Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

Так как система основана на использовании гипертекста, следует, что каждой ссылке будет соответствовать файл на носителе, поэтому для облегчения и оптимизации работы с программой на жестком диске сервера системы создается каталог Архив который разбивается на подкаталоги с именами соответствующими каждой категории документов. Каждый подкаталог в соответствии с необходимостью может быть разбит по временному фактору, то есть на подкаталоги с именем года, в котором был сформирован отчет или составленная заявка[60].

3.4. Создание автоматизированной системы документооборота «Архив»

Полное наименование системы и ее условное обозначение: Система автоматизации отчетного документооборота предприятия «Архив».

Наименование предприятия заказчика системы: Чекмагушевский территориальный участок Кушнаренковского межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «Бюро технической инвентаризации Республики Башкортостан».

Назначение системы: Система «Архив» призвана автоматизировать хранение и поиск внутренней и входящей отчетной документации, путем перевода с бумажных носителей в электронный вид.

Цели создания системы «Архив»: Документооборот данного предприятия составляет примерно 2000 отчетных документов в год. При обычном хранении в бумажном виде поиск нужного в данный момент документа займет продолжительное время, тем самым отвлекая сотрудника от основной деятельности. Система «Архив документов» обеспечивает быстрый поиск по базе данных архива позволив сэкономить рабочее время персонала.  

Требования к системе в целом: Система автоматизации документооборота «Архив документов» должна обладать следующими свойствами:

  - хранение документов;

  - добавление в базу данных новых документов с помощью сканирования ранее созданных бумажных, либо созданных на компьютере;

  - извлечение нужного документа из архива с возможностью его тиражирования, переименования и помещения в архив в измененном виде;

  - удаление документа из базы данных архива с последующим его удалением с носителя;

  - просмотр нужного документа в окне приложения;[61]

Все эти требования в полной мере удовлетворяют стандарты на системы такого типа.

Требования к видам обеспечения: В рамках данной системы должны существовать, как минимум, организационное, программное и техническое обеспечения, так как они в полной мере охватывают функциональную принадлежность ЭИС[62].  

Для функционирования системы «Архив документов» необходим Администраторский и Пользовательский персонал. В обязанности Администраторского персонала входит обслуживание как программной, так и аппаратной части системы при этом Администратор должен быть как программистом, так и человеком, имеющим знания по аппаратному обеспечению компьютерной техники.

В обязанности Пользователей системы входит перевод документов в электронный вид и  ведение архива как такового, любой из пользователей перед началом работы с системой обязан, ознакомится с сопроводительными документами, которые предоставляются ему на этапе внедрения системы в работу. Сопроводительные документы содержат правила пользования программным обеспечением управления системой, правила эксплуатации технической части системы и правила безопасности при работе с системой.

Системная архитектура выбранного варианта АИС, то есть состав обеспечивающих подсистем представляется: организационным, правовым, техническим, программным, информационным обеспечениями. Дадим краткую характеристику для каждой обеспечивающей подсистемы в рамках данной АИС.

Организационное обеспечение является одной важнейших подсистем АИС, от которого зависит успешная  реализация целей и функций системы в целом. Организационное обеспечение представляет собой все то, без чего нельзя обойтись в процессе жизненного цикла ЭИС. Так, например, для данной АИС это: техническая документация, пакеты прикладных программ и т.д.

Правовое обеспечение будет регламентировать отношение отдельного пользователя к работе с программой, а в частности, кто к каким документам и какого уровня доступ будет иметь.

Техническое обеспечение представлено вычислительной техникой, устройствами хранения информации, устройствами тиражирования, устройствами перевода бумажных документов в электронный вид и сетевым оборудованием.

Под общим программным обеспечением будем понимать операционную среду (в частности Microsoft Windows 2000/XP), ППП Microsoft Office 2000-2007 и различное ПО необходимое для редактирования, распознавания информации. К специальному будет относиться ПО управления данной АИС «Архив». 

