Документирование управленческой деятельности

Указанное свойство управленческой информации связано  с целым рядом других, в частности:

·        достоверность (объективность);

·        убедительность (аргументированность);

·        полнота (достаточность) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями указанного стиля являются:

·           нейтральный тон изложения;

·           точность и ясность изложения;

·           лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники этого общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия не имеет особого значения, поскольку текст документа — это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность  изложения достигается употреблением  терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов — языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля  играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов  их употребления в текстах документов.  

 

 

 

4.2 Требования  к текстам документов

 

 

4.2.1 Употребление  специальной лексики

 

 

Понятие «специальная лексика» включает термины  и профессионализмы. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике ,  и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного  управления и документационного  обеспечения управления.

Правильность  и стабильность употребления терминов устанавливают терминологические  словари и стандарты, которые  способствуют упорядочению терминологии.

Употребляя  такие устойчивые словосочетания в  деловой документации, необходимо предусматривать, что они должны быть понятны и  автору, и адресату, и при необходимости  раскрывать содержание термина, что  можно сделать несколькими способами:

·           дать официальное определение;

·           расшифровать его словами нейтральной лексики;

·           заменить общепонятным словом или выражением.

Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов —  чаще всего в связи с незнанием  их значения. Трудности объясняются  еще и постоянным изменением системы  терминов: меняется содержание уже  существующих понятий, возникают новые, часть из них устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном  из своих значений. Если одно и тоже понятие обозначается несколькими  терминами, возникает синонимия  терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают  по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении их важно обращать внимание на то, какую  сторону или свойства понятия  необходимо обозначить, выделить в  контексте.

Например, даже такие термины-синонимы, как  «договор», «контракт», «соглашение» различаются  практикой употребления: в трудовом законодательстве установлен трудовой договор (контракт); в гражданском  двух- и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках  употребляется преимущественно  термин «контракт», а договоренности в ряде областей фиксируются в  соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом  сотрудничестве» и др.),

Существует  и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина  или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление  это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы  возникают в двух случаях:

·        специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

·        слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация-пересадка, карданное устройство — кардан и др.).

Область употребления профессионализмов —  это, как правило, устная речь. Использование  их в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная  жаргонная лексика — это форма  профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной.  

 

 

 

4.2.2 Устаревшая  лексика

 

                      

Среди устаревшей лексики выделяются две категории  слов: архаизмы и историзмы.

Архаизмы — это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные из употребления синонимичными словами.  

Историзмы — это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением обозначавшихся ими понятий.

Употребление  таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:  

 

Вместо                                                              Следует писать

при сем направляем                                          направляем

означенный (вышеозначенный)                      названный(вышеназванный)

вышепоименнованный                                     указанный (названный)

сего года                                                           этого года (текущего года)

настоящим сообщаем                                    сообщаем

настоящий акт составлен                            акт составлен.  

 

 

 

4.2.3 Неологизмы

 

 

Неологизмы — это слова, обозначающие новые понятия и предметы которые делятся на две категории: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмы-профессионализмы (или слова профессионального жаргона). Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы  первого типа имеют полное право  на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, префектура, депозитарий, телефакс и др.

Неологизмы  второго типа не должны употребляться  в официальной деловой речи.  

 

 

 

4.2.4 Заимствованные  слова

 

 

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто они заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование такой лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичной ошибкой является излишнее употребление иноязычных слов, их использование вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:  

 

«пролонгировать» вместо «продлить»;

«анонс» вместо «объявление» и др.  

 

Если  для обозначения предмета или  понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения  недопустимо.  

 

 

 

4.2.5 Слова с  «универсальным» значением

 

 

Особенность делового стиля — употребление так  называемых универсальных слов, т.е. слов со стертым, неопределенным значением. Они являются многозначными, что  позволяет использовать их в различных  контекстах вместо точных смысловых  определений например:

До настоящего времени слабо  ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей (слово «слабо» означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).

Протокол слабо отражает позиции  сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино (слово «слабо» означает неточно, а может быть, и предвзято). Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно является нормой. Они употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой — изложить события, дать общую оценку ситуации.  

 

 

 

4.2.6 Сокращенные  слова

 

 

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) для обозначения понятий используются сокращения.

Различают два их основных вида:

·        лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

·        графические, т.е. применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л., экз. и др.

Аббревиатуры  функционируют как самостоятельные  слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Типы  аббревиатур:

·        инициальные сокращения — сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они, в свою очередь, подразделяются на:

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС  ОТИС, ВОСВОД, вуз;

буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть — звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК;

·        слоговые сокращения — образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;

·        частично сокращенные слова — образованные из части или частей слов и полного слова: Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

·        усечения: зам., зав., спец., пред.;

·        телескопические сокращения — образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[диостан]ция), бионика (био[логия и электро]ника);

·        сокращения смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Типы  графических сокращений:

·        точечные: стр. — страница, др. — другие, т.п. — тому подобные, см. — смотри, эт. — этак, ул. — улица и др.;

·        дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин;

·        косолинейные: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др.;

·        нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины) т, кг, см, л;

·        комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, сев.-зап. — северо-западный и др.

Слоговые  и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство и др.