Анализ документооборота предприятия

36

ВВЕЕНИЕ

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Понятие документооборота и его характеристики

1.2.Законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и оранизацию работы с документами

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Принципы документооборота              14

2.2. Этапы  документооборота и его оптимизация              15

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТООБОРОТ МУРМАНСКОГО ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА СЕРВИСА (МТКС)……………..…………………………………..24

3.1. Краткая характеристика МТКС………………………………………………24

3.2. Анализ документооборота МТКС……………………………………………27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………33

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ  СПИСОК…………………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с документами – это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота – такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю, который теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

Современные технологии документооборота являются важной необходимостью каждого предприятия. И от скорости поиска документа и системы отслеживания исполнения документа, зависит принятие руководством управленческих решений.

В связи с этим рассматриваемая проблема представляется актуальной и заслуживающей детального изучения.

Целью курсовой работы является анализ документооборота на примере

Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС).

В рамках данной работы цель достигается посредством решения следующих задач:

1.Определить понятие документооборота;

2.Изучить законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами;

3.Проанализировать документооборот: рассмотреть этапы документооборота, определить сильные и слабые стороны,  а также направление оптимизации документооборота.

Объект исследования – документооборот предприятия.

Предмет исследования – анализ документооборота МТКС.

При написании данной работы применялись принципы анализа, синтеза, сравнения, обобщения в работе с документальным материалом.

Теоретическая  основа работы представлена трудами Давыдовой, Кузнецовой, Майкла Дж. Д. Саттона и других.

Структура работы представлена введением, тремя главами, заключением и библиографическим списком.

Объем работы – 37 листов, библиографический список - 20 источников.

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1. Понятие документооборота и его характеристики

Понятие документооборот и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П. М. Керженцев в 1922 году писал: « Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени». В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко[1].

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.[2]

         Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

       Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Нормативные

акты и методические пособия, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривают в качестве объекта документооборот организации в целом.

         Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и

пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.[3]

           ДОУ, ориентированное на  принятие и контроль исполнения решений, позволяет взглянуть на динамику движения документов, участвующих в этом процессе, как - на документооборот. Таким образом, под документооборотом понимается движение комплексов (кортежей) документов. В состав кортежей входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке  и фиксирующие их принятие, документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах  исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.[4]

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К документопотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и так далее.

Возможность исследования документооборота учреждения обусловлена  тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения,  организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением.  В ходе контроля, происходит движение информации по каналам обратной связи - от объекта управления к субъекту  - информации о поведении объекта с соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Важное значение для изучения документооборота имеет знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от используемой системы информационного обеспечения: автоматизированного типа, традиционного, смешанного; разделение документооборота на входящие, исходящие и внутренние документопотоки; основные характеристики документооборота как пространственно организованного процесса: маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота. К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его объема и времени протекания. Объем  документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Помимо объема документооборота, устанавливают «удельный вес» каждой группы документов или документопотоков, определяют «плотность» документопотока – объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят «продолжительность документооборота», то есть скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика понимается еще как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Временные характеристики могут являться временем полного цикла обращения документа в учреждении или временем прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.[5]

Функциональное назначение документооборота предприятия заключается в обеспечении надлежащей эффективности работы с документами, последнее, в частности, достигается созданием оптимальных условий для перемещения документов наиболее коротким путем в соответствии с основными этапами их подготовки (исполнения).[6]

1.2.  Законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами

В Российской Федерации, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное влияние на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России.

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны.

На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[7].

Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу, Комитет по стандартизации и Министерство труда можно рассматривать как центральное звено управления документацией.

Следующей ступенью являются функциональные министерства и ведомства. Конечной ступенью — руководители конкретных организаций, предприятий, исполнительных структур власти.

Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства — ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

•законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

•указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

•правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

•правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

•правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

•государственные стандарты на документацию;

•унифицированные системы документации;

•общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

•Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

•нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

•нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Документационное обеспечение — важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ). ГК РФ определяет правовое положение участников гражданского оборота, регулирует договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. Наряду с ГК РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

• Закон Российской Федерации «О стандартизации» № 5154-1 от 10 июня 1993 г. устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественных объединений, устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации, их применение и т. д.

• Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы в информационных системах, категории информации по уровню допуска к ней, порядок правовой защиты информации. Документирование является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Порядок документирования устанавливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства.