Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Бирская государственная социально-педагогическая академия

Социальный гуманитарный институт 

Кафедра отечественной истории и документоведения

Усманова Сакина Гарифьяновна

Анализ документооборота

на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал

ГУП «БТИ Республики Башкортостан»

Выпускная квалификационная работа

Студента 6 курса ОЗО отделения

Специальность 032001 «Документоведение и ДОУ»

Допущена к защите на ГАК                                         Научный руководитель

Зав.кафедрой: к.и.н., доцент                                        д.н.и., профессор

____________ И.С.Гареев                                            _________ Р.Б. Габдулхаков

____________2011г.                                                      ____________2011г.

Бирск, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. История регистрации документов

1.2 Сущность организации делопроизводства  

1.3 Понятие документооборота                 

ГЛАВА 2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГУП «БТИ РБ»

2.1. История создания предприятия, ее задачи, функции, структура 

2.2. Организация документационного обеспечения управления ГУП «БТИ Республики Башкортостан»                                             

2.3. Обработка входящих и исходящих документов                       

2.4. Регистрация документов                                               

2.5. Контроль за исполнением документов                       

2.6. Составление номенклатуры дел                                       

2.7. Экспертиза ценности  документов и подготовка документов к передаче в архив                                                        

ГЛАВА 3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЧЕКМАГУШЕВСКОМ ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ УЧАСТКЕ КУШНАРЕНКОВСКОГО МЕЖРАЙОННОГО ФИЛИАЛА ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ «БТИ РБ»

3.1 Общие требования к системе электронного документооборота       

3.2. Проектирование  автоматизированной   информационной   системы «Архив»                 

3.3. Разработка ПО управления архивом                    

3.4. Создание автоматизированной системы документооборота «Архив»

3.5. Обоснование экономической эффективности проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы можно добывать, перерабатывать, использовать, распространять. Но сама по себе информация еще не имеет силу, практического применения, пока она грамотно не переработана и не сохранена. Для того чтобы информация приобрела дальнейшее применение в производстве и управлении, она должна быть заключена в официальный документ: приказ, протокол, письмо, отчет и т.д. Документированная информация составляет основу управления, поскольку пронизывает все ее органы. Информация в современном обществе – это полноценный ресурс производства, важный элемент жизни общества. Таким образом, документация, будучи тесно связанной со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.[1]

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента деятельности предприятия. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу предприятия в целом. Неотъемлемой частью документооборота являются входящие и исходящие документы. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами, от правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового предприятия недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений, поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.[2]

В современной рыночной конъюнктуре не найдется, пожалуй, ни одной компании, которая не работает с документами. Документы используются везде: начиная от устава компании и заканчивая накладными и ордерами. При этом используются преимущественно бумажные носители, несмотря на то, что все тексты и формы предварительно набираются на персональном компьютере. Это вводит организации в дополнительные затраты на бумагу, оргтехнику и разнообразные канцелярские принадлежности. В нашей стране малый бизнес, в основном, и пользуется традиционным бумажным документооборотом, не прибегая к использованию средств автоматизации. Это и понятно, так как при малом количестве издаваемых и обращающихся документов фирме не требуется автоматизировать такой простой процесс, да и покупка специализированной информационной системы может обойтись дорого.

С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная информационная система.[3]

Нельзя не учесть и тот факт, что при территориальной удаленности офисов и филиалов организации нормальный документооборот невозможен без применения электронных средств связи. Многие российские компании для разных этапов документооборота используют ряд небольших программных средств, способных решать конкретные задачи. И лишь часть из них способна себе позволить автоматизированные информационные системы документооборота масштаба предприятия.[4]

Объектом исследования моей дипломной работы является Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

Целью выполнения выпускной квалификационной работы является повышение эффективности ведения делопроизводства в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан». Опираясь на нормы и требования законодательных, нормативно-методических актов, рассмотреть регистрацию документов, проанализировать документооборот организации, т.е прием, обработку, распределение входящих, исходящих и внутренних документов ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

Задачами является:

– изучить историю регистрации документов;

– изучить нормативные требования к организации документооборота;

– проанализировать описание организации и технологии документационного обеспечения в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортостан» и изучить организацию документооборота в ней;

– рассмотреть регистрацию документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»: понятие, состав реквизитов, основные формы;

– на основании проведенного анализ предложить более усовершенствованный метод документооборота в данной организации (автоматизация).

Данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первой главе рассматриваются история регистрации документов, сущность организации делопроизводства и понятие документооборота в целом.

Во второй главе подробно рассматривается история создания предприятия, ее функции и структура, дается характеристика организации документооборота в ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

В третьей главе предлагается автоматизировать хранение архивных документов, разработать программу электронного архива.

В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.

При написании выпускной квалификационной работы использовались различные группы источников. Во-первых, были проанализированы законодательные акты:

Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».[5] Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

В регулировании делопроизводства важная роль принадлежит и подзаконным нормативным актам. К их числу относится постановление Правительства РФ «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[6], которое способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила по делопроизводству в значительной степени облегчают создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Также в настоящее время имеется ряд основных нормативно-методических документов, в которых содержаться нормы и правила по организации и ведению современного делопроизводства.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.[7] Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Кроме того, документ закрепляет требования к специальному структурному подразделению – службе делопроизводства, которое создается в организациях специально для работы с документами.

ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 Управление документами[8]. В стандарте содержатся руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами и методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами в организации.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[9]. Настоящий стандарт закрепил определение терминов, применяемых в делопроизводстве и архивном деле для каждого понятия установлен стандартный термин.

ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов»[10] включает правила оформления реквизитов документов, в том числе реквизитов бланков, требования к текстам организационно-распорядительных документов.

Ко второй группе относятся неопубликованные источники, т.е. те организационно распорядительные документы, которые образовались в деятельности самой организации, к их числу относятся следующие:

Устав государственного унитарного предприятия «БТИ РБ»[11] в нем закреплена вся основная нормативно-правовая база предприятия, рассмотрены цели и предмет деятельности предприятия, указаны права и обязанности предприятия.

Положение о Чекмагушевском территориальном участке межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «БТИ РБ»[12], где изложен порядок образования, права и обязанности и организация работы территориального участка.

Инструкция по делопроизводству[13] – это основной локальный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах Чекмагушевского территориального участка межрайонный филиал государственного унитарного предприятия «БТИ РБ».

К третьей группе источников рассмотренных при написании выпускной квалификационной работы относятся научная литература, учебные пособия по документационному обеспечению управления и применению автоматизированных систем, периодические издания по делопроизводству, журналы, статьи.