Документирование управленческой деятельности

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

к приказу Росархива                                                                                                                              

от 05.06.2003 № 319 

 

Допускается центрировать написание  данного реквизита, относительно самой  длинной строки, например:                                     

                                                                     

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

к приказу Минздрава   России

от 05.06.2003 № 251 

 

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, одписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи  (инициалы, фамилия) , например:  

 

Вице-президент АССОЦИАЦИИ

Региональных предприятий         Личная  подпись             А.А. Борисогорисов  

 

или на бланке:  

 

Вице-президент                              Личная подпись                      А.А. Борисов  

 

Допускается в реквизите «Подпись»  центрировать наименование должности  лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:  

 

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»                        Личная подпись                      Н.А.  Федоров  

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: 

 

Директор института                 Личная подпись                      М. В. Ларин 

 

Главный бухгалтер                      Личная подпись                      З.В. Марьяш  

 

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:  

 

 

Заместитель директора                                                     

по научной работе                                                            

Личная подпись         Ю.Г. Демидов          

 

Заместитель директора

по научной работе

Личная подпись         К.И. Игнатьев          

 

 

При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:  

 

Председатель комиссии             Личная подпись               В.Д Банасюкевич               

 

Члены комиссии                         Личная подпись                         А.Н. Сокова                                                             

 Личная подпись                     А.С. Красавин                            

 

23. Гриф согласования  документов состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:                                                     

                                                                       

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии при 

Правительстве Российской Федерации  

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:                                                                                                                        

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских  наук

05.0б.2003 № 430-1б2  

 

или                                             

                                                                       

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания  Правления 

Российской государственной 

страховой компании «Росгосстрах» 

05.06.2003 № 10  

 

24. Визы. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:  

 

Руководитель юридического отдела

Личная подпись                 А.С. Орлов

Дата  

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:  

 

Замечания прилагаются 

Руководитель юридического отдела

Личная подпись                 А.С. Орлов

Дата  

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к  документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют  в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы захватить и наименование должности и личную подпись лица, подписавшего данный документ.  

 

Директор 

ОАО «Русский кредит»     И.Ю. Семенов                                                        

   

Ниже представлены примеры печатей  — гербовой и главной печати коммерческой организации.

                                 

 

26. При заведении соответствия  копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:  

 

Верно

Инспектор                               Личная подпись                     Т.С. Левченко

службы кадров

Дата  

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом, меньшим, чем оформлен сам документ. При этом, если документ внутренний — может указываться только фамилия исполнителя и его внутренний телефон; если документ внешний (деловое письмо) — целесообразнее фамилию дополнять именем и отчеством, а телефон указывается городской (можно дополнить кодом населенного пункта) например:  

 

Жуков

2-17  

 

или  

 

Жуков Илья Валентинович

(383-2) 99-99-99   

 

28. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается  и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении  документов в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении  документа в организацию проставлять  в виде штампа, например:

Вх.№___________________ от «___»_______________ кол-во л.________________

 

 

30. Индетификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.  

 

 

 

Контрольные вопросы по 3 разделу

1. Какие виды бланков могут  применяться на предприятиях?

2. Что такое реквизит?

3. Перечислите обязательные реквизиты,  наносимые на бланки организации. 

4. Какие реквизиты придают юридическую  силу документу? 

5. Определите максимальное количество  реквизитов, встречающихся на одном  документе. 

4 Язык и стиль  документации

 

  

4.1  Характеристика официально-делового стиля. 

4.2 Требования к текстам документов.  

 

 

 

4.1 Характеристика  официально-делового стиля

 

 

Языком  делового общения является официально-деловой  стиль — функциональная разновидность  языка, предназначенная для общения  в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления,  обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей. объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками этого общения, по существу, являются юридические лица -организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в  том, что автором и адресатом  документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом — руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая  важная характеристика документного общения  — адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией  «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более  того, о почти всегда «узко направлен», т.е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный  фактор делового общения — повторяемость  управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность — это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая  характерная особенность делового общения — тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых  создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют  следующие свойства управленческой информации:

·        официальный характер;

·        адресность;

·        повторяемость;

·        тематическая ограниченность.         

 Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к этой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно  из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая такую информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.