Документирование управленческой деятельности

·           приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5; № Т-5а, сводная);

·           приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6; № Т-6а. сводная);

·           приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8; № Т-8а, сводная);

·           приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9; № Т-9а, сводная);

·           командировочное удостоверение (форма № Т.-10);

·           служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

·           приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11; № Т-11а, сводная);

Указанные формы приказов (распоряжений) могут  иметь электронную форму и  заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и личной подписи руководителя.

Все  виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе.

Приказы регистрируются в традиционной или  электронной карточке. Указываются: дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем  подписан. Далее указываются рассылка приказа и сведения о включении  подлинника приказа, всех приложений и  оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица.

К номеру приказа добавляется буква К  — прием, увольнение и т.п., КМ —  о командировках, КО — отпуска, КП — о поощрениях и т.д.

Приказы доводятся до сведения работников под  роспись в экземпляре приказа, находящемся  в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого  пункта приказа.

Основания к приказам в соответствии со сроками  хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело в форме  приложений к приказам по личному  составу. 

 

 

 

8.5 Справочно-информационная  кадровая документация

 

 

Основным  справочно-информационным документом, заполняемым на все категории  работников после приема их на работу, является Личная карточка унифицированной  формы № Т-2я, а для государственных служащих — № Т-2ГС. Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму.

Первая  и вторая страницы формы заполняются  при поступлении гражданином  на работу, третья и четвертая — в процессе работы гражданина в данной организации.

Личная  карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном оформлении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой штатным формуляром или штатным расписанием организации.

К справочно-информационной кадровой документации также следует  отнести документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, а также комплекс персональной документации.

Комплекс  документации по учету рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например, штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Данный  комплекс документации включает следующие  унифицированные формы:

·           табель использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);

·           табель использования рабочего времени (форма № Т-13);

·           расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49);

·           расчетную ведомость (форма № 51);

·           платежную ведомость (форма № Т-53);

·           журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);

·           лицевой счет (форма № Т-54);

·           лицевой счет (для средств вычислительной техники) (форма № 54а);

·           записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);

·           записку-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61);

·           акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).  

 

 

 

8.6 Персональная  документация

 

 

Комплекс  персональных документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения  трудовых правоотношений гражданина с  учреждением, организацией или предприятием, фирмой. Однако сам по себе факт их выдачи или наличия эти отношения не устанавливает. Комплекс является сложным и включает:

·           документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями и юридически подтверждающие те сведения, которые граждане сообщают о себе, об образовании, специальности, профессии, стаже работы, семейном положении и т.д.: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, направление на работу, листок нетрудоспособности (больничный лист), медицинская справка, повестка военкомата и др.;

·           документы, выдаваемые работникам учреждением или фирмой по месту работы для подтверждения различных правовых фактов и целевого предоставления: копии приказов, согласие на перевод, ходатайство, письмо-рекомендация (иногда — резюме), характеристика, различные виды справок, подтверждающие место работы, должность, заработную плату, удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение (форма № Т-10, Т-10а), Почетная грамота и др.;

·           документы, составленные и направляемые гражданами или работниками работодателю или профсоюзному органу в целях установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: личные заявления рабочих и служащих, резюме, рекомендательные письма физических лиц письменные обращения, жалооы, объяснительные записки и др.;

·           служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные и личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, протокол проведения собеседования, результаты тестирования и анкетирования, ия, переписка по различным вопросам, связанным с конкретными работниками, докладные и служебные записки. протоколы и решения конкурсных, аттестационных комиссий, комитетов, коллегий, ученых и художественных советов заседаний правлений, собраний акционеров и другие документы.

Форма персональных документов, правила их составления, заполнения, оформления и восстановления устанавливаются различными нормативными документам и государственными стандартами.

Трудовая  книжка является единственным персональным документом, в котором последовательно  и всесторонне отражаются факты  трудовой биографии гражданина, его  квалификации  и служебный рост, отношение к труду, длительность работы на одном предприятии, причины увольнения. На основании записей в ней определяется общий и непрерывный трудовой стаж при назначении гражданину государственной пенсии, пособия по государственному социальному страхованию. Гражданин должен иметь одну трудовую книжку. Факты наложения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку не вносятся, как и сведения об отпусках.

Трудовые  книжки ведутся на всех лиц, работающих в учреждении, организации или  на предприятии свыше пяти дней, независимо от условий приема. Форма  трудовой книжки и порядок ее ведения  установлены Постановлением правительства  Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.  № 225 «О трудовых книжках».

Ответственность за организацию работ по ведению  учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложена на руководителя организации, который должен приказом назначить  специально уполномоченное лицо, несущее  ответственность за своевременное  и правильное выполнение этой функции. Как правило, таким лицом является начальник или заместитель начальника отдела (управления) кадров.

Получение гражданином права на те или иные персональные документы (кроме трудовой книжки) регламентируется не трудовыми, а иными нормами права и  обеспечивается самостоятельными специфическими комплексами (системами) документации, которые, по сути, являются ответвлениями  от кадровой информационно-документационной системы. Например: документация по получению  гражданином среднего и высшего образования, рабочей профессии, документация по присуждению ученых степеней и присвоению ученых званий документация по прохождению воинской службы, документация по повышению квалификации рабочих и служащих, получению ими смежных профессий, переподготовке специалистов в связи с сокращением штатов и т.д.

Документы об образовании, профессии могут  выдаваться также негосударственными  учетными организациями, имеющими государственную лицензию на выдачу подобных документов.  

 

 

 

8.7 Личное  дело сотрудника

 

 

8.7.1 Процесс оформления  личных дел

 

 

Личное  дело представляет собой систематизированный  комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих  трудовую деятельность работника на различных должностях в данной  организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Личные дела заводятся на   руководящих  работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами базами данных. На рабочих и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы №Т-2.

Технологическая цепочка процесса формирования личного  дела включает:

·           получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение личного дела вновь принятого работника;

·           внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

·           подготовку обложки личного дела: оформление ее в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

·           подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

·           получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточном журнале);

·           систематизацию полученных документов, заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

·           внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

·           валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов против каждой записи во внутренней описи;

·           подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов;

·           проверку правильности нумерации листов;

·           при необходимости прошивку документов прочным шнурком и опечатывание концов

·           шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

·           помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;

·           получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включения в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале);

·           систематизацию документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел;

·           систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

·           нумерацию листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, а проверку правильного и нумерации листов;

·           ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение в  дело копии приказа об увольнении работника; выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела — проверку наличия и целостности документов;

·           ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к личным делам и с разрешения руководителя кадровой службы; внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

·           закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивку документов и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;