Документирование управленческой деятельности

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и  последующие нумеруют. Номера страниц  проставляют посередине верхнего поля листа.  

 

 

 

3.2 Требования  к оформлению реквизитов документов

 

 

Реквизит — это обязательный информационный элемент оформления официального документа.

В соответствии ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», при подготовке и оформлении документов используют 30 реквизитов.

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, ч. 1, ст. 5021).

02. Герб субъекта Российской  Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации  или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). На гербовых бланках данный реквизит не используется.

04. Код организации проставляют по ОКПО.

05. Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

О6. Идентификационный номер  налогоплательщика \ код причины  постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют ОКУД.

08. Наименование организации,  являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации  указывают сокращенное, а при  его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный  язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном  языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное  наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают  в том случае, если кто-либо из них  является автором документа, и располагают  ниже наименования организации.

09. Справочные данные  об организации включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида  документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. 

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также  оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Например:  

 

 

 № 08-04-117287, где 

08 — шифр структурного  подразделения в организации; 

04 — шифр сотрудника  в этом структурном подразделении,  который является составителем  документа;

11 — индекс дела по  номенклатуре дел;

287 — порядковый номер  документов в текущем году. 

 

 

 Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя  и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Применяется на бланках писем и выглядит следующим образом: 

 

 

 На №_______от «___»_______________  

 

 

 14. Место составления  или издания документов указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (например, ЗАО «Труд») и «Справочные данные об организации» (в том случае, когда на бланке указан юридический адрес регистрации организации, а фактически она расположена в другом населенном пункте). Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. При этом слово «город» или «г.» не ставится для Москвы, а также городов, названия которых оканчиваются на -бург, -град, -город (Санкт-Петербург, Калининград, Нижний Новгород).

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают  в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):  

 

Минюст России

Департамент информатизации

и  научно-технического обеспечения       

 

Должность лица, которому адресован  документ, указывают в дательном  падеже, например:                                                                                                            

 

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину 

 

или  

 

АО «Электромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову 

 

Если документ отправляют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: 

 

Школам Ленинского района

г. Новосибирска 

 

Документ не должен содержать более  четырех адресатов. Слово «Копия»  перед вторым, третьим, четвертым  адресатами не указывают. При большем  числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может  входить почтовый адрес. Элементы почтового  адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию  указывают ее наименование, затем  почтовый адрес, например:                             

                                                                                       

Всероссийский научно-исследовательского

институт документоведения и 

архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393  

 

При адресовании документа физическому  лицу указывают почтовый адрес, затем  фамилию и инициалы получателя, например:                                                                                                                                       

 

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Образцову О.П.  

 

16. Гриф утверждения. Документ утверждается должностным лицом  (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:  

 

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

______________В.А. Степанов   

Личная подпись

«____»______________________ 

 

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:  

 

УТВЕРЖДЕН

решением  общего собрания

акционеров ЗАО «Луч»

от 05.04.2003 № 14  

 

или  

 

УТВЕРЖДЕНО 

приказом по основной деятельности

от 05.04.2003 № 82  

 

Гриф утверждения документа  располагают в правом верхнем  углу первого листа документа. Реквизит проставляется на всех организационно-правовых документах, а также на актах.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:                                                                                                                            

 

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект  

договора с Консалтинговой группой 

«ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись 

Дата   

 

Если исполнителей названо несколько, то ответственным за исполнение данного  поручения будет должностное  лицо с первой названной фамилией.

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наимёнованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

— о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

— чего (кого)/, например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

19. Отметку о контроле  за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» и проставляют справа на верхнем поле документа или на левом поле документа выше места для прошива.

Наличие такой отметки говорит  о том, что после исполнения данного  документа, ответственный обязан отчитаться о проделанной работе перед лицом, поставившем данную отметку.

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Текст документа оформляется в соответствии с нормами официально-делового стиля.

21. Отметку о наличии  приложения  названного в тексте письма, помещают непосредственно под текстом с красной строки.

Если наименование прилагаемого документа  упоминалось выше по тексту, в отметке  указывают только общее количество листов и число экземпляров, например:  

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 5 л. в 2 экз.  

 

Если письмо имеет приложение не названное в текст, то сначала  указывают его наименование и  затем число листов и экземпляров  при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:  

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.                          

      2. Правила подготовки и оформления документов Управления  регионального кредитования на 7 л. в 2 экз. 

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:  

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему,                          

         всего на 3 л. в 1 экз.  

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе  ад адреса, то отметку о его наличии  оформляют следующим образом:  

 

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.  

 

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложение №» с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: