Документирование управленческой деятельности

Оформление  выработанного решения в виде проекта распорядительного документа  осуществляется не на бланке, а на стандартном  листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется  слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был его окончательный вариант.

Согласование  проекта документа подразумевает  визирование (если для издания документа  достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций  много, внешнее согласование  проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования»

Внутреннее  согласование проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной  организацией (если в проекте документа  затрагивающиеся вопросы организации  труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет  соответствия проект документа действующему законодательству), а также с заместителями  руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны, замечали я и дополнения к проекту  документа. Они могут быть внесены  непосредственно в представленный проект документа или оформлены  на отдельном листе как особое мнение или замечали. В последнем  случае при визировании на проекте  документа кроме подписи визирующего  лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или  «Замечания прилагаются».

Особое  мнение, оформленное на отдельном  листе, прикладывается к проекту  документа и  возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны  будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если  проект распорядительного документа  готовился по поручению вышестоящей  организации, проект документа оформляется  не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской. Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, — решающая стадия подготовки этого документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей — это тиражирование  документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.  

 

 

 

6.2.2 Издание распорядительных  документов в условиях коллегиальности

 

 

Подготовка  распорядительных документов при коллегиальном  при принятии решении включает следующие  стадии:

1. Подготовка  материалов к заседанию коллегиального  органа.

2. Внесение  материалов на рассмотрение коллегиального  органа.

3. Обсуждение  вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального  органа.

4. Принятие  решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление  протокола заседания. 

6. Издание  распорядительного документа. 

7. Доведение  решения до исполнителей.

Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений подведомственных и иных организаций. Справка должна содержать исчерпывающую информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть - поручения.

На второй стадии подготовленные материалы — справка и проект решения — передаются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10—15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться.

Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного — подготовка заседания, и основного - заседание. На первом этапе председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, и проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания: членам коллегиального органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию. На втором этапе (четвертая стадия) обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

Шестая стадия — издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, московской городской думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций,' предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения.

Решения информационного характера, как  правило, не оформляются в виде распорядительного  документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании распорядительных  документов при единоличном принятии решений. 

 

 

 

6.3 Составление  и оформление распорядительных  документов

 

 

6.3.1 Постановление

 

 

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.  

 

 

 

6.3.2 Решение

 

 

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках  и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа место издания заголовок к тексту, подпись. руководителя коллегиального органа.

Текст постановления  или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, в решениях — РЕШИЛ  (РУШИЛА, РЕШИЛО), которое печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

При необходимости  констатирующая часть может содержать  ссылки на законы, ранее изданные постановления  и другие нормативные акты.

Если  постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст  начинается следующим образом:  

 

Совет директоров РЕШИЛ:… 

 

Пункты  распорядительной части содержат нормативные  положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой оно дается, его содержание и (при необходимости) срок выполнения.

Постановления (решения) могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части.

Проект  постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем  органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.  

 

 

 

6.3.3 Приказ

 

 

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по основной деятельности и  личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и(или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на. бланке приказа. Обязательными  реквизитами являются наименование вышестоящей организации (если она  имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

В настоящее  время распространено применение унифицированных  форм приказов по личному составу.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых  реквизитов и указанием на верхнем  поле документа справа-«Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного  и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы  содержащиеся в проектах поручения  были конкретными и реальными, соответствовали  действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали  в дальнейшем необходимость корректировки  принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?».

Текст приказа  состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания  приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данном организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Если  проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного  приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если  приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию  функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. 

Эта часть  отделяется от распорядительной словом «приказываю», которое печатается с  новой  строки строчными буквами вразрядку.

Констатирующая  часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются  в разъяснении или обосновании.

Распорядительная  часть приказа излагается в повелительной  форме от 1-го лица единственного  числа. Каждое поручение оформляется  в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.