Анализ документооборота предприятия

Второй проблемой является комплектование службы ДОУ только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами, имеющими высшее и среднее специальное образование.

Однако не всё обстоит благополучно в кадровом вопросе. По-прежнему, в новых квалификационных характеристиках должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденных постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, для заведующего канцелярией в требованиях к квалификации стоит не высшее, а «среднее профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет». Секретарь, в том числе,  секретарь руководителя в этом же справочнике отнесён к категории не специалистов, а технических исполнителей, и для секретаря по требованиям к квалификации достаточно «начальное профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы». Такие квалификационные характеристики не учитывают ни изменившиеся взгляды на информационные ресурсы и организацию информационно-документационного обслуживания, ни потребности рынка, ни развернувшуюся широкую профессиональную подготовку специалистов. Наличие таких официально утверждённых должностных характеристик принижает значение специалистов, подготавливаемых как вузами, так и техникумами.

Третья проблема, решаемая при организации службы ДОУ – это разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретной организации.

К ним относятся:

Положение о службе ДОУ – основной правовой акт, в котором закрепляется место службы ДОУ в структуре организации, её цели, задачи, функции, права и ответственность. Какие права будут записаны в Положение о службе ДОУ – те она и будет иметь. Разработка Положения – ответственейший момент в организации работы службы ДОУ и закреплении её высокого статуса в структуре организации, учреждения или фирмы.

Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника.

Инструкция по делопроизводству, устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними.

Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

Четвёртая проблема, решаемая при организации службы ДОУ сегодня – это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Именно поэтому, сегодня службы ДОУ должны быть объединены в единую структуру со службами, занимающимися автоматизацией или, в крайнем случае, они должны работать в теснейшем контакте. Компьютерные технологии развиваются очень быстро. Их ведение требует постоянно обучающегося специалиста, периодической модернизации компьютерной техники и программного обеспечения.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.

Вернемся к методике оценки эффективности движения документов предприятия между подразделениями. После выделения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо определить подчиненность выделенных подразделений и разграничить их функции по видам выполняемых работ. После данной процедуры следует сформировать существующую модель документооборота на предприятии.

Воспользовавшись существующей организационной структурой, следует составить блок-схему взаимосвязи всех подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого необходимо показать схему движения документов и между самими подразделениями.

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия.

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день. Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой на приказы: по основной деятельности; по командировкам; по личному составу. Внутренние документы можно рассмотреть в разрезе финансовых и служебных.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия.

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

- для входящих и внутренних документов – какое подразделение будет выполнять предписания по данному документу или лицу, какого подразделения адресован данный документ;

- для исходящих документов – каким подразделением или должностным лицом составлен данный документ.

Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам.

Кроме того, предприятие по своему желанию может более детально проанализировать каждую из рассмотренных категорий документооборота[12].

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТООБОРОТ МУРМАНСКОГО ТЕХНОЛОГИЧЕСКОГО КОЛЛЕДЖА СЕРВИСА (МТКС)

3.1. Краткая характеристика и структура МТКС

Мурманский технологический колледж сервиса (МТКС) является государственным областным образовательным учреждением среднего профессионального образования. Это многопрофильное образовательное учреждение, в котором ведется подготовка квалифицированных рабочих и специалистов сферы сервиса на отделениях начального и среднего профессионального образования по специальностям: портной, художник по костюму, официант,  бармен, администратор, парикмахер, конструктор -модельер, дизайнер, менеджер в сфере сервиса, продавец,  коммерсант, технолог-парикмахер, технолог-эстетик, косметолог, специалист по туристским услугам. Также имеется отделение дополнительного образования, на котором организованы курсы.

Специальности в нем получают выпускники школ Мурманска и области, а это более 40 процентов обучающихся. Высококвалифицированный педагогический коллектив, хорошая материально-техническая база лицея позволяют реализовывать в полном объеме программы начального и среднего профессионального образования. Оборудованные учебные кабинеты и мастерские, библиотека, изостудии и компьютерные классы дают возможность подготовки конкурентоспособных на рынке труда специалистов.

Непосредственное управление деятельностью колледжа, как видно из структуры колледжа, представленной на рисунке 3.1.1, осуществляет директор.

Функции по документационному обеспечению управления возложены на секретаря-кадровика, который подчиняется директору, и секретаря учебной части, у которого двойное подчинение – заместителю директора по учебным вопросам и заведующему учебной части.

Директор ГООУ СПО МТКС

            Отдел кадров                                                 Бухгалтерия                                                 Юрист                                                Учебная часть

      Секретарь-кадровик

    Зам. директора                          Зам. директора                     Зам. директора                               Зам. директора                             Зав. уч. частью

        по НМР                по ОХР                                     по ВР                                             по УПР             

                                               Секретарь уч. части

  Методист 1              Зав. библиотекой             Комендант                Педагог-                          Зав. УПМ                   Зав. отделения 1            Преподаватели 1

                                                                                                      организатор             

Методист 2             Библиотекарь 1           Обслуживающий                                                  Мастера п/о                  Зав. отделения 2           Преподаватели 2

                                                                       персонал                                            

                           Библиотекарь 2                                                                                                                                 Зав. отделения 3           Преподаватели 3

Рис.3.1.1. Структура МТКС

На секретаря-кадровика возлагаются следующие функции:

      прием поступающих документов;

      обработка и регистрация документов;

      подбор документов и материалов, необходимых для работы руководителя;

      составление документов по заданию руководителя;

      проверка правильности оформления подготовленных проектов документов;

      ведение кадровой документации;

      отправка документов;

      проведение телефонных переговоров, запись полученной информации и т.д.;

Секретарь  учебной части должен выполнять следующие виды работ:

      прием поступающих документов;

      подбор материалов, необходимых для работы заведующего учебной частью;

      запись сведений в отсутствие заведующего и доведение до него этой информации;

      подготовка документов по заданию заведующего учебной части;

      отправка документов.

Таким образом, секретари должны уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до - творческих.

Деятельность секретарей – очень разнообразна. Именно они – обрабатывают наибольшее количество документов колледжа. Если детально рассмотреть работу секретаря в течение дня, то можно выявить следующую процентную зависимость:

77  % рабочего времени тратится на документное обслуживание, 10 % - на телефонные разговоры, 4 % - на прием посетителей, 9 % - на остальные виды работ.

В своей деятельности секретарь руководствуется Уставом колледжа и должностной инструкцией. Устав необходим, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом. В Уставе устанавливается структура колледжа, порядок принятия решений, указано – кто имеет право подписи документов, наличие печати, хранение документов, а также освещен ряд других вопросов, с которыми сталкивается секретарь в своей работе.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками колледжа. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота колледжа понимается количество документов, полученных и созданных колледжем за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.    

3.2. Анализ документооборота МТКС

Документооборот данного учреждения имеет ряд особенностей, связанных с характером деятельности организации. К базовым особенностям функционирования системы документооборота колледжа можно отнести следующие:

        удаленность студентов заочных форм обучения от МТКС;