Анализ документооборота предприятия

        постоянно меняющийся состав студентов (прием студентов осуществляется в течение всего учебного года);

        асинхронный характер обучения студентов (каждый студент имеет индивидуальный учебный план в зависимости от предыдущего базового образования, индивидуальный график обучения в зависимости от сроков поступления и интенсивности освоения программы);

        постоянное пополнение и обновление учебно-методической базы (обусловлено изменением стандартов, обновлением знаний, введением новых специальностей).

При анализе организационной структуры МТКС, необходимо отметить следующее: у директора колледжа есть 4 заместителя. Каждый из заместителей связан с определенной группой сотрудников, которая находится у него в подчинении. Это позволяет рационально распределить работу с документами, касающихся деятельности колледжа среди сотрудников и, тем самым, увеличить скорость их подготовки, обработки и исполнения. Но здесь, необходимо обязательно учитывать следующее: если какой-то сотрудник «выпадает» из процесса работы, хотя бы на некоторое время, (например, командировка или по причине  нетрудоспособности), то неизбежно увеличивается рабочая нагрузка у других  сотрудников, а это в свою очередь, может привести далеко не к самым лучшим последствиям. Например, если срок подготовки документа не будет соблюден, то, тем самым – затянется его исполнение. А это уже может стать «тормозом» какого-то последующего процесса. Таким образом, вывод напрашивается сам собой: от грамотного распределения работы и готовности сотрудников к оперативным действиям зависит скорость документопотоков и принятия решений по различным вопросам.

Анализируя документооборот колледжа (Таблица 3.1.) за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении колледжа выделяют три группы документов:

      поступающие (входящие);

      отправляемые (исходящие);

      внутренние.

Таблица 3.1.

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры колледжа за счет расширения сферы деятельности при образовании новых направлений, отделов, появления филиалов, постоянного возрастания количества студентов и количества работников. Соответственно, увеличивается нагрузка при работе с документами и у секретаря-кадровика, и у секретаря учебной части, а также у всех сотрудников, непосредственно имеющих дело с теми или иными документами.

          Анализируя поток внутренних документов, можно отметить следующее: все внутренние документы колледжа по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

      Организационные документы, которые регламентируют деятельность

Колледжа (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

      Распорядительные документы, издаваемые директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

      Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества персонала, направлений деятельности отделов, появление филиала, можно смело утверждать то, что количество внутренних документов возрастает.

Необходимо также отметить фактор сезонности, т.е. зависимость объема документов от календаря. Это, прежде всего, отчетность в начале и в конце учебного года, а также – промежуточная отчетность – по окончании семестра. Именно в эти периоды объем документооборота – максимальный, т.к. требуется подготовка, обработка и исполнение наибольшего количества документов, связанных с учебным процессом. Это приказы о зачислении или отчислении студентов, о переводе студентов из одного учебного заведения – в другое, составление графиков проведения экзаменов и зачетов, практики и т.д. и т.п.

В связи с направленностью учебной деятельности  в колледже выделены 3 отделения:

      дизайн;

      организация обслуживания в сфере сервиса;

      косметика и визажное искусство.

В зависимости от того, к какому отделению можно отнести те или иные документы, за их обработку и исполнение несут ответственность заведующие отделениями, которые в свою очередь, должны грамотно распределить работу с документами среди преподавателей, относящихся к каждому отделению.

В течение учебного года, каждый преподаватель лично имеет дело достаточным количеством документов: это и ведение журналов в соответствии с Положением о заполнении журналов, заполнение ведомостей, разработка и составление программ и т.д.

При этом следует отметить, что работа со многими видами документов, требует  высокой скорости, иначе могут быть затянуты некоторые процессы. А это во многих случаях – недопустимо.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: нагрузка при работе с документами в течение всего учебного года распределяется очень неравномерно, поэтому возникает ряд трудностей, с которыми приходиться бороться, причем – оперативно.

Если анализировать процесс доставки документов, то выявляется следующее:  кроме каналов обычной доставки документов в колледже используется локальная сеть. Процентное соотношение способов доставки  составляет: 85% - обычная доставка, 15% - доставка по локальной сети (рис.  3.2.1.)

              15%

Обычная доставка

                Локальная сеть

85%

Рис. 3.2.1. Диаграмма «Способы доставки документов в МТКС»

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний, конференций, конкурсов и т.д. Таким образом, колледж активно сотрудничает с другими организациями, что тоже приводит к увеличению количества документов.

