Документирование управленческой деятельности

Представление подписывается составителем и адресуется руководителю организации. 

 

 

 

7.2.6 Заявление

 

 

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются по кадровым вопросам: при  приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др., адресуются руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными их реквизитами являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления  состоит из двух (обоснование и  заключение) или одной части (заключение) Заключение содержит изложение существа вопроса (проищу перевести..., прошу предоставить отпуск... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы  (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.  

 

 

 

7.2.7 Деловая корреспонденции

 

 

Деловая корреспонденция — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — пересылкой по почте.

Более подробно деловая корреспонденция рассмотрена  в теме 9.  

 

 

 

7.2.8 Протокол  заседании

 

 

Протокол заседания — это документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол  отражает деятельность по совместному  принятию решений коллегиальным  органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания  постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, то после стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести его краткую форму). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами.

Ответственность за подготовку протокола и правильность записей в нем несет секретарь (ответственный секретарь) коллегиального органа или секретарь руководителя.

Существует  два вида протоколов: полный и краткий. Полный содержит запись всех выступлений на заседании, краткий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол  оформляется на общем бланке организации  с указанием наименования вида документа  — ПРОТОКОЛ — или на специальном  бланке протокола. Обязательными реквизитами  этого документа являются наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок  к тексту, подписи.

В заголовке  к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания. Заголовок грамматически согласуется  с названием вида документа.

Текст протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной. Вводная оформляется единообразно в порой и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников меньше 15 — их фамилии с инициалами в алфавитном порядке указываются в графа «ПРИСУТСТВОВАЛИ», если больше 15 — фамилии с инициалами оформляются на отдельном листе, а в графе «ПРИСУТСТВОВАЛИ» указывается их численное количество и делается отметка «Список участников прилагается»), повестка дня. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности, присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой  дня, вопросы в которой располагаются  по степени их сложности и важности: Они формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе  «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе  «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе  «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», и «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. При этом слово ПОСТАНОВИЛИ указывается в том случае, когда по решению данного вопроса повестки дня впоследствии будет издан организационно-правовой или распорядительный документ. РЕШИЛИ указывается при решении рядовых вопросов.

Постановляющая  часть может подразделяться на пункты.

Участник  совещания или заседания может  представить особое мнение по принятому  решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол  заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях  протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола  является дата события (заседания, совещания  и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.  

 

 

 

7.2.9 Акт

 

 

Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует  множество разновидностей актов  с точки зрения их содержания и  назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты  проверок, обследований, ревизий и  некоторые другие не только фиксируют  установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты  составляются коллегиально (не менее  двух составителей), нередко — комиссиями, специально создаваемыми, состав которых  утверждается распорядительным документом, руководителем организации, могут  составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта — установление фактического состояния дел и  правильное его отражение в этом документе. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся  во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Акт оформляется  на общем бланке организации или  на специальном бланке акта с унифицированным  текстом (для актов с постоянно  повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер  документа, место составления, заголовок  к тексту, подписи, в необходимых  случаях — гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например:  

 

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института;

Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс»;

Акт списания материальных ценностей.  

 

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы).

Текст акта состоит из двух частей: вводной  и основной (констатирующей). В вводной указываются основание его составления (распорядительный, нормативный документ, договор с  указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной излагаются сущность,  характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости  акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей этот документ.

В конце  текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в  нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров  акта следует отметка о  наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении  актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с  должностными лицами, деятельность которых  отражается в этом документе. Акт  считается принятым и вступает в  действие после его подписания всеми  членами комиссии или всем и лицам  и,  участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе  и прилагать к акту.

В необходимых  случаях (если этого требуют нормативные  документы) акты утверждаются руководителем  данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились  действия, завершившиеся составлением акта.  

 

 

 

7.2.10 Справка

 

 

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Она отражает основную деятельность организации или подтверждает сведения географического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для предоставления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние — для предоставления руководству организации или на  рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем  бланке организации аналогично внешним  докладным запискам, внутренние —  на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с  теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке  сведения, например:  

 

Справка о комплектовании книжных  фондов в 1-м полугодии 2003 г.  

 

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие  основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка  содержит однородную систематизированную  информацию, ее текст оформляется  в виде таблицы.

Если  в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может  состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового  характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер  и заверяют печатью. Внутренние справки  подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения  сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках  формата А5, подписываются двумя  лицами (руководителем и главным  бухгалтером или руководителем  и заведующим отделом кадров) и  заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом.  

 

 

 

7.2.11 Сводка

 

 

Сводка — это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу. В ней концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).