Документирование управленческой деятельности

 

 

 

5.2.6 Регламент

 

 

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Регламент коллегиального или совещательного органа определяет статус этого органа„  порядок: планирования работы, подготовки материалов для рассмотрения на заседании, их внесения на рассмотрение, рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведения протокола заседания, оформления решений, доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование учреждения, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты  утверждаются руководителем организации  или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами  коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделениями и юридической службой.  

 

 

 

5.2.7 Штатное расписание

 

 

Штатное расписание  — правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных  листах формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут  планово-экономическое подразделение  и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст составляется в табличной форме, указываются  коды и наименования, структурных  подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписание может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем  подразделения, ответственного за его  подготовку,или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.  

 

 

 

5.2.8 Инструкция

 

 

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки  и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т.д.

Инструкции  оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые  распространяется ее требования.

Инструкция  подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшего ее, и утверждается руководителем организации. В процессе подготовки инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которое касается содержания инструкции.

Документы инструктивного характера могут  также называться правилами и  положениями. 

 

 

 

Контрольные вопросы  по 5 разделу

 

 

1. Какова  основная функция организационно-правовой  документации в управленческой  деятельности организации?

2. Какие  документы относятся к организационно-правовой  системе? 

3. Каков  срок действия организационно-правовых  документов?

4. Какие  документы относятся к учредительным  документам организации? 

5. Каковы  способы придания юридической  силы организационно-правовым документам?

6 Система распорядительной  документации

 

 

6.1. Назначение и особенности распорядительной документации.

6.2 Процедура издания распорядительных документов.

6.3 Составление и оформление распорядительных документов.  

 

 

 

6.1 Назначение  и особенности распорядительной  документации 

 

 

Независимо  от организационно-правовой формы, характера  и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное  назначение распорядительных документов — регулирование и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования  организационной структуры учреждения, определения или корректировки  средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным  подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость  объектов по вертикали.

В юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам: в  них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

·        с их помощью разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

·        их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

·        они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

·        правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации. Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

·        правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

·        правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные  документы, издаваемые органами федеральной  исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Выделяют следующие акты:

·        затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

·        межведомственного характера;

·        регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка  нормативных правовых актов федеральных  органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием  для издания распорядительного  документа может быть:

·        необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решении вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

·        необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные  документы могут издаваться совместно  несколькими органами управления.

С точки  зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на издаваемы в условиях:

·        коллегиальности;

·        единоличного принятия решений. 

В первом случае распорядительные документы  издаются на основе решений, принимаемых  совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе  коллегиальных органов особое место  занимают совещательные по своему статусу, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Такое принятие обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители  органов управления, действующих  на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.  

 

 

 

6.2 Процедура  издания распорядительных документов

 

 

6.2.1 Издание распорядительных  документов в условиях единоличного  принятия решений

 

 

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — включает следующие стадии:

1. Инициирование  решения (обоснование необходимости  издания распорядительного документа).

2. Сбор  и анализ информации по вопросу. 

3. Подготовка  проекта распорядительного документа. 

4. Согласование  проекта документа. 

5. Доработка  проекта распорядительного документа  по замечаниям.

6. Принятие  решения (подписание документа).

7. Доведение  распорядительного документа до  исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании  распорядительного документа и  призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся  на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства  организации, по инициативе руководителей  структурных подразделений или  подведомственных организаций, а также  отдельных специалистов. Обоснование  необходимости издания распорядительного  документа может излагаться в  докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном  письме. Эти документы выступают  в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся  специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает  интересы различных подразделений, по решению руководства организации  создается временная комиссия или  назначается группа работников для  подготовки проекта распорядительного  документа.

Сбор  и анализ информации для выработки  управленческого решения предусматривает  сбор объективной, достаточной и  своевременной информации. Для этого  необходимо, прежде всего, определить источники такой информации —  это могут быть законодательные  акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих  и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической  печати научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого  решения, причем, как правило, в процессе анализа прорабатываются различные  варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.