Документирование управленческой деятельности

Гарантийные письма — направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Этот документ предполагает письмо-ответ на содержащуюся в нем информацию.

Сопроводительное письмо — составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по прилагаемым документам. Это письмо является также средством контроля движения документов и материальных ценностей.

Письмо-подтверждение — высылается для подтверждения получения документов или  материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и перечень материальных ценностей. Такое письмо может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной информацией.

Письмо-извещение — в нем что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов: На Ваш запрос сообщаем ...; Извещаем Вас…

Письмо-напоминание — направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письме содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письмо-просьба - излагает какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивает заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилия по ее исполнению.

Информационное письмо — это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи секретаря.

Письмо-приглашение — может адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Рекламное письмо — содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.

Частное письмо — в них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбам и, жалобами, предложениями.

Также деловые  письма различаются по:

·           месту составления — внешние и внутренние; внутренние — на входящие и исходящие;

·           стадиям подготовки: черновики, проекты, подлинники;

·           способу фиксации информации: рукописные, машинописные, типографские, электронные, подготовленные на множительных аппаратах.

Примеры деловых писем представлены в  приложениях 4 — 13 настоящего учебно-методического  комплекса.  

 

 

 

9.2.2 Телеграмма (телетайпограмма)

 

 

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы  составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Они должны быть напечатаны четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой  бумаге).

Телеграмма  содержит следующие реквизиты: служебный  заголовок, указание ее категории, отметка  о виде, телеграфный адрес получателя (условный или полный) текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный  делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в  телеграммах для подсчета делятся  на действительные и тарифные. Действительные необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных  аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно  указываются номер и дата документа  на который дается ответ.

При адресовании  телеграммы в четыре адреса и более  прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и  предлогов (если при этом не искажается содержание, в частности, отрицательную  частицу «не» опускать нельзя), с  сокращенными обозначениями знаков препинания: точка- тчк, запятая —  зпт, двоеточие — двтч, кавычки  — квч, скобки — скб, номер —  нр.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается  только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

Знаки №, —, + и др. следует писать словами  — соответственно номер или НР, минус, плюс и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой (тчк) и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный  номер телеграммы.

В телеграммах  не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых  писем, предпочтение отдается более  коротким словам, нейтральной деловой  лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм  должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Он печатается на лицевой стороне  бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать  двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной  строкой и начинается с абзаца. В ней должна быть указана фамилия  автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются  адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя  и дата отправки. Обратный адрес  пишется без сокращений, со знаками  препинания.  

 

 

 

9.2.3 Факсограмма  (телефакс, факс)

 

 

Факсограмма (телефакс, фикс) — это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации эта связь равнозначна  телексной, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно сделать, используя  телеграф или телексную связь.

Факсограмма не может считаться отдельным  видом документа, так как по факсу  можно передать любой документ на бумажном носителе — приказ, распоряжение, договор, протокол и др.. чаще всего  факс используется для передачи служебных  писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой —  в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться  в соответствии с ребованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным  шрифтом.

Не допускается  волнистость или деформация материального  носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов  и рельефов от надписей на оборотной  стороне.  

 

 

 

9.2.4 Телефонограмма

 

 

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Она составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы  используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными ее реквизитами являются: исходящий, регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись принявшего лица; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных  оборотов.

Телефонограмма  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  или  ответственным исполнителем. Если она передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.

Если  они отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала  записана от руки, с помощью звукозаписывающей  аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за  исключением подписи.  

 

 

 

9.2.5 Электронное  сообщение

 

 

Электрониое сообщение — это документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Каждому абоненту в такой почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область  памяти ЭВМ), которому присваивается  код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики,

Электронное сообщение состоит из адреса (или  нескольких адресов получателей), заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной  почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным  именем пользователя) и домена, который  описывает место (компьютер или  локальную систему), где этот электронный  ящик находится. Имя и домен разделяются  знаком «@». Домен, в свою очередь, состоит  из нескольких поддоменов, разделенных  точками. Последний поддомен — это  код страны из двух букв (в сети RеlСоm это обычно ru — Россия), предпоследний обозначает город (nsk — Новосибирск) или организацию внутри страны и т.д.  

 

 

 

Контрольные вопросы  по 9 разделу

 

 

1. Каково  назначение деловой корреспонденции? 

2. Каковы  особенности документов, относящихся  к деловой корреспонденции? 

3. Назовите  разновидности деловых писем. 

4. Какие  документы, кроме деловых писем,  составляют деловую корреспонденцию  предприятия?

10 Организация  документооборота  

 

10.1 Понятие документооборота и его  основные этапы.

10.2 Виды документопотоков.

10.3 Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

10.4 Предварительное рассмотрение документов.

10.5 Организация рационального движения  документов внутри организации.

10.6 Обработка исполненных и отправляемых  документов.

10.7 Регистрация и индексация документов.

10.8 Исполнение документов.  

 

 

 

10.1 Понятие  документооборота и его основные  этапы 

 

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных  документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве окументной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего  использования в самой организации, так и для внешнего.

Распространяя содержание этого  понятия на документационное обеспечение  управления (ДОУ)  и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию ДОУ как систему методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов и правил.

Установление порядка  движения документов, или управление документацией организации, заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной  информации„  ее быстрый поиск и доведение до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает организацию документооборота с технологией личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Соответственно масштабам  движения документов может быть выделен  в качестве самостоятельного объекта  рассмотрения документооборот конкретного  гражданина, семьи, должностного лица, структурного подразделения, организации  в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь в конечном итоге любой документ и каждая его копия где-то откладывается  и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается.