Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений должны соответствовать их потребностям. Несоблюдение этого принципа приводит к появлению «узких мест» в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов[28].

Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.

Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов. Недокументируемые управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными. Поэтому они составляют незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на внедрение электронно-вычислительной техники, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

1.3 Понятие документооборота

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство[29].

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов[30].

Вся документация организации делится на три документопотока:

        входящие (поступающие) документы;

        исходящие (отправляемые) документы;

        внутренние документы.

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

        входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

        в pa6оте, которые ждут его действий;

        на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

Составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ) является документооборот, цель которого – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документальное обеспечение которых как процесс включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели, поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения[31].

ДОУ, ориентированное на принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, которые участвуют в этом процессе, как на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

- горизонтальные - связывают организации одного уровня;

- вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней;

* восходящие – входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций;

* нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.[32]

По отношению к управленческому объекту: документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Схема движения входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:

                     2

1

     3

Рисунок 1 Схема движения входящих документов

Возможность исследования документооборота любого учреждения обусловлена тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения, организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением. В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту – информации о проведении объекта в соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Документооборот составляет часть системы ДОУ и выполняет, по существу, функции системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть субординированы целями функционирования и совершенствования ДОУ, которые заключаются в максимально возможном приспособлении системы к условиям ее функционирования. Это позволяет обеспечивать систему управления качественной документной информацией в сроки, оптимальные для принятия и выполнения управленческих решений.[33]

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения кортежей документов в процессе ДОУ, а задачей совершенствования документооборота является организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

Таким образом, документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

ГЛАВА 2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГУП «БТИ РБ»

2.1. История создания предприятия, ее задачи, функции, структура

История технической инвентаризации поучительна, драматична, не лишена загадок и любопытных деталей. Необходимость  учета недвижимости, а в это понятие входят жилые дома, промышленные и гражданские строения и сооружения, подземные коммуникации и т.д., поняли еще на заре человечества.

Технической инвентаризацией в Чекмагушевском районе занимается Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала.

Кушнаренковский межрайонный филиал образован  в 1987 году. В то время  изготовлением  технической документации на объекты недвижимости занималось 6 человек. Руководила БТИ  Каюмова Сагида Хисаевна.

До 1987 года инвентаризацию в Чекмагушевском районе проводило Бирское БТИ. 

В 2004 году Кушнаренковское БТИ преобразовано в межрайонный филиал, в состав которого входит и Чекмагушевский территориальный участок.  Полное наименование территориального участка - Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «Бюро технической инвентаризации Республики Башкортостан».

Территориальный участок не является юридическим лицом, имеет круглую печать, содержащую его полное  наименование на русском языке и указание на принадлежность ГУП «БТИ РБ», угловой штамп и фирменные бланки.

Основной целью деятельности является получение прибыли и удовлетворение общественных потребностей в услугах, оказываемых территориальным участком.

Основными видами деятельности являются:

- государственный технический учет и техническая инвентаризация жилищного фонда  независимо от форм собственности;

- государственный технический учет и техническая инвентаризация нежилых зданий, сооружений, помещений, принадлежащих юридическим и физическим лицам;

- оценка движимого имущества;

- оценка недвижимости;

- оценка бизнеса;

- риэлтерская деятельность;

- ведение архива подразделения предприятия технической инвентаризации;

- участие в работе комиссий администрации по приемке жилых строений в эксплуатацию, по признанию жилых строений непригодными для постоянного проживания;

- оказание консультационных платных услуг юридическим лицам и гражданам по вопросам государственного технического учета и технической инвентаризации;

- изготовление проектно - сметной  документации;

- осуществляет контроль за производственной, хозяйственной, финансовой деятельностью, статистическими данными[34].

Деятельность территориального участка планирует филиал в соответствии с утвержденной ГУП «БТИ РБ» сметой доходов и расходов с целью выполнения плана доходов, обеспечения рентабельной деятельности, обеспечивающих его устойчивое финансово-экономическое  положение.

Начальник территориального участка назначается на должность и освобождается от занимаемой должности  директором филиала и действует на основании  доверенности, которая отменяется  филиалом, выдавшим ее, при прекращении  трудового договора с начальником территориального участка.

Начальник территориального участка:

- осуществляет  руководство деятельностью  территориального участка;

- обеспечивает соблюдение  Правил внутреннего трудового распорядка;

- вносит предложения по вопросам, входящим в его компетенцию, в том числе по вопросам  штатного расписания;

- несет персональную ответственность за сохранность имущества и архива участка, порядок его формирования, хранения и использования, достоверность и полноту материалов технического учета и регистрации  объектов недвижимости;

Трудовая книжка начальника территориального участка хранится в филиале  ГУП «БТИ РБ», где производятся соответствующие записи  о приеме, перемещении и увольнении.[35]

Трудовой коллектив Чекмагушевского территориального участка составляют 9 сотрудников, участвующие своим трудом в деятельности территориального участка, которые обязаны: