Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

yle="text-align:justify">Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

 

2.6. Составление номенклатуры дел

 

В номенклатуру дел (Приложение № 5) должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.  При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления,  Основными правилами работы ведомственных архивов, перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел. 

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- название вида документа;

- место составления;

- на какой год;

- название разделов;

- гриф утверждения;

- гриф подписания.

Формирование дел начинается сразу с начала года, поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка, это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор. Правильное оформление дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В ГУП «БТИ Республики Башкортостан» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (акты, контракты, приказы).

При формировании дел, необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документ больше, дело разделяется на два или более тома.

Дела предприятия подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. В зависимости от сроков хранения проводится  полное  или  частичное  оформление дел.  Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление  листа – заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях  в заголовок  дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

2.7. Экспертиза ценности документов и подготовка документов к передаче в архив

 

Определение экспертизы ценности документов дает  ГОСТ Р 51141-98[52]. Под экспертизой ценности понимается определение срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов.

Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов предприятия должна регламентироваться  Положением об экспертной комиссии (Приложение №12) и Приказом «О создании экспертной комиссии» (Приложение №13).  Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. В результате работы экспертной комиссии документы накопившиеся на предприятии делят  на 3 группы:

- документы, предназначенные для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, делопроизводитель должен согласовать его с руководителем и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи делопроизводителя и работника архива[53].     

Делопроизводитель обязан завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, акта приема-передачи документов на хранение, приказа о режиме работы архива филиала и участка (Приложение № 9).

В ГУП «БТИ Республики Башкортостан» имеется Положение об архиве Чекмагушевского ГУП «БТИ Республики Башкортостан» в Приложение №7 и Акт обследования помещения архива Приложение №8.

         

ГЛАВА 3.  АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЧЕКМАГУШЕВСКИЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ УЧАСТОК КУШНАРЕНКОВСКОГО МЕЖРАЙОННОГО ФИЛИАЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «БТИ РБ»

3.1 Общие требования к системе электронного документооборота

 

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания.

Главным направлением усовершенствования ДОУ, приспособления ее к современным условиям стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий в работе с документами[54].

В начале рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так, и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний Sybase, Microsoft, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру, часто необходимо интегрировать систему с прикладной кадровой программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции[55].

Рассмотрим общий спектр задач электронного документооборота. Задачи и, соответственно, необходимая система автоматизации определяются стадией жизненного цикла документа, которую необходимо поддерживать. Вообще жизненный цикл состоит из двух основных стадий.

1. Разработка документа, которая может включать собственно разработку содержания документа, оформление документа, утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, он считается неопубликованным, и права на него определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может содержать: активный доступ, архивный документ краткосрочного и долгосрочного хранения, уничтожение документа.

Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, и на него остается только одно право - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа приведем шаблон стандартного бланка предприятия. Кроме права доступа на чтение могут существовать права на перевод опубликованного документа в стадию разработки.[56]

В зависимости от конкретной стадии жизненного цикла документа, с которым имеют дело архивные системы, они подразделяются на следующие типы.

Статические архивы документов (либо просто архивы) - системы, которые обрабатывают только опубликованные документы.

Динамические архивы (либо системы управления документами) работают как с опубликованными документами, так и с теми, которые находятся в разработке.[57]

Также необходимо сформулировать требования к системе документооборота, то есть перечень задач:

1.        Хранение документов;

2.        Добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере;

3.        Извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде;

4.        Удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя;

5.        Просмотр нужного документа в окне приложения;

6.        Совместное использование системы несколькими пользователями.

Для решения всех выше поставленных задач применим типовое проектирование, так как предприятие, которое выбрано объектом исследования, нуждается в электронном архиве[58].

3.2. Проектирование автоматизированной информационной

системы «Архив»

 

Для того чтобы система решала все выше поставленные задачи, она должна быть модульной, то есть состоять из подсистем различного назначения[59]. Дадим общее назначение и  состав каждой подсистемы.

Подсистема приложений. Она, в свою очередь, включает:

а) ПО управления аппаратными средствами;

б) ПО обработки сканированных изображений;

в) Средства разработки электронных документов;

г) ПО электронного архива и документооборота;

д) Дополнительные программные средства.

Подсистема тиражирования:

а) Печатающие устройства (принтеры).

Сервер системы. Включает в себя:

а) Подсистема хранения;

Подсистема хранения представляет собой один или, в зависимости от объемов документации, жесткий диск, который является сетевым ресурсом общего пользования.

Подсистема ввода. Она, в свою очередь, включает:

а) Подсистему ввода сканированных документов, включающую средства перевода документов в электронный вид, средства обработки изображений, средства ввода в систему электронного архива.

И для функционирования данной системы необходимо дополнительное оборудование:

              а) сетевое оборудование;

              б) рабочие станции;

              в) сервер системы

г) сканирующие устройства.

 

3.3. Разработка ПО управления архивом

 

Как уже было сказано выше программа управления архивом (дальше «Архив») основывается на гипертекстовой технологии, то есть каждой записи в архиве соответствует файл, хранящийся в специально отведенном для него месте. Оговорившись, что в архив будут заноситься файлы лишь тех документов, которые помещались в «бумажный» архив до 2000 года.

Программа «Архив» содержит несколько листов.

Основной лист Архив содержит ссылки с соответствующими наименованиями на подчиненные листы:

В поле Ответственное лицо, заносятся данные о лице, отредактировавшем отчет, в поле Должность пишется должность ответственного лица, и в поле Дата, ставится дата редактирования.

Заполнение заявок – содержит список занесенных в архив заявок, в которых находятся списки работников предприятия с полным перечнем информации о них (паспортные данные, должность и т.д.), которым будет необходим результат той или иной заявки (пропуск или какой либо билет).