Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

- соблюдать Положение и Правила  внутреннего трудового распорядка;

- выполнять решения общего собрания и руководства;

- соблюдать трудовую дисциплину;

- повышать свою квалификацию, обеспечивать качество работы и услуг.

2.2. Организация документационного обеспечения управления ГУП «БТИ Республики Башкортостан»

Инструкция по делопроизводству (Приложение №4) является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[36] и Правилами  делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти РФ. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;              

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

- организация контроля исполнения документов.

- поисковая система по документам.

- составление номенклатуры дел

- формирование и оформление дел.

- экспертиза ценности документов.

- передача дел в архив.[37]

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Основу правильной организации работы с  документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкциях по делопроизводству.

2.3. Обработка входящих и исходящих документов

Можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

1. Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение.  Различные операции по обработке документа  следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его  пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копии всем исполнителям. Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем  и нанесения резолюций. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).

Все поступившие в ГУП «БТИ Республики Башкортостан» документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, факс, электронная  почта) передаются делопроизводителю, для обработки, которая включает в себя несколько этапов:

1.  Прием и первичная обработка  документов.

2.  Предварительное рассмотрение и  распределение документов.

3.  Регистрация документов.

4.  Рассмотрение документов руководством.

5.  Передача документов на исполнение.

6.  Контроль исполнения.

7. Подшивка документов в дела.

Прием и первичная обработка  документов.

В нормативных документах[38] регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов, которые сводятся к следующему:

1. Проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для  пересылки адресату;

2. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты вскрываются, проверяя комплектность и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю;

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению;

4. Телеграммы, поступившие в организацию,  принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма;

5. Текст поступившей телефонограммы, телефаксограммы записывается (печатается) получателем  на специальном бланке или  в журнале и оперативно передается  руководителю, которому она адресована;   

6. Как правило, конверты уничтожают, их сохраняют (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда;

7. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются  адресату. Если в конверте служебный  документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации;

8. На всех входящих документах проставляется регистрационный  штамп, фиксирующий факт и время  поступления документа в организацию.  В штампе указывается наименование организации, дата поступления,  при необходимости - часы и минуты, обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса;

9. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии  с перечнем нерегистрируемых  документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

Передача  документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления[39].

Документы, поступившие по каналам электронной почты, должны подлежать следующей  обработке:

1.       отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;

2.       адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем  распечатывает его на бумажном носителе;

3.       каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, обрабатываются следующим образом:

1.       объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;

2.       документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года);

3.       ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;

4.       запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

5.       подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

На входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется  отметка о поступлении. Она может  проставляться в виде штампа от руки. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп. Факсимильное  изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется  лишь порядковый номер.

Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную  форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать  ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.  На  документе должно быть не более одной  резолюции. Последующие резолюции  руководителей необходимы, когда  в них детализируется порядок  исполнения документа.

Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа. Документ передается исполнителю в день его получения и регистрации. В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового - первому из состава исполнителей. Документы передаются поочередно всем исполнителям или размножаются и передаются всем одновременно в копиях, количество которых определяется ответственным исполнителем. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым[40].

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов[41].

Цель контроля – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов делятся на:

- типовые сроки - устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами;

-  индивидуальные сроки - устанавливаются руководителем  предприятия.  Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.[42]

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней. Срок  исполнения входящих документов считается с даты его поступления в предприятие. Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют следующие формулировки в резолюциях и распорядительных документах:     «... исполнить до 01.09.2009» или «...исполнить к 01.09.2009». Документ находится в работе у исполнителя  до окончательного выполнения резолюции  руководителя. На документе исполнителем проставляется реквизит «отметка об исполнении документа и направлении  его в дело». Затем поступивший документ подшивается в дело.

Огромный  поток информативности требует  качественной и оперативной работы. Организовать работу входящих документов просто и одновременно сложно. Рассмотрим на примере ГУП «БТИ Республики Башкортостан». Предприятие получает информацию из различных источников. Но, регистрация и обработка их осталась на  прежнем уровне. Кроме традиционных журналов можно внедрить карточную и компьютерную системы регистрации. Поток входящей информации велик, но не слишком разнообразен, следовательно, карточная регистрация целесообразна. Входящие документы можно разбить по тематике:

-  разрешение на строительство;

-  извещение и справка об окончании этапов работ;

- документ о завершении строительства жилого дома;

- информация по запросам органов государственной статистики;

- документы государственной регистрации;

- документы государственного земельного кадастра;

- документы удостоверяющие право на землю

ГУП «БТИ Республики Башкортостан» оснащено компьютерной техникой, а значит, регистрация при помощи программного обеспечения Майкрософт Офис вполне применима. Конечно, есть опасность сбоя техники, с этой целью нужно создавать резервные архивы, защищать информацию при помощи антивирусных программ, кодировки.

2. Исходящие документы[43] - официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены:  по почте;  курьером; электронной почтой; по факсу.

Основные этапы обработки исходящих документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»:

- составление проекта документа;

- согласование проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю предприятия.  Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается делопроизводителю для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».  Журнал  содержит следующие графы:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок к тексту;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

- исполнитель;

- примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер  присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная  с № 1 (или № 01).