Документирование управленческой деятельности

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз и др.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются ли они обозначением собственного имени  или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.

Звуковые  аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если от нарицательного слова: РАУ — Российская академия управления, но: вуз, роно.

Первая  часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных  букв и усеченных слов, пишется  заглавными буквами, вторая часть —  строчными: НИИТмаш, ВНИИорггехники; а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (или полного слова) и из начальных букв, пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части — заглавные: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует  помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.

Допускается употреблять только общепринятые графические  сокращения, зафиксированные в государственных  стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. — годы, пп. — пункты и некоторые другие.

Не допускается  перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять  несколько графических сокращений в коротком тексте.

При включении  в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать:

·        удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

·        не совпадает ли данное сокращение с уже существующим для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.  

 

 

 

4.2.7 Употребление  языковых формул

 

 

Одна  из особенностей деловой речи —  широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые  формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:  

 

Гарантируем возврат кредита в  сумме... до...;         

Оплату гарантируем. Наш расчетный  счет

Предоставление жилой площади  гарантируем. 

 

В письме-претензии:  

 

... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции;

... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд.  

 

В распорядительном документе:  

 

Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на....  

 

Владение  деловым стилем — это в значительной степени знание и умение употреблять  языковые формулы. Выражая типовое содержание, они обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.  

 

 

 

4.2.8 Употребление  слов в однотипных падежных  формах

 

 

Употребление  однотипных падежных форм при имени  существительном принято называть нанизыванием падежей. Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном, реже — в творительном, например:

Предлагаем Вам варианты решений  реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.).  

 

Полностью разделяем необходимость  дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. и.) возможного сотрудничества (род. п.) мэрии Москвы (род. п.) и руководство финской столицы (род, п.).  

 

Направляем Вам согласованный  с ведомственным архивом проект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.).  

 

Широкое использование таких конструкций  объясняется тем, что при наличии  довольно распространенных предложений  в деловой речи исключение предлогов  позволяет сделать структуру  предложения более прозрачной и  легче воспринимаемой.  

 

 

 

4.2.9 Ограниченная  сочетаемость слов

 

 

Специфическая особенность деловой речи — ограниченная сочетаемость слов, т.е. сужение возможностей слова вступать в смысловые связи  с другими словами. В зависимости  от стиля речи эти возможности  различаются: самыми широкими обладают слова в литературной или разговорной  речи, но в деловом стиле они, как  правило, ограничены, например:  

 

Желательно                                       Нежелательно

предоставить в пользование                  предоставить для использования

направить на рассмотрение                  выслать на рассмотрение

передать в управление                            передать для управления

оказывать содействие                            оказывать помощь

осуществлять контроль                 вести контроль

вносить предложения                             давать предложения

предоставить кредит                             выдать кредит

обладать правом                                     владеть правом

вступать в силу                              входить в силу  

 

Ограниченная  сочетаемость слов в деловой речи способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.  

 

 

 

4.2.10 Конструкции  с отглагольным существительным

 

 

В деловой  речи для выражения действия чрезвычайно  активно используются конструкции  из отглагольного существительного со значением действия и полузнаменательного  глагола вместо простой глагольной формы, например:

Вместо                                             Следует писать

оказать содействие                      посодействовать

оказать помогли                                     помочь

произвести уборку                          убрать

провести учет                                учесть

оказать поддержку                       поддергивать

произвести ремонт                        отремонтировать  

 

Это явление  специалисты называют «расщеплением  сказуемого». Содержанием документа  всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и  в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и  полузнаменательного глагола не только  называет действие (произвести), но и обозначает предмет этого действия (ремонт), в то время как один глагол (отремонтировать) обозначает это не в столь явно выраженной форме.  

 

 

 

4.2.11 Ограниченное  употребление глаголов в личной  форме

 

 

Письменному деловому общению свойствен неличный (безличный) характер изложения текста, т.е. употребление глаголов в форме 1-го и 2-го лица ограничено, а глаголы  в форме 3-го, как правило, употребляются  в неопределенно-личном значении:  

 

Комиссией  проведена проверка и установлено...;

Акт подписан членами комиссии и  утвержден руководством.  

 

Этим  же объясняется и преобладание страдательных  конструкций над формами действительного  залога, например:  

 

Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего  мировым стандартам (вместо: Проект предусматривает...).  

 

Московскими организациями будет  поставлено в Венгрию электромеханический  оборудование» (вместо: Московские организации поставят ).  

 

Возможность ликвидации совместного  предприятия прорабатывается Департаментом  внешних связей Правительства Москвы (вместо: Департент внешних связей Правительства. Москвы прорабатывает...).  

 

 

 

4.2.12 Построение  предложений

 

 

Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или  двусоставных, имеющих обособленные обороты например:  

 

В связи с крайне низкой эффективностью использованием городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной  загруженностью автохозяйство и  его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 199З г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному  управлению мэрии.  

 

или:  

 

Располагая достоверной информацией  об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих  площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с  акционированием и резким сокращением  штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение  федеральных структур по решениям вышестоящих  органов.  

 

Такие предложения, как правило, содержат причастные и  деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) — ключевое действие — предмет действия.

Если  предложение двусоставное (есть и  подлежащее, и сказуемое), то предложение  может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого  действия будет предшествовать указание его субъекта (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста, например:  

 

Указанные основные фонды, внесенные  в уставный фонд СП, после его  ликвидации  перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления мэрии для организации обслуживания автопарка мэрии и администрации Московской области.  

 

В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность, предоставленная нежилого помещения  Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».  

 

В деловой  речи часто употребляются сложные  бессоюзные и сложноподчиненные  предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергии, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение).

При  условии нанесения на стальные тонкостенные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение), считаем допустимым их применение  при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение).

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой его член оно поясняет, если:

·        поясняет какое- либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

·        относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности  заменять синонимичным и причастными  и деепричастными оборотами.  

 

Вместо:

Здания, сооружения., оборудование и  прилегающую территорию растворился узла, которые находятся в пользовании УС-2, простым передать ОКС.  

 

Рекомендуется писать:

Здания, сооружения, оборудование и  прилегающую территорию растворного  узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС.  

 

Не допускается  соединять как однородные члены  предложения причастные и деепричастные  обороты с придаточными предложениями.  

 

Неправильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются  Европейским банком реконструкции  и развития, просто рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот  турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект. 

 

Правильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим  рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.