Автор: Пользователь скрыл имя, 10 Декабря 2012 в 19:07, курс лекций
Нормативно-методическая базы делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность служб делопроизводства.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
законодательные акты РФ в сфере информации и документации;·
указы и распоряжения президента, постановления Правительства;
2.1 Законодательная база делопроизводства.
2.2 Нормативная база делопроизводства.
2.3 Государственные стандарты на документацию.
2.4 Унификация и стандартизация документов.
2.5 Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Указанное свойство управленческой информации связано с целым рядом других, в частности:
· достоверность (объективность);
· убедительность (аргументированность);
· полнота (достаточность) и др.
Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.
Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.
В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.
Основными особенностями указанного стиля являются:
· нейтральный тон изложения;
· точность и ясность изложения;
· лаконичность, краткость текста.
Нейтральный тон изложения — это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники этого общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия не имеет особого значения, поскольку текст документа — это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.
Точность
изложения достигается
Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.
Лаконичность изложения текста — это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.
Рассмотренные
особенности официально-
Понятие «специальная лексика» включает термины и профессионализмы. Термин — это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике , и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины,
используемые в управленческой документации,
— это отраслевая терминология,
отражающая содержание той предметной
области, которой посвящен документ,
и специальные слова и
Правильность
и стабильность употребления терминов
устанавливают
Употребляя
такие устойчивые словосочетания в
деловой документации, необходимо предусматривать,
что они должны быть понятны и
автору, и адресату, и при необходимости
раскрывать содержание термина, что
можно сделать несколькими
· дать официальное определение;
· расшифровать его словами нейтральной лексики;
· заменить общепонятным словом или выражением.
Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов — чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть из них устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).
При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и тоже понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.
Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении их важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.
Например,
даже такие термины-синонимы, как
«договор», «контракт», «соглашение» различаются
практикой употребления: в трудовом
законодательстве установлен трудовой
договор (контракт); в гражданском
двух- и многосторонние сделки называются
договорами; во внешнеторговых сделках
употребляется преимущественно
термин «контракт», а договоренности
в ряде областей фиксируются в
соглашениях («тарифное соглашение»,
«соглашение о научно-
Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.
Профессионализмы возникают в двух случаях:
· специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);
· слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация-пересадка, карданное устройство — кардан и др.).
Область употребления профессионализмов — это, как правило, устная речь. Использование их в текстах документов крайне нежелательно.
Профессиональная жаргонная лексика — это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной.
Среди устаревшей лексики выделяются две категории слов: архаизмы и историзмы.
Архаизмы — это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные из употребления синонимичными словами.
Историзмы — это слова, вышедшие из употребления в связи с исчезновением обозначавшихся ими понятий.
Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:
Вместо
при сем направляем
означенный (вышеозначенный) названный(
вышепоименнованный
сего года
настоящим сообщаем сообщаем
настоящий акт составлен акт составлен.
Неологизмы — это слова, обозначающие новые понятия и предметы которые делятся на две категории: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмы-профессионализмы (или слова профессионального жаргона). Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.
Неологизмы первого типа имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, префектура, депозитарий, телефакс и др.
Неологизмы второго типа не должны употребляться в официальной деловой речи.
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто они заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование такой лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичной ошибкой является излишнее употребление иноязычных слов, их использование вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:
«пролонгировать» вместо «продлить»;
«анонс» вместо «объявление» и др.
Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.
Особенность делового стиля — употребление так называемых универсальных слов, т.е. слов со стертым, неопределенным значением. Они являются многозначными, что позволяет использовать их в различных контекстах вместо точных смысловых определений например:
До настоящего времени слабо
ведутся подготовительные работы по
реконструкции и ремонту
Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино (слово «слабо» означает неточно, а может быть, и предвзято). Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно является нормой. Они употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой — изложить события, дать общую оценку ситуации.
Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) для обозначения понятий используются сокращения.
Различают два их основных вида:
· лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;
· графические, т.е. применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л., экз. и др.
Аббревиатуры
функционируют как
Типы аббревиатур:
· инициальные сокращения — сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они, в свою очередь, подразделяются на:
буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;
звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;
буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть — звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК;
· слоговые сокращения — образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;
· частично сокращенные слова — образованные из части или частей слов и полного слова: Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;
· усечения: зам., зав., спец., пред.;
· телескопические сокращения — образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[диостан]ция), бионика (био[логия и электро]ника);
· сокращения смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.
Типы графических сокращений:
· точечные: стр. — страница, др. — другие, т.п. — тому подобные, см. — смотри, эт. — этак, ул. — улица и др.;
· дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин;
· косолинейные: п/о — почтовое отделение, б/г — без года и др.;
· нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины) т, кг, см, л;
· комбинированные: ж.-д. — железнодорожный, сев.-зап. — северо-западный и др.
Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство и др.
Информация о работе Документирование управленческой деятельности