Документирование управленческой деятельности

·        Общие положения.

·        Основные задачи.

·        Функции.

·        Права и обязанности.

·        Руководство.

·        Взаимоотношения.

·        Контроль, проверка и ревизия деятельности.

·        Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» содержатся официальные полное и сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется какие печати и официальные бланки имеет.

Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые она призвана решать и которые .определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право — это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К ним относятся: право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности организации, их периодичность или сроки, порядок предоставления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается; в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.  

 

 

 

5.2.4 Положение  о структурном подразделении  (коллегиальном и совещательном органе — комиссии, совете, правлении, совещании)

 

 

Положение о структурном подразделении (коллегиальном и совещательном  органе-комиссии, совете, правлении, совершении) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения разрабатываются как для постоянно  действующих коллегиальных и  совещательных органов, так и для временно действующих.

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые разрабатываются  для однотипных организаций и  структурных подразделений. При  наличии типового. конкретные положения разрабатываются на его основе.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или, соответственно, руководителем коллегиального или совещательного органа. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) , если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения о подразделении  являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к  тексту, текст, подпись, визы. Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Текст положения  о подразделении состоит из разделов:

·        Общие положения.

·        Основные задачи.

·        Функции.

·        Права и обязанности.

·        Ответственность.

·        Взаимоотношения.

Если  структурное подразделение состоит  из подразделений (секторов, отделов, групп, бюро и др.), в положение о таком подразделении после раздела «Основные задачи» включается раздел «Структура», а на каждое подразделение в составе крупной структурной единицы разрабатываются самостоятельные положения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» формулируются цели, стоящие перед подразделением, или проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности.

В разделе «Функции» устанавливаются виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и, при необходимости, уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в  случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношении» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и предоставляет подразделение, периодичность и сроки предоставления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о коллегиальном или совещательном  органе разрабатывается для регламентации  деятельности коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно-правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о совете директоров, положение о правлении (в акционерном обществе), положение о коллегии (в органах власти и управления), положение о Научно-техническом совете, положение об ученом  совете, положение о постоянно действующем совещании при генеральном директоре и др.

Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы.

Положение о коллегиальном органе управления утверждается высшим органом управления организации, положение о совещательном органе утверждается руководителем организации, осуществляющим исполнительно-распорядительные функции.  

 

 

 

5.2.5 Должностная  инструкция

 

 

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Первичным элементом структуры управления является должность. Формирование системы  должностей зависит от объема, состава, характера функций; выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все  должности, которые предусмотрены  штатным расписанием, кроме должности  руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение  о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик  по общеотраслевым должностям служащих (утверждены Постановлением Минтруда России от 10.11.1992 г. № 30). При разработке должностных инструкций для государственных  служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных  органов исполнительной власти (Письмо Минтруда России от 13.03.1996 г.).

Должностная инструкция оформляется на общем  бланке организации. Ее обязательными  реквизитами являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись.

Должностная инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются эти инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Проставляется дата должностной инструкции (дата ее утверждения).

После утверждения  на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную  визу: 

 

 

 С конструкцией ознакомлен:  ___________                            ___________                 

                                          дата                                       подпись 

 

Текст должностной  инструкции, как правило, состоит  из разделов:

·        Общие положения.

·        Должностные обязанности.

·        Права.

·        Ответственность.

·        Взаимоотношения.

Раздел  «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения, кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность  и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные  обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов); виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: руководит, готовит, утверждает, рассматривает, исполняет, обеспечивает и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить  на группы:

·        обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);

·        обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);

·        обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);

·        обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей: право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.); право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

В разделе  «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет их совместную подготовку и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.