Документирование управленческой деятельности

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке этого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа — это пункт  о контроле, в котором указывается  наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Если  пункт распорядительной части носит  организационный характер, то исполнители  и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

При составлении  проекта приказа необходимо:

·        увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

·        излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

·        намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

·        обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

·        указывать структурные подразделения и должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа;

·        указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект  приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных  придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе всякого рода пожелания и выражения: поднять уровень, обратить внимание, усилить контроль и т.п.

До представления  на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями  и должностными лицами. Визы проставляются  на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа  или на его обороте.

Если  к проекту приказа имеются  приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих  пунктах распорядительной  части даются отсылки: (приложение 1), (приложение 2).

На самом  приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово  «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к  какому приказу или пункту приказа  оно относится.

Если  приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько  приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Приложения  к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их. руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы, подписывают руководитель организации  или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).  

 

 

 

6.3.4 Распоряжение

 

 

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему компетенции, а также руководителями организации, действующими на основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы, однако в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.  

 

 

 

6.3.5 Указание

 

 

Указание — это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

В целом  указания составляются и оформляются  аналогично приказам, но ключевыми  словами в тексте указания могут быть: ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ — в зависимости от содержания указания.

Если  указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения  до них норм общего характера или иных сведений, они оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно. Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Текст указания в большинстве случаев имеет  две части: констатирующую, в которой  раскрываются цели и причины его  издания, и распорядительную. Последним  пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.  

 

 

 

Контрольные вопросы  по 6 разделу

 

 

1. Каково  основное назначение распорядительных  документов?

2. Из  чего складывается процедура  издания распорядительных документов?

3. В чем  заключаются положительные и  отрицательные моменты при издании  распорядительных документов в  условиях коллегиальности? В условии  единоличного принятия решений? 

4. Каковы  особенности составления приказов  по основной деятельности? По  личному составу?

7 Система справочно-информационной  документации

 

 

7.1 Назначение и состав справочно-информационной документации.

7.2 Составление и оформление справочно-информационных документов.  

 

 

 

7.1 Назначение  и состав справочно-информационной  документации

 

 

Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной  и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять их, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная, объяснительная и  служебная записки, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую  группу в информационно-справочной документации составляет переписка  обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяют на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только в том  случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).  

 

 

 

7.2 Составление  и оформление справочно-информационных  документов

 

 

7.2.1 Докладная  записка

 

 

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно  докладная записка информирует  руководство об имевших место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Она может быть внешней или внутренней. Внешняя представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной  записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять

Вторая  часть в докладной записке  может отсутствовать — в этом случае текст содержит обоснование  и выводы и предложения составителя.

Внутреннюю  докладную записку подписывают  составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю  докладную записку подписывает  руководитель организации.

Датой докладной  записки является дата ее составления  и подписания.  

 

 

 

7.2.2 Служебная  записка

 

 

Служебная записка — это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и другим работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу. Обязательными реквизитами  служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной  записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и  предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой  служебной записки является дата ее составления и подписания.  

 

 

 

7.2.3 Объяснительная  записка

 

 

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная  записка оформляется на стандартном  листе бумаги и адресуется конкретному  должностному лицу. Обязательными реквизитами  являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая содержит факты, послужившие  поводом к ее написанию, вторая —  причины, объясняющие сложившуюся  ситуацию.

Объяснительную  записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.  

 

 

 

7.2.4 Предложение

 

 

Предложение — это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащии перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.  

Текст предложения  содержит две части: обоснование  и заключение — перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделении и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.  

 

 

 

7.2.5 Представление

 

 

Представление — это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.

Представление оформляется на стандартном листе  бумаги. Обязательными его реквизитами  являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрационный  номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст представления  содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование  работника, на которого составляется представление; занимаемая им должность и структурное  подразделение; стаж работы (общий, в  данной организации, в данном подразделении  и должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить  или переместить работника.