 г. № 191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».  

 

 

 

2.2 Нормативная  база делопроизводства 

 

В 1991 г. Росархивом была разработана  и предложена для внедрения ГСДОУ  — «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

ГСДОУД — это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в организациях, учреждениях.

Основная цель ГСДОУ —  упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий, сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.

Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации», изданной в 1993 г. Она устанавливает  общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах и является основной для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством.  

 

 

 

2.3 Государственные  стандарты на документацию 

 

В соответствии с ГОСТ 1.0-92, стандарт — это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.

Государственные стандарты  разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое  значение. Содержание их требований, области  распространения, сферы действия и  даты введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. Государственные стандарты утверждаются Госстандартом России.

К государственным стандартам на документацию относятся:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации, Требования к оформлению документов»; 

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения».  

 

 

 

2.4 Унификации  и стандартизация документов 

 

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документы, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов.

Унификация — это уменьшение многообразия типов и видов изделий функционального одинакового назначения. Применительно к управленческим документам — это установление единообразия состава и форм этих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

На основании процесса унификации создаются унифицированные системы документации (УСД) — это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действуют  восемь унифицированных систем документации:

·           организационно-распорядительной;

·           банковской;

·           финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской бюджетных учреждений и организаций;

·           унифицированная система отчетно-статистической;

·           учетной и отчетной бухгалтерской по предприятиям;

·           по труду;

·           Пенсионного фонда Российской Федерации;

·           внешнеторговой.  

 

Основным методом оптимизации  процессов управления и совершенствования  документации наряду с унификацией является и стандартизация. Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. На практике процесс стандартизации находит свое отражение в Государственных стандартах.  

 

 

 

2.5 Общероссийские  классификаторы технико-экономической

и социальной информации 

 

Одновременно с формированием  УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации — это нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

Классификации и кодированию  подлежат социальные и экономические  объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать  общесоюзных классификаторов.

В зависимости от области  применения их подразделяют на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы информации по от содержанию подразделяются на три группы:

1.     об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор  стандартов (ОКС);

Общероссийский классификатор  продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор  валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор  единиц измерения (ОКЕИ);

Товарная номенклатура внешнеэкономической  деятельности (ТН ВЭД) и др.;

2.     об организационных структурах:

Общероссийский классификатор  органов государственной власти (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор  предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор  экономических районов (ОКЭР);

Общероссийский классификатор  отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.;

3.     о населении и кадрах:

Общероссийский классификатор  информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор  специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН) и др.  

 

 

 

Контрольные вопросы по 2 разделу 

 

1. Каково назначение законодательной  и нормативно-методической баз  делопроизводства?

2. Какие документы регламентируют  деятельность организаций в их  делопроизводственной  функции?

3. Каково назначение унификации  и стандартизации документов?  

 

3 Правила оформления  документов

 

 

3.1 Бланки документов.

3.2 Требования к оформлению реквизитов документов.  

 

 

 

3.1  Бланки документов

 

 

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение их сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов используется два основных формата  бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм —  левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков  — угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над  серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные  отметки для реквизитов 11, 12, 13 в  пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

·           центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны их расположения);

·           угловым (флаговым) (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны их расположения).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий; письма; конкретного вида документа.

Общий используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации он включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограниченные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках:  русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.