Документирование управленческой деятельности

·        учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;

·        документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

·        сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

·        документы о платежеспособности;

·        сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

·        документы об уплате налогов и обязательных платежей;

·        сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства Российской Федерации и размерах причиненного при этом ущерба;

·        сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В отличие от государственной  тайны состав сведений, составляющих коммерческую тайну, государством централизованно  не регламентируется и определяется индивидуально каждой фирмой. Одновременно она устанавливает необходимый  уровень конфиденциальности этих сведений, степень требуемой их защиты, длительность защиты, ее стоимость и технологию. Состав ценной и конфиденциальной информации, подлежащей защите, определяется собственником  или владельцем этих сведений и фиксируется в специальном перечне. В основе перечня лежит типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля.

Перечень конфиденциальных сведений фирмы представляет собой  классифицированный список типовой  и конкретной ценной информации о  выполняемых работах, производимой продукции, научных и деловых  идеях, технологических новшествах. В нем закрепляется факт отнесения  сведений к защищаемой информации и  определяется период (срок) конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиденциальности, список должностей сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в работе. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы.

Перечень является постоянным рабочим материалом руководства  фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Поэтому он должен регулярно  обновляться и корректироваться. Ограничение доступа к информации, относящейся к новой продукции, но не обладающей ценностью, применяться не должно.

Важной задачей перечня  является дробление коммерческой тайны  на отдельные информационные элементы известные разным лицам. Закрепление  части информации за конкретными  должностями позволяет снизить вероятность раскрытия секрета сотрудниками и предотвратить возможность включения ими в документы конфиденциальной информации.

Перечень необходим также  для выделения конфиденциальных документов из общего документопотока, соответствующего их маркирования (грифования) и автономной обработки, использования и хранения. При рассмотрении в судах дел о краже сотрудниками информации и понесенных фирмой в связи с этим убытках перечень используется в качестве доказательства отнесения этих сведений к разряду конфиденциальных.

Ведение перечня заключается  в регулярной его корректировке  и обновлении, отражающих новые перспективные разработки фирмы, переход на выпуск нового вида продукции, изменение тематики работы, направлений деятельности, конъюнктуру рынка и т.п. В процессе ведения в перечень включается конфиденциальная информация, отражающая реальные новшества, разработки и изобретения. С этой целью руководители структурных подразделений фирмы или направлений се деятельности должны регулярно составлять реестры новой индивидуальной конфиденциальной информации и информации, потерявшей свою конфиденциальность. Реестры предоставляются в комиссию для внесения изменений в перечень.

Перевод сведений, включенных в перечень, из категории конфиденциальных в категорию открытых, т.е. исключение сведений из перечня, осуществляется комиссией, по предоставлению руководства фирмы, структурных подразделений и службы безопасности.

На основании перечня  конфиденциальных сведений служба безопасности или служба фирмы составляет и ведет классифицированный перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы, подлежащих защите, с указанием обозначаемого на них грифа ограничения доступа и состава сотрудников, допущенных к этим документам. Перечень составляется в рамках структурных подразделений или направлений деятельности фирмы и регламентирует два аспекта работы сотрудников фирмы с конфиденциальными документами; а) состав создаваемых подразделением документов и документов, направляемых в подразделение для работы; б) состав конфиденциальных сведений, которые могут быть включены в каждый указанный в перечне документ. Утверждается перечень первым руководителем фирмы.

В перечень включаются также  документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране. Часто обычный открытый правовой акт важно сохранить в целостности и безопасности от похитителя или стихийного бедствия. Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ.

В перечне должно быть положение  о том, что сохранение коммерческой тайны партнеров является неотъемлемой частью деятельности фирмы. Открытая публикация сведений, полученных на договорной или доверительной основе или являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров.

При заключении любого договора (контракта) стороны должны брать  на себя взаимные письменные обязательства по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, и по исполнению условий договора.

Следовательно, в целях  определения состава защищаемых сведений и документов каждая фирма должна составлять и регулярно обновлять соответствующие перечни, без которых система защиты информации фирмы не может функционировать. Важно, что эти перечни носят индивидуальный характер для каждой фирмы и отражают реальную информационную сферу направлений ее деятельности, требования собственника. информации по ограничению доступа персонала к информации, составляющей интеллектуальную собственность фирмы.  

 

 

 

Контрольные вопросы по 12 разделу 

 

1. Что включает понятие  конфиденциальные сведения?

2. Каков порядок работы  с конфиденциальной документацией? 

3. Какие документы подходят  под определение «коммерческая  тайна»?

4. Каков порядок регламентации  состава конфиденциальных сведений?

 

 РАСЧЕТНОЕ ЗАДАНИЕ

 

 

Рекомендации по выполнению расчетного задания 

 

Расчетное задание является промежуточным  этапом оценки полученных знаний, и  поэтому к работе над ней следует  подойти только после ознакомления с теоретическими основами дисциплины и применения их на практических примерах.

