Документирование управленческой деятельности

 

При употреблении деепричастных оборотов следует  помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо — субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.  

 

Неправильно:

Оггенивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент  внедренных разработок.  

 

Правильно:

Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокого процент внедренных разработок.  

 

Особый  тип предложений в деловой  речи — сложные рубрицированные  перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации:  

 

При проработке данного вопроса  редакцией были сформулированы специфические  требования к выделяемому помещениях:

оно не должно располагаться на уровне одного этажа;

должно иметь не менее двух залов  площадью 35 — 40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

должно иметь не менее 1б-ти кабинетов  на 2 — 3 чел. каждый и один зал для  заседаний;

помещение не должно требовать ремонта;

необходим ряд помещений технического назначения.  

 

 

 

4.2.13 Этикет делового  общения

 

 

Этикет  — это установленный порядок  поведения где-либо. Деловой этикет — это порядок поведения в системе делового общения.

Основу  правил делового этикета составляют:

·        вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

·        соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

·        умение принимать решения и способность их выполнять;

·        честность в деловых отношениях;

·        умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

·        терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

·        умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;

·        умение использовать в споре аргументы, а не авторитет.

В письменном деловом общении необходимо соблюдать  деловой этикет в формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др.

Обращение — это апелляция к личности адресата. Задача обращения — установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать.

Наиболее  общие формулы обращения, которые  могут использоваться в любых  ситуациях делового общения:

Уважаемый господин... (фамилия)! Уважаемая госпожа... (фамилия).г или:

Уважаемые господа!

К должностным  лицам можно обращаться с указанием  должности и без фамилии:

Уважаемый господин Президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый  господин министр!

В письмах-приглашениях, поздравлениях допускается обращение  по имени и отчеству:

Уважаемый Игорь Константинович!

При обращении  к лицам одного профессионального  круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги! 

Поскольку деловое общение является официальным  по своему характеру, а его участники  - это должностные лица и работники, действующие от имени организаций, при формулировке просьб, апросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от 1-го лица множественного числа:

Предлагаем Вашему вниманию коллекцию  обуви сезона «Весна — лето-2000»...

Представляем на рассмотрение и  утверждение проект генеральной схемы...

Напоминаем, что срок выполнения договора от 10.0б.2002 № 18/45 истекает...

Просим сообщить о возможности  приобретения партии товара...

Формула обращения от 1-го лица единственного  числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в документах, оформленных на бланках должностных лиц.

Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при ведении переписки.

Первое  и основное правило переписки  — не затягивать с ответом, не заставлять своего корреспондента ждать. Если не имеется возможности дать ответ в установленный срок, необходимо сообщить об этом адресату, как и о том, когда будет дан окончательный ответ; при этом следует извиниться за задержку, объяснив ее объективную причину.

Необходимо  быть искренним с деловым партнером  и доверять ему. Не следует писать ненужных писем (отписок). Каждое письмо, какого бы вопроса, оно ни касалось, должно быть максимально информативным, но не многословным.

При подготовке ответа следует быть внимательным к  оформлению реквизита «Адресат»: если поступившее письмо подписал руководитель, ответ нужно адресовать на его имя, если заместитель руководителя — отвечать необходимо ему.

Если  от партнера по переписке ожидался ответ и он был важен, то в следующем  письме к партнеру следует поблагодарить его за ответ.

Если  партнер обратился с просьбой, которую невозможно выполнить, то следует  объяснить причину отказа, по возможности предложив что-либо взамен, или порекомендовать обратиться позже или в другое учреждение.

Следует исключить ложную вежливость. Вычурные выражения типа: «Будьте так любезны» или «Не откажите в любезности сообщить» и другие неуместны в деловых письмах.

Необходимо  исключить из текста служебного письма местоимения «я» и «он», заменив  их на «мы» и «Вы». Страдательные конструкции предпочтительнее действительных:

не мы выполним, а нами будет выполнено;

не Вы предлагаете, а Вами предложено.

Если  нужно напомнить партнеру о необходимости  выполнить взятые им обязательства, то напоминание или претензия формулируются спокойно и четко, без резких выражений.  

 

 

 

Контрольные вопросы  по 4 разделу

 

 

1. Каковы  особенности языка деловых документов?

2. Какова  специфика фраз и выражений,  употребляемых в текстах документов?

3. Какие  виды сокращений могут применяться  в текстах документов?

4. Каковы  особенности построения предложений  текстов документов?

5. Что  подразумевает этикет делового  общения? 

5 Система организационно-правовой  документации

 

 

5.1 Назначение и особенности организационно-правовой документации.

5.2 Составление и оформление организационно-правовых документов.  

 

 

 

5.1 Назначение  и особенности организационно-правовой  документации

 

 

Организационная функция — одна из основных управленческих функций. В ее содержание входит: создание, реорганизация, ликвидация организации; формирование структуры; определение  штатной численности и номенклатуры должностей; регламентация деятельности  структурных подразделений и работников; формирование коллегиальных и совещательных органов управления; регламентация деятельности аппарата управления; лицензирование деятельности в необходимых случаях; установление режима работы и системы охраны; организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов. К таким документам относятся:

·           устав организации

·           положение об организации;

·           положения о структурных  подразделениях;

·           положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты их работы;

·           штатное расписание;

·           инструкции по отдельным видам деятельности;

·           должностные инструкции;

·           правила, памятки.

Все эти  документы являются правовой основой  деятельности организации.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права  и обязательные для исполнения. Они  составляют правовую основу деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (собрание акционеров, совет директоров) или руководителем структурного подразделения). Также могут утверждаться непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки  зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое составляется ежегодно). В них могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартных  листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов:

·           название учреждения или подразделения;

·           наименование вида документа;

·           дата;

·           номер документа; 

·           заголовок к тексту;

·           подпись, гриф утверждения.

Датой такого документа является дата его утверждения.

Текст большинства  организационно-правовых документов состоит  из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки эти документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.  

 

 

 

5.2 Составление  и оформление организационно-правовых  документов

 

 

5.2.1 Учредительный  договор

 

 

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава.

Учредительный договор такого лица заключается  его учредителями (участниками). В  учредительных документах юридического лица должны содержаться его наименование, местонахождение, порядок управления деятельностью, а также другие сведения, предусмотренные законом для  юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

В учредительном  договоре учредители определяют условия  передачи юридическому лицу своего имущества и участия в его деятельности. Договором закрепляются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

И изменения  учредительных документов приобретают  силу для третьих лиц с момента  их государственной регистрации, а  в случаях, установленных законом, — с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений

Закон РФ от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах  с ограниченной ответственностью»  (далее — Закон об обществах с ограниченной ответственностью) устанавливает, что учредители общества заключают учредительный договор и утверждают устав общества. Они являются учредительными документами общества.

Если  общество учреждается одним лицом, его учредительным документом является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.

Учредители  общества избирают (назначают) исполнительные органы общества, а также в случае внесения в уставный капитал общества неденежных вкладов утверждают их денежную оценку.

В учредительном  договоре учредители общества обязуются  создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. В этом документе определяются также состав учредителей (участников) общества, размер его уставного капитала и размер доли каждого из учредителей (участников), размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал  общества  при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.