Информационным обеспечением будет являться перечень заносимых в архив документов, порядок ведения архива, сопроводительная документация к использованию программы «Архив».

Система «Архив» разработана на базе отчетного документооборота Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковского межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «Бюро технической инвентаризации Республики Башкортостан». И предназначена для использования персоналом отдела кадров, так как вся отчетная документация, связанная с кадрами предприятия проходит именно через этот отдел. Отчетность формируется на основе «MS Excel», «MS Word» и «MS Access», а некоторая заполняется в ручную на типографских бланках. Документы, которые подлежат сдаче в архив сшиваются в папку, которая именуется соответствующим образом, а затем помещается в хранилище. Система архив была спроектирована для автоматизации вышеупомянутой процедуры, причем с условием, что документ будет храниться в электронном виде[63].

Процесс внедрения системы «Архив» происходил в два этапа. Первый этап заключался в том, чтобы обучить персонал работе со сканирующими устройствами и процедуре распознавания содержимого сканированных документов при использовании специального программного обеспечения. При этом сотрудники должны были классифицировать полученные и уже существующие документы в соответствии с договоренностью. Сохранять полученные электронные документы предполагалось на жестком диске сервера системы, который имеет объем 500 Gb, перед внедрением предполагалось, что данный объем полностью удовлетворит потребности предприятия. Первый этап внедрения выявил, что персонал имеет определенный навык данной работы и в будущем данные операции не вызовут затруднений.

Второй этап сопровождался распространением программы управления системой и пробной работой персонала с ней. Также составлялся список недочетов обнаруженных, а в процессе работы с программой. Таковыми оказались: при занесении большого числа документов возникала проблема поиска нужного, решена проблема была с помощью внедрения автофильтра.

После опытного использования было выяснено, что с использованием данной системы рабочее время сотрудника, затрачиваемое раньше на поиск необходимого документа теперь высвобождается, тем самым повышая производительность его деятельности.

3.5. Обоснование экономической эффективности проекта

В последнее время вопросы экономической эффективности систем автоматизации все чаще и чаще поднимаются в прессе, в материалах специализированных сайтов в интернете и книгах. Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но не будеv останавливаться на математических выкладках, и попробуем выделить основные факторы, влияющие на экономический эффект.

При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Так, например, если при обычном бумажном архиве сотруднику приходилось искать нужный документ около получаса то после внедрения системы «Архив» ему на это требуется около минуты, а если подсчитать какое количество раз за день или за неделю сотрудник обращается к архиву то экономическая выгода на лицо[64].

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые дала система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом - повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции сотрудников, прививается культура использования современных информационных технологий – это есть социальные последствия функционирования системы.

Если сравнить капитальные (инвестиции) затраты на создание и организацию функционирования системы и выгоду которую организация получит в процессе функционирования системы то становится предельно ясно что внедрение системы документооборота позволяет достичь колоссальный экономический эффект для организации.

Вывод: внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы предприятия во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись  делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Анализ документооборота Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковского межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «Бюро технической инвентаризации Республики Башкортостан» показал, что документирование деятельности предприятия ведется на высоком уровне, но не мешало бы внедрение электронного архива.

Автоматизация документооборота, на сегодняшний день, стала не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно автоматизация документооборота дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Проанализировав систему документооборота Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковского межрайонного филиала государственного унитарного предприятия «Бюро технической инвентаризации Республики Башкортостан» я решила внедрить систему электронного архива, которая после опытного использования показала, что с использованием данной системы повышается производительность сотрудников. так как сотрудник затрачивает меньше времени  на поиск необходимого документа.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1.        Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006.

2.        Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.

3.        Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утвержденный постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009г. №477 // РГ 24 июня 2009.

4.        ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990г.

5.        ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992. 

6.        ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -  М.: Изд-во стандартов, 1998.

7.        ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

8.        ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 Управление документами. Общие требования. – М., 2007.

9.        Устав Государственного унитарного предприятия «Бюро технической инвентаризации Республики Башкортостан».