Из филиала, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Наиболее распространенной исходящей корреспонденцией являются: поздравительные письма, приглашения к сотрудничеству, документы для организации работы филиалов, а также документы, содержащие информацию об изменениях деятельности колледжа.

Также необходимо отметить каким образом анализируется контроль исполнения документов в колледже. Он осуществляется путем обобщения данных о состоянии контроля исполнения поручений и документов и составления сводной ведомости, в которой указывается, какое количество документов было взято на контроль, кто – ответственный за их исполнение, сколько не выполнено в срок, из них – по уважительным и неуважительным причинам.

Анализируя сводки, устанавливают причины задержки и принимают решения, направленные на устранение недостатков.

Такими причинами могут быть:

      чрезмерная загруженность отдельных исполнителей;

      нечеткое разделение функций;

      недисциплинированность отдельных исполнителей.

В колледже каждый месяц проводятся заседания комиссий, ответственных за те или иные вопросы, поэтому контролю  исполнения документов уделяется особое внимание.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно  зависит от управленческих решений, документационное  обеспечение которых как процесс, включает три составляющих: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными узлами этого процесса являются: получение исходной (инициирующей) информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решений (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения.

Возможность исследования и проведения анализа документооборота учреждения обусловлена  тем, что деятельность любого учреждения достаточно жестко регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов. Управленческий процесс, включая стадии сбора, анализа и обобщения информации, подготовки и принятия решения,  организации исполнения решения, завершается контролем за его исполнением.  В ходе контроля происходит движение информации по каналам обратной связи от объекта управления к субъекту  - информации о поведении объекта с соответствии с программой, заложенной в решении. Документооборот является одним из средств осуществления процесса ДОУ, в ходе его и совершается «оборот» документов (информации).

Деятельность образовательного учреждения (далее – ОУ), как любой сложной в управленческом плане структуры, сопровождается работой с большим количеством документов. Естественно, что эти документы требуют систематизированного учета, оперативного рассмотрения и исполнения, в которых участвуют различные подразделения. Поэтому от грамотного  распределения работы и готовности сотрудников к оперативным действиям зависит скорость документопотоков и принятия решений по различным вопросам.

При этом при работе с бумажными документами неизбежно возникают трудности, связанные с большим объемом рутинного ручного труда, сопровождающего подготовку, оформление и передачу документов. Сегодня данные проблемы могут быть решены при помощи систем электронного документооборота (далее – СЭД).

Эти системы обеспечивают поддержку всего жизненного цикла документов: регистрацию, движение, обработку, контроль исполнения и хранение. Передовиками в процессе распространения СЭД выступили организации государственного сектора и крупные промышленные компании. В настоящее время к ним присоединяется все большее количество ОУ, что не в последнюю очередь связано с методическими рекомендациями Государственной инспекции по аттестации учебных заведений России, указывающими, что одним из важных аспектов для успешной аттестационной экспертизы является наличие качественной организации делопроизводства и системы внутреннего контроля исполнения поручений.

Системы электронного документооборота – обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации и она основе информации коммуникационных технологий.

Внедрение СЭД способствует: повышению эффективности управления компанией за счет подключения к работе в системе всех сотрудников организации; упрощению получения информации  о текущем состоянии документа или делового процесса; максимальному сокращению оборота бумажных документов, экономии  людских и производственных ресурсов за счет сокращения  издержек на управление потоками документов, удешевлению  хранения бумажных документов за счет их хранения в электронном виде.

К современным технологиям документооборота относится: технологии преобразования бумажного документа в электронный;  технологии  хранения документов на базе файловой системы; технологии быстрого поиска информации; технологии сжатия информации и т.д.

В целом современные системы электронного документооборота представляют собой широкий спектр инструментов автоматизации ведения делопроизводства, управления документооборотом, поддержки бизнес процессов.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.Гражданский кодекс РФ (части I,II,III). – М.: Проспект, 2002.

2.Конституция РФ. – М.: Проспект, 2004.

3.ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.

4.ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

5.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие приказом Главархива СССР от 25.05.1998 № 33. – М.: Главархив СССР, 1991.

6.«Об информации, информационных технологиях и защите информации». ФЗ РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.07.2006).