Документирование управленческой деятельности

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять  и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом  этот документ оформляется по тем  же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка  подписывается составителем, при  ее направлении в другую организацию  — руководителем.  

 

 

 

7.2.12 Заключение

 

 

Заключение — это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения  составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные  работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение  должно иметь заголовок с указанием  названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст его  состоит из двух частей: в первой кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в  заключении указывается: С проектом…. согласны или По проекту ... замечаний нет.

Документ  оформляется на стандартном листе  бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.  

 

 

 

7.2.13 Отзыв

 

 

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом  порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.  

 

 

 

7.2.14 Перечень

 

 

Перечень — это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечни оформляются на общем бланке организации. Текст, как правило, — в виде таблицы.     

 Перечни  подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности  перечней утверждаются руководителем  организации или вышестоящим  органом.      

 Порядок  составления и форма конкретных  разновидностей перечней регламентируются  соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.  

 

 

 

7.2.15 Список

 

 

Список — это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Списки  составляются в целях регистрации  или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как  правило, не нуждаются в утверждении.

Текст списка, как правило, излагается в табличной  форме. Список подписывается должностным   лицом, составившим его, а при необходимости — руководителем организации. 

 

 

 

Контрольные вопросы  по 7 разделу

 

  

1. Каково  назначение справочно-информационных  документов в управленческой  деятельности предприятия? 

2. Какие  документы составляют систему  справочно-информационной документации?

3. Какими  документами доводится до руководства  информация о положении дел  в организации? 

4. Каковы  особенности системы справочно-информационной  документации?  

8 Система кадровой  документации

 

 

8.1 Определение, назначение и структура кадровой документации.

8.2 Законодательная и нормативная кадровая документация.

8.3 Организационно-правовая кадровая документация.

8.4 Распорядительная кадровая документация.

8.5 Справочно-информационная кадровая документация.

8.6 Персональная документация.

8.7 Личное дело сотрудника. 

 

 

 

8.1 Определение,  назначение и структура кадровой  документации

 

 

Управление  персоналом предполагает выполнение комплекса  функций, связанных с прогнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, организацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации  управление персоналом основывается на социальном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей. Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату трудовой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

С учетом предмета регулируемых правоотношений под персональными данными работника  в Трудовом кодексе понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Это определение персональных данных логично входит составной частью в аналогичное, но более широкое понятие, сформулированное в действующем Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». В соответствии с законом, информация о гражданах (персональные данные) — это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни граждан, позволяющие идентифицировать его личность. Комплексы персональных данных, которые являются объектом изучения, обработки, использования и хранения в кадровых службах организационных структур всех типов, формируются в процессе реализации функций управления персоналом.

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жительства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родственников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание трудового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Следует напомнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых правоотношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий — при обретении гражданином права на получение персональных документов  (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и мн. др.

Персональные  данные всегда документируются.

Например, в кадровой службе организации они  содержатся в:

·        документации, связанной с подбором персонала;

·        документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений гражданина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

·        документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность;

·        коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаимоотношения сторон;

·        подлинниках и копиях приказов по личному составу;

·        документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

·        делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации работы службы;

·        делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

·        делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям;

·        справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу — картотеках, журналах, базах данных и др.;

·        подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;

·        копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т.е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соответствующий гриф ограничения доступа на них не ставится. Резким конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

Исправление и дополнение персональных данных работника  могут осуществлять работодатели по своей инициативе при условии  документального подтверждения  достоверности новых данных.

Держатель персональных данных, его представители  и потребители данных, виновные в  нарушении порядка получения, обработки и защиты персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Персональные  данные образуют обширные и объемные комплексы документов, составляющие в совокупности достаточно автономную информационно-документационную систему, обеспечивающую потребности держателя и потребителей персональных данных работников организации. Указанные комплексы документации имеют не только текущее, оперативное значение при реализации кадровых функции, но и являются ценным социологическим, биографическим и археографическим источником для исторического исследования и обобщения сложных социальных процессов, протекающих в России.

Кадровая  система документации включает следующие  связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

·        законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

·        плановую документацию;

·        организационно-правовую документацию;

·        персональную документацию;

·        договорную документацию;

·        распорядительную документацию;

·        учетную кадровую документацию;

·        документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

·        отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных  организациях обычно имеют целевую  принадлежность к различным структурным подразделениям — не только к службе персонала. Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

Так, юридический  отдел (юрисконсульт) систематизирует  и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) отделы и управления. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Наиболее  обширные по составу видов, информационному  содержанию, форме и объемам комплексы организационной и распорядительной документации, персональной, договорной, первичной учетной и отчетно-справочной документации обеспечивают работу отделов (управлений) кадров.  

 

 

 

8.2 Законодательная  и нормативная кадровая документация

 

 

Основным  законодательным актом является Трудовой кодекс РФ. Большую роль в  регулировании различных отношений  граждан с учреждениями и фирмами  играют Закон «Об информации, информатизации и защите информации», проект Закона о персональных данных, Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики — уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном  транспорте, в пароходствах и др.).

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права. Например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. в учреждениях и организациях, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д. Субъекты Федерации издают свои документы, не противоречащие нормам российского законодательства.