Анализ документооборота на примере Чекмагушевского территориального участка Кушнаренковский межрайонный филиал ГУП «БТИ Республики Баш

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка  документов включает:

1.       Проверку правильности оформления  документов;

2. Наличие приложений, указанных в  отправляемом документе, соответствие  количества экземпляров количеству  адресатов;

3. Проверка правильности адресования;

4. Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;

5. Отправка машиночитаемых документов  производится в упаковке при  наличии сопроводительного письма;

6.  Документы, направляемые в один  адрес, могут быть вложены в  один конверт;

7.  Сроки отправки - все документы, исходящие из предприятия, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня;

8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются делопроизводителем, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления;

9. Передача информации с помощью  телефонограммы осуществляется  устно по каналам телефонной  связи и записывается получателем.

На сегодняшний день широкое развитие отправления документов получила электронная связь. Этот вид передачи информации значительно сокращает время, затрачиваемое на передачу документа другими видами, например почтовое отправление. Второй  экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка осуществляются делопроизводителем в соответствии с действующими Почтовыми правилами. Делопроизводитель  проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку[44].

3.  Внутренние документы проходят следующие стадии:

- подготовка проекта документа,

- перепечатка,

- согласование,

- визирование,

- подписание,

- исполнение.

Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.  Докладные записки на имя руководителя предприятия, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются, подшиваются в соответствующие дела.

2.4. Регистрация документов

Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют[45].

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п. Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.

Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе и проставления на документе даты и регистрационного номера. Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору органов исполнительной власти, индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.

Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404-01-52/134[46].

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов предприятия производится в одном месте, например,  в журналах в службы ДОУ или у делопроизводителя.  Такая форма характерна для небольших учреждений и фирм;

- децентрализованная, предполагает наличие во многих пунктов  регистрации документа. При данной форме регистрация документов  осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.[47]

Наиболее  эффективной формой является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки), а также предложения и жалобы граждан.

Основными регистрационными формами документационного обеспечения управления в настоящее время являются:

1. Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.  Журнальная форма хорошо выполняет учетную и охранную функции. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:

- поскольку запись в журналах ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации приводит к задержке дальнейшей работы с документами;

- неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно уже во всех отделах, через которые проходит;

- делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов  для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату регистрации документа;

-  невозможно вести сроковой контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале.[48]

Проведем сравнительный анализ журнала регистрации входящих документов ГУП «БТИ Республики Башкортостан»  (начат 01.01.2009, окончен 31.12.2009). В данном журнале имеются следующие графы:

      - дата поступления и индекс документа,

      - корреспондент,

      - дата и индекс поступившего документа,               

      - краткое содержание,             

      - резолюция или  кому направлен документ,             

      - отметка об исполнении.

Данный журнал не соответствует грамотной организации работы с входящими документами. Так, например, две первые графы содержат дублирующую информацию, отсутствует регистрационный номер.  Вместо графы «Резолюция или кому направлен документ» следует  применить две графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» - ее необходимо внести, т.к. каждый документ имеет срок исполнения. Для облегчения поисковой работы с документами данный журнал необходимо пересмотреть и переработать, т.к. существующий журнал не только не облегчает поиск документа, а даже затрудняет его.

Рассмотрим организацию работы с исходящими документами на примере ГУП «БТИ Республики Башкортостан». В данном предприятии регистрация исходящих документов ведется исключительно при помощи журнала (начат 01.01.2009, окончен 31.12.2009): 

-  дата  и индекс документа;

-  корреспондент;

-  краткое содержание;

-  отметка об  исполнении документа.

Настоящий журнал составлен более грамотно, чем журнал этого же предприятия по учету входящих документов. Не хватает графы «Исполнитель». Она является значимой, т.к. при возникновении  каких-либо несоответствий ответственность несет исполнитель. Отметка «Примечание» может быть, и не использована.

2.  Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке. Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных  подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем:

-  регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

- карточки можно изготовлять в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки, таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

- позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой[49].

2.5. Контроль за  исполнением документов

Контроль исполнения документов – "совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". Целью контроля является своевременное качественное исполнение документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников[50].

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Основной задачей контроля исполнения документов является – отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящий и внутренних документов, имеющих важное значение.

После указания руководителя  ГУП «БТИ Республики Башкортостан» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных. После этого снимают копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов предприятия, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ[51].