Началом работы над расчетным заданием является выбор варианта задания в соответствии с предложенными правилами выбора.

После ознакомления с содержанием задания следует  собрать необходимый теоретический  и практический материал для ее написания.

Написание задания состоит из трех отдельных  этапов.

Первый  этап (первое задание выбранного варианта) — это описание документации и  документооборота на исследуемом предприятии  в соответствии с предложенной схемой.

Второй  этап — это применение теоретических  подходов и практических навыков  в составлении и оформлении управленческих документов, предложенных во втором задании.

И, наконец, третий этап — это тестовые задания. Тесты предложены так называемого  открытого типа, в которых требуется  дополнить слово или определение  для того, чтобы полученное выражение  было истинным.

В заключении обязательно приводится список использованной литературой ставится личная подпись  и дата.  

 

 

 

Правила выбора варианта расчетной  работы 

 

Выбор темы работы осуществляется в соответствии с последней цифрой номера зачетной книжки студента по предлагаемой ниже таблице.  

 

Таблица выбора варианта контрольной работы

Номер варианта контрольной работы	Последняя цифра номера зачетной книжки студента
Вариант № 1	1
Вариант № 2	2
Вариант № 3	3
Вариант № 4	4
Вариант № 5	5
Вариант № 6	6
Вариант № 7	7
Вариант № 8	8
Вариант № 9	9
Вариант № 10	0

 

 

Внимание! Работы, выполненные не по своему варианту, к защите не допускаются.  

 

 

 

Структура работы 

 

Структура работы определяется заданиями и  в целом выглядит следующим образом:  

 

 

 1. Титульный лист. 

2. Практическая  часть: 

·        текст практического задания № 1;

·        ответ на практическое задание № 1;

·        текст практического задания № 2;  

·        ответ на практическое задание № 2.

3. Тестовая  часть: 

·        содержание тестовых заданий (тексты вопросов);

·        ответы на каждое из них.

4. Список  литературы, использованной при  написании контрольной работы   

 

К предоставляемой  на проверку работе предъявляются следующие обязательные требования:

·        работа оформляется на стандартных листах формата А4;

·        она может быть как напечатана, так и написана от руки;

·        титульный лист должен быть верно оформлен и содержать всю необходимую информацию (наименование учебного заведения, наименование кафедры, наименование учебной дисциплины, номер варианта контрольной работы, фамилию, имя, отчество студента (полностью), номер учебной группы, номер зачетной книжки);

·        наличие полей: верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм, левое — 20 мм, правое — 15 мм;

·        размер шрифта (при печатной работе) — не менее 14; при рукописном варианте — четкий разборчивый почерк, ширина строки — 1 см.

·        страницы работы должны быть пронумерованы в правом верхнем углу;

·        работа должна быть прошита (нитками или скоросшивателем); листы, вложенные в мультифору или соединенные канцелярской скрепкой прошитыми не считаются и проверке не подлежат;

·        документы пишутся на отдельном листе (как если бы этот лист был бланком конкретного вида документа — в зависимости от задания), а ответы на дополнительные вопросы отражаются на обороте или на другом листе;

·        приведенный список литературы должен быть оформлен в соответствии с общепризнанными требованиями.

Требования  к практическим заданиям:

·        текст составленных документов должен быть выдержка по всем нормам официально делового стиля, предъявляемого к текстам документов;

·        каждый документ должен быть составлен с наличием всех необходимых для данного вида  документа и, в частности, конкретного предлагаемого документа, реквизитами (будь то регистрационный номер, резолюция или отметка об исполнении документа и отправки его в дело).

·        если документ предполагает наличие подписи или печати — они должны присутствовать на документе (их можно обозначить от руки).  

 

 

 

Задания для выполнения расчетной  работы 

Вариант № 1

 

 

Практическое задание 1.

Дайте характеристику предприятия, на котором вы работаете  и ее управленческой документации по следующей схеме:

1. Наименование  предприятия с указанием его  организационно-правовой формы государственное  предприятие, акционерное общество  и т.д.); отрасль деятельности, в  которой работает предприятие;  общая численность персонала;  организационная структура предприятия. 

2. Виды  используемой управленческой документации  с разбивкой по системам: организационно - правовые документы, распорядительные  документы, справочно-информационные  документы, кадровые документы,  деловая корреспонденция (укажите,  используется ли на исследуемом  предприятии унифицированные формы,  если используются, то какие).

3. Для  документов каждой из систем  приведите примеры реально существующих  документов и укажите их назначение  на исследуемом предприятии. Если  при ознакомлении с реально  существующими документами вами  были выявлены ошибки в их  оформлении или стиле написания  — укажите их и приведите  верное их написание (или составление).